El archivado de correo es un asunto mucho más serio de lo que puede parecer a simple vista. Piensa que, trabajando en una empresa, probablemente tu casilla reciba docenas (o quizás cientos) de correos electrónicos al día. ¡Y eso es muchísimo! Ahora, existe la posibilidad de que tu jefe o supervisor te pida que localices, ya, un correo específico. ¿De cuándo es? ¿Lo habré borrado sin querer? ¿Dónde puede estar? El archivado de correo solucionará todos estos problemas. Por eso, hoy analizaremos dos proveedores de archivado de correo, y veremos cuál es mejor. Sigamos leyendo para descubrir el resultado de Google Vault vs. MailStore.
Tabla de contenidos.
- ¿Qué es el archivado de correo y por qué es importante?
- Copia de seguridad vs Archivado: La diferencia.
- Google Vault vs. MailStore.
- Google Vault vs. MailStore: conclusión.
¿Qué es el archivado de correo y por qué es importante?
El archivado de correo consiste en guardar de forma automática una copia de todos nuestros correos en una ubicación segura, generalmente un archivo distinto al servicio de correo en sí mismo. Así, nuestros correos estarán guardados y podremos liberar espacio en nuestro email, además de estar protegidos y disponibles en todo momento.
¿Por qué es importante? La respuesta a esta pregunta es sencilla. Ya sea porque buscamos un dato concreto, o porque tenemos un litigio al que necesitamos aportar pruebas, todos podemos ser beneficiados por el archivado de correo.]
Algunas de las situaciones más habituales en las que podemos obtener beneficios del archivado de correo son:
- Un proveedor nos pregunta sobre un contrato que hicimos con ellos.
- Un vendedor necesita encontrar toda la información cuando un cliente tiene una consulta/queja sobre un pedido.
- Se ha eliminado o movido accidentalmente un email de nuestro buzón.
- Necesitamos encontrar un correo electrónico que no está disponible en el servidor de correo y tampoco está presente en la última copia de seguridad.
- Hemos de saber si la empresa cumple con el GDPR u otras obligaciones de cumplimiento.
Si no estás familiarizado con qué es el GDPR, déjame decírtelo ahora mismo. En Europa, los principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos (GDPR) regulan la forma en que se almacenan los documentos comerciales relevantes. Los requisitos sobre qué documentos deben conservarse y durante cuánto tiempo están anclados y se aplican no sólo a las industrias en las que los datos personales confidenciales a menudo se envían y reciben por correo electrónico, sino a la mayoría de las empresas, independientemente de la industria. El incumplimiento de estos requisitos legales puede tener graves consecuencias. Si las empresas violan las obligaciones de archivo aplicables, pueden tener sanciones económicas. ¡Podrías sufrir una multa de hasta 20 millones de Euros!
Copia de seguridad vs Archivado: La diferencia.
Ahora veamos: ¿es lo mismo una copia de seguridad que el archivado de correo? A menudo suelen confundirse, pero la respuesta es no.
La copia de seguridad es el proceso de hacer copias de tus datos, por si se pierden los originales o se dañan. De esta manera, después se puedan restaurar los datos desde la misma o diferente ubicación.
Las copias de seguridad son un salvavidas contra la corrupción de archivos, errores de usuario, o malware. Son también un plan de contingencia en caso de que ocurra algún desastre en tu hardware, como ser dañado por climas extremos o fallos de energía.
El archivado de correos, por su parte, es el proceso de tomar los datos y colocarlos en un almacenamiento a largo plazo de manera segura. Después se saca de la ubicación original porque ya no se necesita. Esto es hecho comúnmente por las compañías, organizaciones o gobiernos que tienen una política para almacenar archivos por un período determinado de tiempo antes de poder eliminarlos.
Su principal característica es que no hay sentido de urgencia para volver a los datos archivados, y allí está la mayor diferencia.
Con las copias de seguridad, recuperar tus datos es la prioridad más alta. El punto de una copia de seguridad es la redundancia de los archivos y carpetas para que, una vez que se necesiten, se puedan recuperar lo antes posible.
Por otro lado, el archivado tiene que ver con tres cosas: preservación, espacio de disco y capacidad de búsqueda. Tus datos no van a ser necesarios en un futuro cercano pero no se pueden eliminar: están sólo ocupando espacio en el servidor. Este tipo de datos se denomina ‘datos fríos’ porque estarán congelados durante mucho tiempo en la nevera, y si los necesitas puedes encontrarlos fácilmente, de manera intacta y sin ningún problema.
Google Vault vs. MailStore.
Luego de haber dejado establecido el concepto de archivado de correos, el tema del que te hablaremos hoy es de la comparación Google Vault vs. MailStore. Y es que las soluciones en el mercado aparecen continuamente, pero lo importante es ver cuál es la más conveniente para ti, y por qué motivos. Y eso lo veremos en un momento.
Si hablamos de evitar multas, seguro es una de tus prioridades. ¿A quién le gusta perder grandes sumas de dinero por algo totalmente evitable? A nadie, y me imagino que a ti tampoco. Veamos qué nos ofrece cada alternativa.
¿Cuáles son los límites de Google Vault con respecto al archivado de correo electrónico?
Google Vault puede almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos durante mucho tiempo. Si aceptas el acuerdo de procesamiento de datos de Google, incluidas las cláusulas contractuales estándar de la UE, cumplirás con los requisitos de seguridad, contrato y transmisión de datos del GDPR de la UE, según Google.
Sin embargo, debido a las funciones de archivo de correo electrónico insuficientes, es cuestionable si todos los requisitos de protección de datos y almacenamiento a prueba de auditoría se pueden cumplir con Google Vault. Las debilidades incluyen, por ejemplo, la función de exportación limitada y el riesgo de pérdida de datos después de eliminar las licencias de usuario de Vault.
¿Qué garantía nos ofrece MailStore?
Legalmente seguro, hecho en Alemania y ahora también certificado oficialmente por GDPR. Como parte de un proceso de revisión de varias etapas, MailStore Server se puso a prueba. El resultado fue la obtención de la certificación oficial de GDPR. Esto significa que MailStore proporciona una base legal para implementar la gestión del correo electrónico, como lo exige el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR). Pero, ¿qué significa eso exactamente?
«[…] Sobre la base de los hallazgos realizados durante la auditoría, el software MailStore Server, cuando se usa correctamente, cumple con los requisitos de las leyes alemanas aplicables, incluidos los requisitos establecidos en el Reglamento general de protección de datos (GDPR)».
Esto es lo que se indica en el informe de auditoría compilado por expertos alemanes independientes en protección de datos. En un proceso multinivel, los expertos analizaron nuestro software en términos de su capacidad para cumplir con los principios de privacidad de datos, tal como se establece explícitamente en el RGPD de la UE. Tanto el Bundesdatenschutzgesetz (BDSG – Ley Federal Alemana de Protección de Datos) como la versión 2018 de esta Ley (BDSG 2018) se incorporaron en el análisis.
Google Vault vs. MailStore: conclusión.
El archivado de correo electrónico es una parte importante de la estrategia de TI y la gestión de la información de una empresa. Google Vault, la herramienta interna de Workspace para administrar datos e información, puede ser una ayuda valiosa en este contexto. Sin embargo, tiene debilidades que no pueden garantizar adecuadamente el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con el archivo de correos electrónicos.
Por lo tanto, en el enfrentamiento entre Google Vault vs. MailStore le otorgamos la victoria a MailStore, ya que su certificado lo hace superior, en el aspecto de que te evitará disgustos en el futuro.
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