Herramientas para mejorar aún más nuestra comunicación por email

Gestionar bien el email es algo que aunque a mucha gente no le parece importante nos puede quitar muchos dolores de cabeza. Anteriormente ya os hemos hablado de aplicaciones y procedimientos para llevar a cero nuestra bandeja de entrada y conseguir que nuestro email no se convierta en nuestro peor enemigo. Hoy queremos hablaros de otros trucos y herramientas que nos pueden ayudar a maximizar nuestra productividad con el email.

Correos tipo

Muchas son las veces que escribimos la misma respuesta para correos parecidos. “Lo miro y te contesto”, “Te envío los documentos que me solicitaste”, etc.  Lo mejor para estos casos es tener listos una serie de correos para los mensajes más frecuentes que escribimos. Se pueden guardar en textos, documentos o notas y, así, cuando alguien nos escriba haciéndonos alguna de nuestras preguntas frecuentes, solo tendremos que hacer un “copia y pega” para personalizarlo y enviarlo.

En el momento de redactarlos, hemos de tomarnos nuestro tiempo y escoger las palabras cuidadosamente, dejar espacios si consideramos oportuno para poder personalizar el mensaje y asegurarnos que se entiende bien el mensaje.

Con estos “correo tipo” nos ahorraremos mucho tiempo en el futuro y seremos más ágiles en dar respuesta a los emails entrantes.

Autoresponder

Siguiendo en la línea anterior, la función autoresponder nos salvará de más de un apuro. Configurar mensajes de correo que se envíen automáticamente cuando se dan ciertas acciones nos aligerará nuestro día a día.

Existen muchas herramientas de emailing que nos permitirán gestionar nuestras autorrespuestas según cada situación. Necesitan cierto aprendizaje para poder aprovecharlas al máximo, pero realmente vale la pena.

Firma personalizada

Muchos de nosotros únicamente escribimos nuestro nombre al final de cada email que escribimos, sin darnos cuenta que escribirlo una y otra vez nos quita un tiempo que podemos aprovechar en otras cosas si tuviéramos nuestra firma programada.

Seguro que la mayoría sabéis que las herramientas que usamos para gestionar nuestro correo electrónico nos permiten incluir firmas predefinidas que se incluyen al final del email. Incluso hay algunas que permiten añadir varias firmas para que escojamos la más adecuada para cada ocasión.

Incluir información de contacto como el teléfono, la dirección física o el skype puede ayudarnos a ahorrarnos emails de gente que preguntan cómo ponerse en contacto con nosotros. Además de ahorrarnos tiempo, también nos ayuda a transmitir una imagen profesional añadiéndole el logo o enlaces a redes sociales.

Plantillas de correo

A nivel profesional, es muy importante que los emails que se envíen no sean simples líneas de texto. Han de tener una apariencia cuidada, con distintos textos para favorecer la legibilidad e incluir nuestra imagen de marca, logos de redes sociales y otros aspectos que nos ayuden a reforzar el mensaje.

Para ello, lo mejor que podemos hacer es crear una plantilla de correo. La podemos escoger de plantillas ya creadas y adaptarlas a nuestro gusto o crearla desde cero. Hemos de tener muy en cuenta que incluir demasiados elementos de diseño pueden distraer al lector y alejarlo de aquello que realmente es importante para nosotros. Por eso, mejor escoger o crear una plantilla minimalista con los elementos justo para no despistar de la información importante.