Los 7 errores más comunes en copias de seguridad

Seamos sinceros, todos cometemos errores. Es parte de la vida. Y cuando se encuentre en el negocio, tarde o temprano, el error humano va a ocurrir, de esto se tratan las copias de seguridad.

Por supuesto, tener la red de seguridad es una cosa, pero también es importante poseer la configuración adecuada. Aquí surgen los errores más grandes en negocios que realizamos cuando se trata de respaldar los datos. Nuestras historias llegan directamente desde las trincheras de TI.

Los siete mayores errores de copia de seguridad

 que se pueden hacer

1. Falta de espacio en el medio de almacenamiento

Sucede tan a menudo. Despúes de la emoción de comprar su software de respaldo automatizado «set-and-forget», el adminsitrador de sistema de su negocio pone todo en orden. Varios meses después, hay un fallo en el servidor. «¡No te preocupes!», te dicen, «He creado un software de copia de seguridad para copiar nuestro servidor, cada semana, a nuestro medio de copia de seguridad dedicado».

Esa excesiva confianza se convierte en desesperación en busca de los resultados… y descubrimos que la última copia de seguridad exitosa es de hace tres meses. ¿La razón? El medio de almacenamiento para las copias de seguridad se quedó sin espacio, por lo que cada trabajo de copia de seguridad desde entonces ha fallado … lo que significa que su negocio ha perdido tres meses de trabajo, por no mencionar los datos de los clientes.

La manera de abordar este error es calcular correctamente cuánto espacio se utilizarán para sus respaldos. Si su estrategia de copia de seguridad requiere que tenga un número determinado de copias de seguridad en el servidor en un momento dado, haga las cuentas. Si mantiene cinco copias de seguridad diarias, cinco copias de seguridad semanales, doce copias de seguridad mensuales y una copia de seguridad anual, se trata de al menos 23 copias de seguridad del servidor que debe conservar, por lo que necesita el espacio para eso.

Lo siguiente que puede hacer es tener un software de copia de seguridad que le proporcione alertas automatizadas e informes sobre el éxito y el fracaso de sus copias de seguridad. Algunos le permiten configurar grupos de correo para mantener a todos enterados, por lo que cuando su destino de copia de seguridad se llena, no se convierta en noticia de última hora.

2. Falta de copias de seguridad fuera de la empresa

Siempre que busque asegurar la continuidad de su negocio, considere la planificación de desastres 101.

Si sólo está manteniendo sus copias de seguridad dentro de la empresa, entonces usted tiene un gran punto único de fracaso. Imagine que sus copias de seguridad se conservan en la sala de servidores. Lleno de electrónica, donde si algo se incendia, todo en esa habitación estará arruinado. Dado que sus copias de seguridad se mantienen allí, usted podría perder sus sistemas y aparte sus copias de seguridad que había preparado para una emergencia.

Cambiemos el escenario a una inundación, tormenta, terremoto, robo o sabotaje por parte de los empleados. Todas estas situaciones terminan igual: ha perdido todo de un solo golpe, y todos los datos de su negocio junto con él. No importa la calidad de su software de copia de seguridad, si mantiene todo en el sitio, se está exponiendo al riesgo.

La solución más sencilla es almacenar al menos una copia de seguridad fuera de las instalaciones de la empresa, ya sea físicamente o con un proveedor de la nube. De esta manera, incluso si su sitio entero cae en llamas, usted todavía tiene sus datos comerciales para reanudar operaciones en un lugar diferente.

3. Cambio de medios de copia de seguridad

Esta es otra trampa increíblemente común. La gente seguirá realizando copias de seguridad en una sola unidad local o externa, normalmente porque están demasiado ocupados para cambiarlos o desenchufarlos. Luego, cuando ocurre un desastre, ya sea un error de hardware o humano, un virus o algo más, han perdido el único dispositivo de respaldo que tenían.

Este es un gran problema cuando se trata de malware, como cuando llegó WannaCry, que primero infectará su sistema y luego viajará a cualquier dispositivo conectado. Esto significa que los datos de su empresa y las copias de seguridad de los datos de su empresa se eliminan de una sola vez.

Airgapping es una gran manera de evitar esto. Airgapping significa aislar físicamente de cualquier forma el acceso a Internet o LAN. La forma más sencilla de hacerlo es hacer una copia de seguridad en un disco duro externo, desconectarlo y almacenarlo en algún lugar fuera del sitio.

Por supuesto, no todo el mundo tiene el tiempo para tomar sus copias de seguridad fuera del sitio, o un buen lugar para almacenarlas de forma segura. Hay servicios que existen para este tipo de cosas.

4. No hacer copias de seguridad regularmente

Cuando se escoge una estrategia de copia de seguridad, siempre debe hacerse esta pregunta: «¿Cuántos datos, medidos en el tiempo, podemos permitirnos perder antes de que cause daños catastróficos en la empresa»?

