Las 10 reglas para escribir correos productivos

El email se ha convertido, en este siglo XXI, en la herramienta más utilizada por las personas para escribir correos y comunicarse tanto profesional como personalmente. En 2012 se enviaban 144.000 millones de emails diarios.

El uso del correo electrónico puede ser algo muy abrumador y estresante. Por eso desde Interbel s) os ofrecemos una breve lista con algunas reglas, que aplicándolas, harán que escribir correos sea más efectivo y productivo.

1. Brevedad. Hay que ser concisos e ir al grano. No debemos hacer perder tiempo al receptor con largas y ambiguas explicaciones.
2. Fácil respuesta. Se debe ser claro con lo que pretendemos y concretar la pregunta tanto como podamos para favorecer una respuesta breve.
3. Asunto diana. El asunto ha de ser claro y conciso y expresar exactamente sobre qué trata el email. Si no requiere de una acción directa también hemos de anotarlo.
4. Utilizar etiquetas. Es recomendable añadir alguna etiqueta (#palabra clave) al final del asunto, así nos resultará más fácil a la hora de clasificar y buscar el correo.
5. El objetivo del correo primero. Al empezar a leer el email ha de quedar claro cuál es su objetivo. Si lo dejamos para el final puede pasar que alguien no lo lea.
6. Lo importante en negrita. Si el correo contiene algo importante que queramos destacar mejor ponerlo en negrita, pero tampoco hemos de abusar de ello. Si lo consideramos oportuno, hagamos listas numeradas.
7. Utilizar el CC lo mínimo. Solo se ha de incluir en la lista de receptores aquellas personas que han de llevar a cabo una acción en respuesta al email. A más gente, menor compromiso.
8. No repetir. Si algo que queremos decir ya está dicho mejor no repetir la respuesta.
9. Reenviar email. Si se requiere una respuesta al correo y no la han dado hay que volver a enviar el email, pero no más de una o dos veces. Si hay un plazo para realizar la acción hemos de anotarlo claramente, así nos aseguraremos que la acción se da en el plazo estipulado.
10. Destinatario cercano = hablar en persona. Si el destinatario de nuestro correo se encuentra cerca nuestro siempre es mejor tratar los temas personalmente, de este modo evitaremos crear una larga cadena de email para algo que podemos resolverlo hablándolo cinco minutos.

Estas son sólo algunas de las reglas que nosotros consideramos más efectivas y que nos ayudaran a ir mejor. ¿Añadiríais alguna otra regla más?