La vida después de Exchange 2003: Momento de decidir

En abril de 2014 el soporte de Exchange 2003 oficialmente terminó para Microsoft. A pesar de esta noticia impactante, existía un gran número de pequeñas empresas que aún usaban la muy popular versión de Small Business Server 2003 (SBS)

Muchos escogieron migrar a nuevas alternativas de solución pero se encontraron con la sorpresa de gastos no deseados, así como con el potencial de interrupciones y problemas, por lo que mejor decidieron permanecer en la opción 2003: “si no está roto, no lo arregles”, aplazando así la decisión tanto como fuera posible.

Si todavía te encuentras en “la resistencia”, te alegrarás al escuchar, que en julio de 2015, Microsoft dijo que su sistema operativo más exitoso había sido, hasta la fecha, Windows Server 2003.

Sin embargo, creo que ya es hora de tomar una decisión.

A continuación te mostramos las siguientes opciones a tomar en cuenta respecto a Exchange 2003:

1) No hacer nada.

El aspecto más importante de las noticias es que si estás usando Exchange 2003, o una parte del Small Business Server 2003, estás sin soporte actualmente, es decir sin apoyo y protección oficial.

Esperamos que evitar la actualización no te haya causado ningún problema por el momento, no hacer nada es ciertamente una opción que nos gustaría recomendar pero claramente estás exponiendo a tu negocio a riesgos innecesarios. Piensa que estarás ejecutando problemas en la red, cuando tu administrador intente mantener al día y en orden ese software anticuado, es decir, un software de hace 10 años sin parches, correcciones de errores o soporte de Microsoft.

Definitivamente es una tarea arriesgada y no deseable en la mayoría de las circunstancias.

2) Moverse a una plataforma en la nube compartida

Claramente Microsoft intentaría convencerte y llevarte a bordo de su plataforma de email en la nube: Office 365. Situación que tendría absoluto sentido tratándose de un pequeño negocio, pero es importante recordarte que no es tú única opción para el cloud.

También es valioso considerar otros servicios como Google Apps, MDaemon o buzones de tu proveedor habitual de Cloud.

Los elementos a considerar para el servicio en la nube compartido es:
– Seguridad. Asegurarte que estas confiando en un programa de terceros con datos importantes para tu negocio y que se comparte con otros sitios.
– Características. Revisa que tu proveedores de cloud te ofrecen el mismo nivel de control y funcionabilidad a la que estabas acostumbrado con la solución en tus instalaciones.
– Soporte. Revisa el nivel de ofertas de soporte, ya que en el evento de un error o complicación ¿habrá alguien disponible detrás del móvil cuando es necesario? ¿ellos tienen la experiencia de atenderte de manera rápida?

3) Escoge una plataforma de servidor de email dedicado

A pesar de los muchos beneficios que los servicios en la nube tienen para ofrecer, existen empresas y negocios que no les agrada la idea de contratar el control de su correo electrónico a un tercer proveedor, debido a las regulaciones no permitidas de internet y de la estructura.

Los beneficios de contar con un servidor de email dedicado son:
– Flexibilidad. Soporte para entornos físicos, virtuales dependiendo de tus necesidades.

– Seguridad. El control de que tu correo electrónico está dedicado a tu negocio y se encuentra solo autorizado a personal con acceso.
– Respaldo. Es muy sencillo incluir un servidor de email a un esquema de backup en infraestructuras remotas y compartidas.
– Desempeño. Mientras que muchas plataformas son robustas, una solución dedicada remueve el riesgo inherente de que un cliente pueda estar usando el consumo de recursos de muchos clientes.
– Funcionalidad. Soluciones dedicadas suelen ofrecer un conjunto de características más amplio, incluyendo opciones como listas de administración de email, HTML, multi-pies de página, sistemas de ticketing, filtrado de contenido determinado de tu buzón de correo.
– Regulación. En algunos sectores de empresas, no tener un archivo y control de correo y datos, y ésto puede causar problemas legales.

– Opción de servidor dedicado 1: Microsoft Exchange 2013
Sin un camino de actualización directa de SBS 2003 y con un coste de licencias fuertes y complejas para la empresa, es difícil ver a Exchange 2013 dentro de una pequeña empresa moderna, así que Microsoft optó por llevarse a sus clientes a la nube con Office365.

Si te gustan los beneficios de un servidor de correo dedicado dentro de tus instalaciones, o incluso en la nube,  pero sigues empeñado y convencido que tiene que ser Exchange, tienes que pensar en el proceso de migración compleja que requiere, ya que no hay modo de actualización desde Small Bussiness Server. Tendrías que pasar a 2008R2 y finalmente al servidor 2012R2.

Y tienes que mirar el coste de esa migración, con desembolsos considerables para las licencias al pagar tanto para la licencia común de Microsoft Exchange 2013 y el número de CAL apropiado como se muestra a continuación:

– Opción de servidor dedicado 2: Microsoft Exchange 2013
Exchange no es la única opción si quieres mantener los beneficios de un propio servidor de email compartido. Una búsqueda rápida en Google te ofrece muchas alternativas que están diseñadas para trabajar on premise o en las instalaciones o entornos alojados.

Una de las alternativas más valorada en el mercado, sea con el servidor en casa del cliente, o en cloud, es el servidor de correo MDaemon, que ofrece incluso mayores funcionalidades que Exchange pero sin el mismo nivel de costo y complejidad de administración. Lo tienes instalado en 20 minutos y puedes ahorrarte hasta un 70% del coste. Aquí te muestro la comparativa de precios para 100 usuarios.

MDaemon ha sido votado como la alternativa número a Exchange sobre Spiceworks, siendo el 2º servidor de correo mejor valorado mundialmente.

En resumen- Solo haz algo

La llave para dejar esta publicación debería ser la conciencia de que definitivamente hay una decisión que hacer.

Si aún estás indeciso sobre la vida después de Exchange 2003, te recomendamos un buen punto de inicio para pensar cómo tu empresa usa específicamente el email.

Una cosa es segura: la seguridad, protección, confiabilidad, desempeño y regulación son elementos que hoy en día no deben pasar desapercibidos, por lo que es recomendable hacer una análisis y poner en equilibrio las ventajas de cada una de las alternativas para poder escoger apropiadamente el siguiente paso, una herramienta que, sin duda, dejó legado pero que hoy en día simplemente no es lo suficientemente competente.

– Piensa en las características de Exchange que actualmente necesitas.
– ¿Cómo accedes al correo electrónico?: ¿Vía Outlook? ¿Tienes usuarios móviles, trabajadores remotos?
– ¿Dónde obtiene acceso al email?: ¿Es principalmente desde las instalaciones de la oficina o remota distribuidas a través de diferentes locaciones?
-¿Necesitarás un servidor en las instalaciones para otras aplicaciones?: CRM, por ejemplo.
– Valora los costes de propiedad: mira más allá de un año y considera el coste total de más de tres años, por ejemplo.

Esperamos que esta guía haya sido de ayuda, si tienes alguna pregunta o comentario siempre es bueno escuchar así que siéntete libre de dejar un comentario o contactarnos.