Las limitaciones de Office 365 para el archivado de correo

Muchas son las empresas que han decidido migrar sus buzones de correo a Office 365 pensando que con una única herramienta tendrán cubierto todo lo relacionado con el correo electrónico. Pero… ¿es cierto? ¿Office 365 abarca toda la seguridad del email o tiene limitaciones?

La respuesta es no. Office 365 sí que ofrece opciones de seguridad pero no garantiza que nuestros datos estén 100% seguros. Por eso es muy importante contar con una solución de archivado de correo independiente que complemente a Office 365. Soluciones como Mailstore Server ofrecen mucha más opciones de seguridad y son completamente compatibles con Office 365.

¿Por qué las empresas escogen Office 365 para su correo en la nube?

Office 365 es una plataforma robusta y capaz que ofrece una amplia gama de servicios como correo electrónico, aplicaciones de productividad de escritorio, colaboración, seguridad, archivo, cifrado,etc. El gran atractivo para muchas empresas es que ofrece soluciones adaptadas para PYMES, pequeñas y grandes empresas, organizaciones gubernamentales, usuarios domésticos…

Muchas de las empresas que se decantan por Office 365 para migrar su correo a la nube lo hacen por los siguientes motivos:

          Office 365 ofrece una amplia gama de capacidades de comunicación y colaboración.

          Tiene un precio razonable.

          Simplifica el trabajo de TI, pues requiere una participación mínima de TI para mantenerlo.

          Se trata de un proveedor confiable.

Tipos de archivado de correo que ofrece Office 365

Para el correo electrónico, Office 365 ofrece distintas opciones de archivado en función del plan que se haya contratado. Estas opciones van desde un archivo simple hasta el archivado en la nube.

·         Archivo en .PTS. Los usuarios pueden “archivar” su correo electrónico en archivos PST almacenados localmente o en la nube. El inconveniente de esta solución es que el contenido archivado no se indexa, por lo que es más difícil de buscar y recuperar cuando sea necesario. Esta característica solo se aplica en un contexto Outlook y, aunque se denomina archivado, realmente no es un verdadero archivo, sino que está diseñada para aliviar buzones de correos electrónicos menos usados ​​o más antiguos.

·         Archivado local. Esta opción permite a los usuarios mover o copiar contenido del correo electrónico entre el buzón principal y el buzón de archivo, que se encuentra en el escritorio local. El inconveniente de esta solución es que cuenta con ciertas opciones de retención limitadas en comparación con el archivado en la nube y/o soluciones de archivado de terceros: no hay independencia de la plataforma, no se garantiza cumplir con todas la obligaciones de cumplimiento legal y puede ser complejo de utilizar para algunos usuarios.

·         Archivado en línea de Exchange (EOA). Esta opción es, quizás, la más completa de todas las que ofrece Office 365 pero no está disponible en todos sus planes. Aun así, hay que destacar que  ofrece una serie de capacidades útiles  que evita la eliminación de datos que deben conservarse para periodos largos; proporciona políticas de retención más granulares, una interfaz de gestión integrada para gestionar los archivos e incluye alguna herramientas de descubrimiento electrónico.

Limitaciones de Office 365 para el archivado de correo

A pesar de las distintas opciones para el archivado de correo, Office 365 sufre limitaciones considerables – respecto a soluciones de terceros – sobre esta área que hay que tener en cuenta antes de contratar esta solución.

Problemas para los administradores

Algunas soluciones de archivo de correo electrónico de terceros ofrecen períodos de aprendizaje más rápidos y fáciles para los administradores, además de permitir políticas de archivo más fáciles y detalladas.

Otra limitación que puede presentar es la migración a EOA. Si la empresa ya cuenta con una solución de archivo de terceros que admita Office 365, el cambio a EOA supondrá un mayor esfuerzo administrativo y los beneficios obtenidos serán limitados.

Retenciones para litigios

Una solución independiente a Office 365 puede proporcionar una mejor experiencia cuando es necesaria una retención de datos por un juicio. Cuando dichos datos se restauran en Office 365 se han de seguir varios pasos complejos mientras que hay soluciones que ofrecen procesos más sencillos. 

