La importancia de archivar tu correo: Parte I

El correo electrónico se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas en el mundo, por su rapidez y efectividad representa un medio de comunicación oficial que impacta en la vida de millones de personas y usuarios.
Tal es la importancia de este medio de comunicación que se han implementados formas y normas para proteger la seguridad de los datos que se envían dentro de cada email, ya que dependiendo de cada empresa se puede trabajar con información sensible como nombres, fechas, contactos y cuentas bancarias que puedan afectar la seguridad y la privacidad de los usuarios.
La seguridad legal que habla sobre como diferentes países han establecido leyes que exigen que empresas archiven su correo electrónico para posibles futuros procedimientos legales, ya sea si se trata de pequeños o grandes negocios, todos deben cumplir con esta seguridad legal; Un ejemplo claro es la Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD en España, una ley que tiene como objetivo garantizar y proteger los datos de las personas para que no se usen en su contra, una manera de regularizar la información de usuarios para evitar la delincuencia y los delitos en internet, en este caso especialmente para el email.

Tal es la importancia de este tema, que empresas, organizaciones, instituciones y en este caso, administraciones públicas deben cumplir con la LOPD de acuerdo a las obligaciones de almacenamiento y seguridad en España.

¿Qué se necesita para cumplir con la LOPD?
De acuerdo a cada administración se deben cumplir con los niveles básicos, medios y altos respecto a los datos con los que se trabaje: ya sean nombres, números fiscales, oficiales, teléfonos y otros, ya que muchas veces los correos electrónicos de una administración pública llevan en sus mensajes y documentos adjuntos información sensible, donde se incluyen datos e información personal y privada de usuarios y clientes.

¿Qué se debe proteger?
– Que la Información sea protegida en el cuerpo de los mensajes como en los archivos anexos.
– Proteger la información de encaminamiento de mensajes y establecimiento de conexiones.
– Proteger a la organización frente a spam, virus o programas dañinos y código móvil applet.
– Limitar el uso del correo electrónico del personal en comunicaciones privadas.
– Proteger al personal con actividades de concienciación y formación respecto al uso del email.

Condiciones a cumplir
– Conservación, localización y consulta.
La administración debe almacenar sus correos electrónicos enviados y recibidos para garantizar su conservación y localización para garantizar que la institución puede localizar, tratar, acceder, rectificar y cancelar documentos e información dentro de sus actividades; Ya que de otra manera no se cumplen estas normas se podrá multar a la administración de 40.001 a 300.000 euros.

Las condiciones se dividen en nivel básico, medio y alto:

• NIVEL BÁSICO
  – Registro de incidencias
  – Control de acceso
  – Gestión de Soportes y documentos
  – Identificación y autenticación
  – Copias de respaldo y recuperación
• NIVEL MEDIO
  – Responsable de seguridad.
  – Auditoría
  – Gestión de soportes
  – Identificación y autenticación
  – Control de acceso físico
  – Registro de incidencias
• NIVEL ALTO
  – Gestión y distribución de soportes
  – Copias de respaldo y recuperación
  – Registro de accesos
  – Telecomunicaciones

De esta manera es realmente importante tomar las medidas de seguridad y cumplir con las normas legales de un sistema de almacenamiento acorde a los documentos e información tratada en la empresa o administración pública y así evitar elementos para problemas y conflictos judiciales, arbitrales y oficiales y hasta multas de una gran cantidad de dinero: Mantener la información en orden nos conviene a todos.

Interbel, junto el asesoramiento de los mejores bufetes de abogados, hemos elaborado un informe legal, GRATUITO, que pensamos pueden ayudarte a entender todos los requerimientos legales que hay sobre el archivo del email y sus adjuntos, y cumplir con la LOPD, para una empresa pública.