La respuesta a estas dos preguntas se conoce como su Objetivo de punto de recuperación (RPO), y muchas personas no tienen una estrategia de copia de seguridad que lo cumpla. Por ejemplo, es posible que solo realice una copia de seguridad una vez cada 24 horas, pero sólo podrá permitirse perder un máximo de 10 horas de datos. En este escenario, debe realizar una copia de seguridad al menos cada diez horas para cumplir con su RPO.

Ahora es importante analizar si su negocio cumple con su RPO. Si no es así, su negocio corre el riesgo de sufrir daños irreparables por un desastre de datos.

5. Uso de un solo tipo de medios de copia de seguridad

Esto es casi tan malo como el uso de un único dispositivo de copia de seguridad. Imagine que está utilizando sólo una cierta marca de cinta para hacer copias de seguridad de sus datos de negocio, y sólo sucede que la marca falla en una extraña condición. Desafortunadamente, cuando el desastre golpea, usted va a recuperar sus datos solamente para descubrir que son todos defectuosos por usar un solo tipo de medios.

Este tipo de problema se evita fácilmente utilizando sólo dos tipos diferentes de medios de copia de seguridad. Asegúrese de que no son sólo diferentes marcas, sino totalmente diferentes tipos de medios de copia de seguridad (por ejemplo, cinta y NAS).

6. Un plan sin interrupciones

Cuando ocurre un desastre, lo último que usted quiere hacer es correr por ahí averiguando de quién es la responsabilidad del problema, y qué se debe hacer. Usted necesita que su estrategia de copia de seguridad este resuelta paso a paso, para que las operaciones comerciales se interrumpan lo menos posible.

Es importante saber qué tipo de servicios de soporte técnico ofrece su proveedor de software de copia de seguridad. Si ofrecen soporte técnico, le ayudará mucho cuando esté realizando una recuperación de desastres, ya que conocen el software que está utilizando tanto dentro y fuera, y ayudan a personas como usted a sobrevivir a desastres de TI docenas de veces al día, todo el año, así que tienen buena experiencia en eso.

7. Sin restauraciones de prueba

Esta es la regla más ignorada y, con mucho, la más importante cuando se trata de copias de seguridad en los negocios. Las personas asumen que debido a que su software de copia de seguridad es parte superior de la gama, será capaz de restaurar sus datos 100% del tiempo en un desastre, sin fallos.

La verdad es esta: al universo no le gusta los datos. No importa lo seguro que lo respalde, la física y el caos están naturalmente ahí para conseguirlo. Las partículas dispersas pueden literalmente cambiar ceros a unos, la introducción de corrupción cuando se apaga su computadora.

Y no es la única causa de la corrupción. Las unidades magnéticas pueden perder la orientación. Los medios cargados eléctricamente pierden su carga. Los medios ópticos se rompen cuando el plástico se degrada. Y luego existe la posibilidad de que su trabajo de copia de seguridad simplemente falle, o una de sus aplicaciones cause alguna corrupción en ella.

¿En breve? La corrupción en sus copias de seguridad es real y posible, incluso si usted tiene el mejor software de copia de seguridad y hardware en el mundo, es algo en lo que se tiene que luchar activamente. Y la mejor manera de hacerlo es una restauración de prueba.

Así que cada vez que realice una copia de seguridad de sus datos, inmediatamente intente restaurar unos pocos archivos de ella. Es un simple truco que te dice si la copia de seguridad está dañada, y si lo está, puede encontrar que sucedió y realizar otra copia de seguridad del dispositivo.

¿Suena simple? Pues, realmente lo es. Pero incluso algunos profesionales no prueban restaurar sus copias de seguridad y terminan pagando mucho por ello. No hay nada peor que ir a restaurar los datos de copia de seguridad y descubrir que están dañados.

Realizar una restauración de prueba también es una gran prueba sobre lo que usted necesita hacer en una emergencia, como en un simulacro de incendio. También le permite ver qué tan fiable y rápido es su software de copias de seguridad en una emergencia. Para una empresa, le da una idea de cuánto tiempo tendrá que esperar antes de recuperar sus datos, una pregunta que los empleados o el jefe seguramente se estarán preguntando.

EN RESUMEN

En el mundo empresarial realizar copias de seguridad de los datos, no solo es obligatorio por ley, si no que el incumplimiento está sancionado con multas bastante elevadas según su gravedad, y sino que en caso de pérdida total de los datos muchas empresas se verían obligadas a cerrar.

Qué soluciones te ofrece BackupAssist para una copia de seguridad sin errores:

– Backup y restauración  granular para Windows con protección anti-ransomware.
– Gestión de múltiples medios de almacenamiento, incluso en la nube.
– Administración y monitorización centralizada y remota.
– Complementos adicionales para Exchange, SQL, cintas, rsync