El archivo no es independiente

Los datos archivados en Office 365 no están completamente desvinculados de Microsoft, pues todavía existen en el inquilino del mismo. Esto puede ser perjudicial en adquisiciones de cuentas, interrupciones del servicio o posibles problemas como el ransomware, ya que pueden verse afectados.

Un solución de archivado de terceros no está vinculada a Office 365 y mantiene su total independencia. Por lo que no sufrirá bloqueo de proveedores y ofrecerá la flexibilidad necesaria para pasar a otra solución en cualquier momento sin que el archivo se vea afectado.

Desafíos con la residencia de datos

Desde el principio de Office 365, el diseño de la arquitectura de inquilinos consistía en que cada empresa u organización utiliza un solo inquilino que se aloja en una región geográfica (la de origen). Este diseño funciona perfectamente para empresas que solo están activas en una región geográfica, pero pueden causar problemas en la residencia de datos si la empresa es multinacional o si amplía el número de países en los que trabaja.

Acuerdos de privacidad de datos

Durante mucho tiempo Microsoft ha sido criticado por su política de privacidad y procesamiento de datos, que no siempre cumple con los estándares requeridos por algunos organismos internacionales competentes, como es la Unión Europea (GDPR). Sí que es cierto que recientemente ha publicado un Annexo  de Protección de Datos de servicios en línea (DPA) que incluye términos de protección de datos, cláusulas contractuales estándar y detalles de GDPR de la UE.

Sin embargo, la soluciones de terceros como Mailstore Server hacen especial hincapié en la protección de datos y cumplimiento del reglamento internacional. Por lo que con ellas, la empresa contará con una mayor protección y garantía de cumplimiento, especialmente si trabajan en la UE.

Protección de eliminación de emails

Office 365 da la posibilidad de recuperar contenido eliminado de forma accidental durante un máximo de 44 días, pero hay que tener en cuenta algunas limitaciones importantes:

          Si un usuario vacía su Papelera de reciclaje o la carpeta Elementos recuperables, el contenido no será recuperable.

          El contenido se puede recuperar solo para el usuario original y otros no pueden acceder a él a menos que primero se recupere y luego se transfiera a otra persona.

          El contenido en la Papelera de reciclaje cuenta como parte de la cuota de almacenamiento de cada usuario.

En cambio, algunas soluciones de terceros ofrecen un archivado de correo automático en el momento de llegada del mismo, lo que asegura mantener los datos a pesar que el usuario los elimine accidentalmente (o no).

Las políticas de retención aumentan el almacenamiento y no protegen contra administradores deshonestos

Las políticas de retención que ofrece Office 365 son útiles, pero hay que tener en cuenta que pueden aumentar de forma significativa el almacenamiento necesario e, incluso, en ocasiones será necesario contratar almacenamiento extra.

Otra limitación que presenta Office 365 es que sus políticas de retención no ofrecen una buena protección contra administradores corruptos que puedan eliminar datos de forma malintencionada. Sí que permite el uso de la capacidad de bloqueo de conservación para que piratas informáticos o administradores corruptos puedan modificar o deshabilitar estas políticas. Sin embargo, este bloqueo no puede deshacerse, lo que acarrea las siguientes implicaciones:

          Si el almacenamiento de una cuenta llega al máximo, se tendrá que comprar almacenamiento adicional ya que los datos bajo bloqueo no se pueden eliminar.

          Si se solicita la eliminación de datos bajo la una regulación de privacidad como GDPR o CCPA, no podrán borrarse ya que el bloqueo no permite eliminar los datos conforme la normativa de privacidad y esto podría conducir a una violación del cumplimiento.

En resumen,

Si estáis pensando migrar a Office 365 es importante que tengáis en cuenta el “modelo de responsabilidad compartida” inherente por el que Microsoft no es responsable de proteger y preservar los datos de sus clientes. De manera que, los clientes han de ser proactivos al tiempo de tomar medidas de archivado y protección.

Cada empresa ha de implementar una solución de archivado de email que les permita asegurarse que los datos se preservan de forma correcta y se recuperan rápida y eficientemente.  Por ello, es necesario que los responsables de tomar decisiones consideren la opción de utilizar soluciones de terceros que puedan preservar y archivar sus datos de forma adecuada frente a las limitaciones que sufre Office 365.

Por eso, desde Interbel s) queremos recomendaros nuestra solución de archivado de correo electrónico Mailstore Server. 

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