Todo lo que necesitas saber del eDiscovery y los emails comerciales

Hoy descubriremos qué es eDiscovery, qué pasos conlleva y cómo se relaciona con los correos electrónicos comerciales. Para ello empezaremos por lo básico: ¿Qué és eDiscovery?

¿Qué es eDiscovery?

eDiscovery es el proceso mediante el que la información almacenada de forma electrónica se localiza, obtiene, revisa e intercambia. Este proceso puede abarcar todas las herramientas y programas dentro de la red de comunicaciones de una empresa.

En el contexto de los emails comerciales, tanto los correos electrónicos internos como los que enviamos a personas externas a la empresa pueden ser relevantes para un proceso de eDiscovery. Es más, algunos de los correos con información relevante pueden ser requeridos como evidencia en procedimientos civiles o penales.

¿Cómo funciona un proceso de eDiscovery con los correos electrónicos comerciales?

El proceso de descubrimiento electrónico es algo que se desencadena por la necesidad de la empresa de obtener información. Puede ser necesario localizar, revisar y proporcionar datos de forma rápida en caso de disputas legales, auditorías o investigaciones internas, entre otras.

Una vez se ha definido el alcance del eDiscovery, las personas involucradas  deben establecesr los datos relevantes para el caso en cuestión. En el caso de los emails, esto significa una búsqueda digital de todos los correos de la empresa.  El modelo EDRM nos puede ayudar a obtener una visión teórica de un posible eDiscovery  y sus componentes.

¿Quién interviene en el eDiscovery para los emails comerciales?

La figura indispensable en este proceso es el administrador de IT, quien da permiso a las personas autorizadas, como el departamento legal o el oficial de cumplimiento, a inspeccionar datos relevantes. Estas personas pueden buscar la información necesaria utilizando los permisos obtenidos. También pueden incluir personas ajenas a la empresa, como un auditor externo.

Otra figura frecuente en este tipo de procesos es la administración de la empresa o compañía. Estos participan a menudo en caso de disputas legales como parte interesada.

¿Qué desafíos supone un proceso de eDiscovery para la administración?

El proceso de eDiscovery no siempre es algo fácil y rápido, y es de suma importancia tener en cuenta los siguientes desafíos:

  1. El tiempo y esfuerzo dedicados a la búsqueda de emails: es vital que todo el contenido solicitado se encuentre de forma rápida y sin mucho tiempo y esfuerzo. En el caso de grandes volúmenes, en ocasiones es difícil determinar si se ha localizado todo el contenido relevante.
  2. La integridad de los correos electrónicos: es una de las partes más importantes. Todas las empresas han de garantizar, que los emails manipulados o utilizados no se utilizan.
  3. La seguridad de los datos: Las empresas tienen la obligación de asegurarse que terceros no obtengan acceso no autorizado a la información. No solo secretos comerciales, si no todo tipo de información referente a la empresa (personal, acuerdos, etc.)

Una solución profesional de archivado de emails ayuda con estos desafíos

Contar con una solución de archivo de correo electrónico puede facilitar mucho todo el proceso de eDiscovery para las empresas. Sus siguientes características pueden darnos asistencia:

  • Función de búsqueda efectiva. Ejecutar búsquedas en varios archivos de email de forma rápida, buscar a través de archivos adjuntos de correos, navegar a través de la estructura de carpetas del cliente de correo, adaptar las consultas según distintos criterios, crear carpetas de búsqueda para consultas que repetimos habitualmente y analizar datos, son solo algunas de las características claves de esta función.
  • Acceso y gestión de derechos. En esta área, un usuario auditor especial permite a los auditores externos acceder y buscar a través del archivo durante el proceso eDiscovery.
  • Características de cumplimiento. La integridad de todos los emails, la capacidad de establecer políticas de retención para mantener un control completo, el registro de cambios y eventos con la función de auditoría integrada, la función de retención legal, el borrado selectivo de algunos emails o la firma criptográfica son funciones de cumplimiento que nos ayudaran a agilizar todo el proceso de descubrimiento electrónico.

Todas estas características y muchas más se pueden encontrar en MailStore Server, la principal herramienta que permite a las empresas establecer una base para hacer frente a los desafíos que presenta el proceso de eDiscovery.

Descarga nuestra versión de prueba y descubre cómo puede ayudarte en el proceso de eDiscovery.

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