Mejorar la gestión del email con estos sencillos consejos

Con el paso de los años el email se ha convertido en la principal vía de comunicación utilizada por los usuarios llegándose a convertir en una herramienta clave para muchos profesionales; sin embargo también es una de las herramientas más odiadas por los usuarios y puede causar cierta ansiedad si no lo sabemos gestionar.

Una de las principales características del email es que se trata de un medio de comunicación asíncrona; el destinatario puede responder en el momento que le sea más adecuado y no tiene que ser al mismo momento en que lo recibe. Sin embargo, hemos llegado a un punto en que se ha convertido casi en un chat y esperamos respuestas inmediatas. De hecho, es habitual encontrar a personas que tienen abierto su cliente de correo constantemente y que dejan de hacer la tarea que estaban haciendo al recibir un email nuevo.

Este es solo una de los numerosos malos hábitos que hemos ido adquiriendo con el tiempo hacia el correo electrónico y que, ahora, buscamos combatir con la ayuda de expertos en productividad.

Consejos para gestionar el email

Lo primero y más importante que hemos de hacer es dejar de ser esclavos del email. En nuestro trabajo hay más funciones y tareas que la de sólo mirar el email; por tanto, hemos de centrarnos en aquellas tareas más importantes y dejar el correo electrónico para el momento en que tengamos asignado en nuestro planning de la jornada. El resto del tiempo es mejor ignorarlo y mantenerlo desconectado, pues el email es una distracción para nuestra productividad. Si tienen urgencia para contactar con nosotros hay otras vías (teléfono, Whatsapp, visita personal…).

Otro aspecto importante al que muchas veces no prestamos atención es el número de suscripciones a las que estamos suscritos. Al principio nos pueden resultar interesantes pero con el paso del tiempo dejamos de leerlos y acaban yendo directamente a la basura. Cuando ocurre eso lo mejor es darnos de baja de suscripciones que no nos interesan más.

Un tercer mal hábito que seguimos y que nos puede perjudicar es delegar en exceso mediante el email. Reenviar un mensaje sin añadir ninguna información puede confundir a sus destinatarios que no sabrán que acción han de llevar a cabo; por lo que hemos de usar el forwarding con moderación y siempre aportado información sobre lo que el destinatario ha de hacer.

Recibir correos electrónicos a diestro y siniestro y sin clasificación hace que cuando vayamos a consultarlo nos entre cierto nivel de ansiedad. Por eso lo mejor es crear un sistema de etiquetas y filtros que nos ayude a clasificar toda esa información, así conseguiremos procesar todos los mensajes y localizarlos más fácil y rápidamente. ¿Cómo lo hacemos? Eso ya depende de cada uno. Lo más recomendable es crear etiquetas y filtros sobre los temas más habituales que utilicemos y a partir de ahí ir clasificándolos como más nos convenga.