Las 5S de Toyota, un método para organizarte mejor

Las 5 S de Toyota dan nombre a un conjunto de buenas prácticas que surgió el siglo pasado en dicha empresa japonesa.  Se trata de una filosofía empresarial que nos permite llevar un sistema de trabajo a su estado más eficiente y que podemos aplicar en muchas facetas de nuestra vida como el plan de entrenamiento en el gimnasio, la organización de las comidas semanales, etc.

Este método consta de 5 fases que nos permiten estandarizar y optimizar nuestro trabajo para mantenerlo limpio y en orden. Hablamos de una especie de guía paso a paso sobre las acciones que debemos realizar para mejorar algo siguiendo unos principios obvios que no aplicamos habitualmente por la falta de un sistema que nos los muestre.

Seiri: Clasificación y descarte

Esta primera fase de las 5 S de Toyota aboga por el minimalismo promoviendo que tiremos aquello que no utilizamos, guardemos lo que usemos poco y mantengamos cerca aquello que utilicemos muy habitualmente. Mantener a mano aquellos objetos que no utilizamos o usamos muy poco nos causa más perjuicio que beneficio.

Para asegurarnos que cumplimos con este principio la clave es realizar revisiones periódicas para llevar un buen control y evitar cargarnos con cosas innecesarias.

Seiton: Ordenación racional de lo necesario

Una vez ya sabemos lo que necesitamos y lo que no, llega el momento de ordenar los elementos que vamos a conservar.

La segunda S, Seiton, busca acelerar al máximo la realización de tareas; busca la forma más rápida para realizar aquellas tareas que haces varias veces al día o la semana y organiza las herramientas que utilices para ello de manera que te sea más fácil.

Tener bien organizadas las herramientas que utilizamos nos ayuda a optimizar nuestro tiempo y ser más eficientes.

Seiso: Eliminar la suciedad

Aplicando las dos S anteriores, disfrutaremos de un entorno que cuenta únicamente con aquellos elementos útiles y organizados de manera sencilla para su utilización. Aquí entra en acción Seiso, la fase que nos permitirá descubrir que es lo que entorpece nuestro sistema de trabajo.

Para conocer el motivo por el cual nuestro sistema no funciona tan bien como debería nos basta con la observación y medición del sistema. Una vez detectado este motivo tomaremos medidas para evitar que vuelva a ocurrir y, así, mejorar el sistema. La limpieza y previsión son imprescindibles para mantener la maquinaria en perfecto funcionamiento.

Seiketsu: Estandarización

La cuarta de las 5 S de Toyota es Seiketsu y nos habla de la estandarización de las soluciones generadas por las 3 S anteriores.

El siguiente paso en el proceso es estandarizar la solución de manera que todos aquellos que utilicen el sistema se puedan beneficiar de las mejoras y ser más eficientes. Para ello es necesario implantar estas soluciones y una de las mejores maneras para hacerlo es mostrar los beneficios concretos que ofrecen particularmente a cada uno de los miembros.

Shitsuke: Mantener la disciplina

El último de los 5 pasos es Shitsuke. Hemos de mantener la disciplina para que las mejoras generadas mediante los anteriores pasos sigan funcionando durante mucho tiempo. Para ello hay dos ramas a seguir.

Por un lado, hemos de conseguir que todos los actores se sientas comprometidos con la buena marcha del sistema. Y, por otro, debemos conceptualizar y mantener una mejora continua para que el sistema se mantenga vivo.

Las 5 S de Toyota, sistema aplicado en su origen a  una empresa de producción mecánica, puede extrapolarse a cualquier ámbito, incluyendo la productividad personal, y conseguir que nuestro trabajo sea más eficiente y exitoso.