La importancia de archivar tu correo: La relación de la LOPD y el archivo del correo electrónico.
El email es una herramienta digital que hace todo más fácil, nos permite estar comunicados a grandes distancias y trabajar con una infinidad de usuarios de todo el mundo en cuestión de segundos por lo que es necesario mantener seguros nuestros mensajes ante cualquier circunstancia, ya sea porque necesitamos cierta información o simplemente para cumplir con la ley, contar con un buen servicio de archivado es fundamental y es importante analizar quienes ofrecen estas características para asegurarnos de seguir sacando provecho de esta gran forma de comunicación que ahora se ha convertido en el substituto de la documentación legal.
Como hemos podido ver, anteriormente, la seguridad legal resulta un tema relevante para toda empresa que trabaje con información sensible, pero no todas las empresas son iguales y no todas cuentan con las mismas actividades y empleados.
Por este motivo existen distintos niveles de seguridad que se les exigen a la empresas de distintas clasificaciones de LOPD:
–Nivel alto
Se tratan de informes médicos, datos de salud, accidentes, infracciones, penales o sindicatos que se encuentren clínicas, hospitales, consultas, partidos políticos, prisiones y abogados y más.
Este nivel requiere de:
– Gestión y distribución de soportes donde se haga un etiquetado y clasificación del contenido entendible solo para el personal autorizado y así identificar el contenido de manera selecta.
– Copias de respaldo y recuperación almacenadas en un lugar diferente de donde se encuentra la información.
– Registro de accesos, el almacenamiento del usuario, fechas, archivos y tipos de cada acceso al correo electrónico.
– Cifrado de datos u otro mecanismo que garantice que la información del correo electrónico puede ser únicamente usada por personal autorizado.
– Nivel medio
Involucra datos económicos, patrimonios, créditos, deudas, cobros o selección de personal en administraciones, entidades financieras, gestión de cobro y empresas de selección de personal.
Para este nivel de seguridad es necesario contar con:
– Responsable de seguridad. Encargado de coordinar y controlar las medidas de seguridad.
– Auditoría de sistemas e instalaciones para verificar el cumplimiento de las medidas.
– Gestión de soportes como registro de entradas y salidas para conocer información como fechas, tipos, formas y personas responsables de los correos electrónicos.
– Identificación y autenticación para limitar los accesos no autorizados.
– Control de acceso físico para evitar que personal no autorizado tenga acceso a los equipos físicos del soporte del correo electrónico.
– Registro de incidencias como descripción de las actividades y situaciones llevadas a cabo dentro de los procesos.
– Nivel bajo
Se trata de todos los datos personales de usuarios y clientes dentro de cualquier empresa o institución pública.
Requiere:
– Registro de incidencias
– Control de acceso de usuarios y perfiles de usuarios, así como del personal con privilegios.
– Gestión de soportes y documentos donde se haga inventario de donde se almacena la información y garantizar que sólo es accesible por personal autorizado.
– Identificación y autenticación apropiada para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos
– Copias de seguridad semanales y verificar cada seis meses que sean correctas y que funcionen.
Beneficios al archivar el email de la empresa
¿Qué gano al archivar mi correo electrónico?
– Seguridad personal, podrás tener un respaldo de tus correos siempre.
– Cumplimiento legal.
– Mayor productividad al acceder con eficacia a muchos mensajes de nuestro correo electrónico.
– Protección contra pérdida de datos; no importa que suceda, podemos contar con los mensajes que hemos enviado y que hemos recibido, así como la información de contactos.
– Refleja una manera profesional de trabajar.
– Evitar multas y recargos.
Para hacer todo esto posible será necesario contar con un buen sistema de archivamiento de email que permita analizar y decidir dentro del mismo sistema las acciones a tomar, así como mostrar los mensajes que deben ser archivados para que estos datos no sean manipulables a través de un sistema de copias y se realicen automáticamente cada cierto tiempo, para que los esfuerzos y las pérdidas de tiempo sean lo de menos.
Interbel, junto el asesoramiento de los mejores bufetes de abogados, hemos elaborado un informe legal, GRATUITO, que pensamos pueden ayudarte a entender todos los requerimientos legales que hay sobre el archivo del email y sus adjuntos, y cumplir con la LOPD, ya seas una empresa privada o pública.
