Todo sobre la gestión de licencias para Pymes

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) están en apogeo y van innovando los negocios sin embargo no todas estas persiguen proyectos de virtualización o cloud a gran escala que puedan impactar directamente el valor añadido o a la compañía, ya que lo hacen a menudo con software o hardware rentado para la contabilidad, gestión y administración. De hecho, sin estas herramientas, los flujos de trabajo eficientes para los procesos de negocio ya no serían posibles.

Con esto en mente, es aún más sorprendente que muchas empresas no tienen una buena visión general de sus licencias. Algunos incluso compran demasiadas o pocas licencias; el primer caso es caro, mientras que el último puede implicar riesgos graves. Por ejemplo, si una auditoría de software se lleva a cabo, la compañía puede enfrentar graves consecuencias.

Licencias amigables con el cliente de MailStore

Aquí en MailStore, hacemos las cosas fáciles para nuestros clientes. Nuestras condiciones de licencia de uso para las versiones comerciales de las empresas son transparentes y fáciles de entender. Nuestros empleados notifican en repetidas ocasiones a los clientes cuando las licencias están a punto de expirar (y, en consecuencia, el servicio de asistencia técnica está a punto de ser retirado). Nuestra versión 10 incluye una nueva característica amigable con el cliente: Durante la configuración, los administradores de TI podrán elegir si desean o no recibir notificaciones desde el software con respecto a las actualizaciones y nuevas versiones de software.

Consejos para la gestión de licencias profesionales

Mientras tanto, cuando se trata de comprar pocas licencias, el cliente de MailStore no cumple ninguna oposición por nuestra parte – aparte del hecho de que no pueden archivar más cuentas de correo electrónico que las elegidas. Como dice el dicho, ¡Se obtiene lo que se paga!» Sin embargo, ya que muchas empresas usan nuestras ‘licencias estables » que se basan en otras soluciones, junto con nuestro software estándar para el archivado de correo electrónico. Aquí te presentamos algunos consejos rápidos y prácticos:

1. Mantener una visión general de sus licencias: Uno o más empleados deben asumir oficialmente la responsabilidad de gestión de licencias, dependiendo del tamaño de su empresa. Se recomienda agregar una cláusula a este efecto en los correspondientes contratos de los empleados y la capacitación pertinente.
2. Analizar: Prepare un resumen de la cantidad de licencias que ha comprado y el número que está utilizando. Utilice esta información para comprobar si se está cumpliendo con los términos y condiciones de licencia aplicables.
3. Conclusión de resultados: Reunir los datos de los análisis y almacenarlo en un lugar seguro y centralizado. «Esto incluye, por ejemplo, los contratos, las diversas versiones diferentes del software utilizado, documentos en actualizaciones, contratos de licencia, los sistemas operativos utilizados, así como la configuración de la CPU» (Fuente: marktundmittelstand.de)
4. La historia y la planificación: trace cuando los certificados fueron adquiridas o expandidas y plan cuando desea cancelar o licencias de compra.
5. Herramientas: Hay herramientas disponibles en el mercado para ayudar en la gestión de licencias. Compruebe si tendría sentido para adquirir y utilizar una de estas herramientas.
6. Validez: Mantenga sus documentos y mantenerlos al día.

Si quieres conocer más sobre la compra y funcionamiento de licencias de MailStore, hemos publicado una serie de entradas de blog sobre licencias  para responder a ‘las preguntas más frecuentes’ de nuestros clientes:

Todo lo que siempre quiso saber sobre … Licencias MailStore Servidor – Primera parte

Todo lo que siempre quiso saber sobre … Licencias MailStore Servidor – Segunda parte

Todo lo que siempre quiso saber sobre … Licencias MailStore Servidor – Tercera parte