Guía completa para implementar el Smart Working en la empresa (V)

El Smart working es una metodología de trabajo que muchas empresas ya han adoptado – sobretodo estos últimos meses a raíz del Covid-19 – y que ha demostrado tener ventajas de peso para mejorar la productividad de sus empleados. Sin embargo, también hay una serie de problemas que pueden surgir con la implementación del Smart working. De eso os queremos hablar en esta última entre de nuestra Guía completa para implementar el Smart Working en la empresa.

Problemas que se pueden presentar con el Smart working

Si bien muchas empresa han sido capaces de implementar el Smart working durante estos meses, hay otras que todavía están preparando su implantación a largo plazo y por eso es importante tener en cuenta todas aquellas cosas que pueden generar problemas y que, a la larga, pueden acabar convirtiéndose en una pesadilla.

1.      La gestión documental

Contratos, informes, CV, nóminas… son muchos los documentos que una empresa ha de gestionar  en su día a día y esto supone un reto, incluso en tiempos de trabajo a distancia.

Aún hay quien considera que todo este papeleo depende del papel físico para poder realizarse, pero no es así. Todas estas gestiones pueden hacerse sin necesidad de ningún soporte físico. Para ello hay que digitalizar todos estos procesos y almacenar la información en la nube.

Con software especializado será más fácil y rápido gestionar todos estos procesos. Además de ser más seguro y de poder disponer de toda esta información desde cualquier lugar.

2.      La firma de documentos

Siguiendo con la gestión documental, este es un punto que está muy ligado y que es muy importante para las empresas. Toda empresa necesita que sus empleados y directivos firmen papeles, independientemente de donde se encuentren.

Una buena opción para solucionar este posible problema es la firma digital y/o electrónica. Ambos tipos de firma son sencillos de utilizar, permiten agilizar los procesos de firma y acortar los tiempos de la gestión documental, además, de ser seguros.

3.      La conciliación familiar

Si bien el teletrabajo y – en su forma mejorada – el Smart working están pensados para facilitar la conciliación entre el trabajo y la familia, mucha gente se ha encontrado de golpe con este problema y no ha sabido o podido gestionarlo correctamente.

Este hecho puede acabar afectando a la dinámica de los equipos. Por eso es recomendable ayudar a los empleados con los siguientes puntos:

• Tener un flujo y espacio de trabajo en casa. Es importante que, en la medida de lo posible, los empleados tengan un espacio donde poder aislarse y evitar interrupciones durante la jornada. Deberán actuar como si estuvieran en la oficina, pues es importante que haya una separación mental entre trabajo y familia.

• Ajustar los horarios. Una manera de ayudar a sus empleados es que las empresas ofrezcan la posibilidad de adaptar su horario en función de las necesidades del hogar.

• Ayudarles a que no colapsen. Trabajar del tirón, no tener descansos, dedicarle más horas de las necesarias al trabajo… todas estas cosas que pueden parecer inofensivas, a la larga pueden causar una gran fatiga en el empleado y que acabe colapsando. Marcarles unos horarios de descanso, garantizar su derecho a la desconexión digital finalizada su jornada o planificar su jornada con Pomodoros pueden ser algunas de las formulas para ayudarles.  

• Mejorar la comunicación. No limitar las comunicaciones con el equipo solo para cuestiones de trabajo permitirá tener un trato más cercano y fluido con los empleados. Llamarles para saber cómo están, preguntarles si necesitan algo, etc. ayudará a que se sientan integrados y que su productividad y participación en el equipo mejoren.
• Darles un respiro. La jornada laboral perfecta no existe; hay días en los que trabajar cuesta más que otros. Por lo que si tus trabajadores tienen un mal día, déjales un poco de margen y ayuda a que no se desanimen cuando esto ocurra.

4.      Los conflictos laborales

Los conflictos son algo habitual para muchas empresas y es bueno que existan, siempre que se manejen bien y se llegue a buen puerto; son una forma de readaptar y mejorar los métodos trabajo, las relaciones entre empleados y la comunicación empresarial.

Hay quien piensa que con el Smart working estos problemas desaparecen, pero nada más lejos de la verdad. Si que puede que algunos de los conflictos “tradicionales” ya no se den, pero se dará otro tipo de conflictos.

Para minimizarlos – o gestionarlos de la mejor forma posible – es importante que se refuerce la comunicación entre equipos y que se busque la mejor solución posible al conflicto. En caso que este se enquiste o vaya a peor, recomendamos utilizar la figura del mediador (ya sea interno o un servicio externo).

5.      La ciberseguridad

Este es, quizás, de los problemas más graves que pueden surgir en una empresa; todos estamos expuestos a ciberataques.

No existe una fórmula mágica que nos ayude a protegernos, pero existen una serie de consejos a tener en cuenta que ayudaran a fortalecer las barreras protectoras frente a los que intenten entrar en nuestro sistema.

Para poder aplicar los siguientes consejos es importante conocer bien de qué trata un ciberataque. En nuestra Guía definitiva de protección contra Ransomware os explicamos todo lo que necesitáis saber al respecto.

• Digitalizar la empresa. Tener toda la información de la empresa digitalizada y en la nube nos ayudara a mejorar la seguridad de la misma.

• Contraseñas seguras. Utilizar contraseñas complicadas, cambiarlas a menudo y /o utilizar servicios para passwords como los que os hablamos en la anterior entrega (Lastpass o Dashlane) ayudará a reforzar la protección de esta vía de acceso.

• Utilizar antivirus y antimalware. Contar con este tipo de software ayuda a detectar archivos maliciosos y, así, evitar que accedan a nuestra información mediante el correo electrónico.

• Establecer protocolos de seguridad. Es importante que estos protocolos incluyan una descripción de las acciones que pueden suponer un peligro y que debemos evitar. Si quieres descubrir más acerca de dichas acciones no dejes de leer nuestro artículo Los 10 comportamientos que suponen un riesgo de ciberseguridad para la empresa

• Asegurarse de la autenticidad de los correos electrónicos. Este es un paso muy importante y que pocas personas suelen hacer a conciencia. Algunos de los ataques más nocivos acceden a la empresa mediante emails que suplantan la identidad del remitente.

• Realizar copias de seguridad semanalmente. Esto nos permitirá que, en caso de no poder evitar un ciberataque, podamos recuperar la información. Contar con soluciones como BackupAssist nos ayudará a tener la información disponible en todo momento.

Gracias por leer nuestra Guía

Con esta quinta entrega, damos por finalizada nuestra Guía para implementar el Smart working en la empresa. Esperamos que os haya sido de ayuda y no dudéis en seguir leyendo nuestro blog, donde os hablamos de Smart working, Productividad y Ciberseguridad.

Puedes acceder a la cuarta entrega de nuestra  guía aquí:

Guia completa para implementar el smart working en la empresa iv medir la productividad