Cansados de las reuniones o queriendo evitar una conversación telefónica, muchas son las veces que mantenemos una conversación mediante el correo electrónico en la que un interlocutor expone una serie de asuntos, otro le responde a espera de una contestación y así sucesivamente hasta que nos encontramos con largas cadenas de correos donde nos cuesta encontrar la información que necesitamos.

Desventajas

Mantener esta conversación sin fin convierte esos correos en un lastre para nuestro trabajo que genera algunas desventajas.

En muchas ocasiones el tema que se trata al final de la cadena es completamente distinto al asunto del email, por lo que a la hora de buscar información sobre este tema nos será muy difícil puesto que el asunto no concordará con lo que busquemos.

Otra de sus desventajas es el tiempo de lectura, pues al contener tanta información esto nos hará perder tiempo al buscar una información específica. Por eso es aconsejable que cada tema se trate en un email distinto.

Las cadenas de correos son el peor sistema de archivado de información, pues al contener tantos emails es muy fácil que al leer rápido y/o en diagonal se nos pase por alto algún detalle de gran importancia o nos cueste encontrar una frase concreta.

Tips de ayuda

Para que un email no derive en una larga cadena de correos hemos de ser muy rigurosos con el trato a las conversaciones por correo electrónico. Para ello nos podemos vales de algunos tips que nos ayudaran a conseguirlo.

• Un solo tema por cadena. El correo electrónico es un recurso muy barato que no requiere de grandes costes para su uso. Por eso es mejor que cada tema que queramos tratar lo hagamos con distintos emails, así si se genera una cadena de correos se centrará en un único tema.
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• Evitar desviarse del tema. Si vemos que la cadena de email migra de tema y se empiezan a tratar asuntos distintos al original lo más adecuado es cerrar la conversación y empezar una nueva con el nuevo tema.

• Resume la conversación. Para que la información más importante no se pierda en medio de la conversación lo más recomendable es incluir un breve párrafo donde incluir las conclusiones a las que se han llegado durante la conversación.

• No reenviar cadenas de correos. Si queremos enviar la información que hemos obtenido mediante una conversación por correo electrónico lo mejor para nosotros y nuestros compañeros es escribir un email donde incluyamos un breve resumen de la conversación y las conclusiones a las que hemos llegado. Así conseguiremos que la información sea bien recibida y se enfoque el objetivo del correo.

Utilizando estos sencillos tips conseguiremos ahorrar tiempo que podremos dedicar a otros menesteres de mayor importancia, así como mejoraremos nuestra gestión del correo electrónico.