Muchos hemos pensado que con tener la información de nuestro correo electrónico bien ordenada la estamos almacenando de forma óptima, pero no es así. Piénsalo.

Tenemos nuestro correo organizado siguiendo una estructura de carpetas y etiquetas concreta y al principio la consulta de emails nos es bastante rápida, pero conforme pasan los meses esa misma búsqueda se convierte en una tarea laboriosa y lenta. ¿Cómo conseguimos que esto no ocurra?

Limpiar regularmente nuestro correo electrónico

Para evitar que la búsqueda entre los correos que hemos almacenados sea larga y complicada lo mejor es limpiar nuestros correos de manera regular.

Guardar correos nos resulta muy fácil, pero eliminarlos es otra cosa. Vamos acumulando correos que luego nos hacen perder mucho tiempo y, con ello, disminuir nuestra efectividad a la hora de localizar una información concreta.

Para evitar que esto nos ocurra deberíamos hacer una limpieza periódica; una vez cada 3 o 6 meses, de manera mensual… lo que cada uno de nosotros considere más oportuno. Lo ideal sería hacerla cada vez que finaliza un ciclo de producción, así nos será más fácil tomar la decisión sobre qué correos siguen siendo útiles y cuales se pueden eliminar.

Daniel Grifol propone algunas opciones que desde Interbel s) consideramos muy adecuadas para cumplir con nuestro objetivo.

Lo primero y más importante que tenemos que hacer es borrar aquellos correos que no nos son de ninguna utilidad en el momento actual. ¿De qué nos sirve guardar correos de hace 3 años donde se nos proponía un proyecto? Ya hemos acudido a esa cita que nos costó tantos correos concertar, ¿Para qué almacenar esos correos? Hemos de hacer un ejercicio de clasificación según su utilidad y si no nos sirven, borrarlos.

Otra opción que nos propone es almacenar solo los correos que contengan información relevante. Si la información que nos ofrece el correo no es lo suficiente relevante para conservarlo, entonces mejor que lo eliminemos y así facilitar la búsqueda de información. Únicamente debemos guardar correos que nos sirvan para argumentar futuras decisiones.

Manteniendo nuestras bandejas limpias regularmente nos será más fácil consultar cualquier información necesaria puesto que lo podremos hacer más cómoda y rápidamente. Esto también nos permitirá tener una mayor capacidad de almacenaje y así conseguir que los correos entrantes siempre nos lleguen.