Mejorar nuestras reuniones para que sean más eficaces

Las reuniones son una tarea pendiente en España, pues tenemos por costumbre concertar reuniones para casi todo y perder una gran cantidad de nuestro tiempo en reuniones que no nos llevan a nada.

En algunos casos hemos de añadir la circunstancia de tener que desplazarnos para ir a visitar un cliente o atender a varias personas en distintas sedes. Esto nos hace perder aún más tiempo.

Según el estudio Productivity at the office – Challenges 2015, del que hablamos en Los grandes enemigos de la productividad, más de la mitad de los trabajadores considera que las reuniones sin orientación clara son una pérdida de tiempo.

¿Cómo podemos evitar que esto ocurra? Es mucho más fácil de lo que parece. Sólo hemos de aplicar estos pequeños consejos y nuestras reuniones mejoraran significativamente.

Las preguntas clave

Para saber si nuestras reuniones son eficaces o no hemos de plantearnos las siguientes cuestiones:

• ¿Tenemos claro el objetivo de las reuniones a las que asistimos?
• ¿Empiezan a la hora acordada y duran lo estipulado?
• ¿Tratamos los temas previstos o saltamos de uno a otro sin ningún orden?
• ¿Definimos las acciones a realizar y su calendario de ejecución?

Si la respuesta a estas preguntas no es positiva en su mayoría es que no se aprovechan las reuniones al máximo; hay que dar solución a este problema.

Lo primero que debemos hacer es plantearnos si es realmente importante organizar la reunión. Si el tema a tratar se puede solucionar con alternativas (email, llamada…) mejor no concretarla. Si de verdad hemos de realizar la reunión primero valoraremos la opción de convocar a los asistentes mediante videoconferencia y así evitar gastos de desplazamiento y alojamiento – en caso de ser necesario. Sólo nos desplazaremos si es realimente importante tratar el tema personalmente.

En cualquier reunión, la documentación debe estar preparada previamente y estar lo más sintetizada posible. Así los asistentes podrás asimilar la información de manera rápida y sencilla. De esta manera no perderemos tiempo en intentar que todos los asistentes entiendan la información realmente importante y evitaremos que la reunión se alargue innecesariamente.

En el momento de convocar la reunión hemos de incluir una agenda con los temas a tratar y el tiempo estipulado para cada uno de ellos. También hemos de incluir los objetivos que esperamos alcanzar en cada uno de los puntos. Este será el programa a seguir y debemos evitar desviarnos de él, así conseguiremos que la reunión dure lo estipulado y evitaremos perder tiempo tratando aspectos no importantes. En caso de surgir nuevos temas que no están incluidos en la agenda de la reunión, estos se pospondrán y trataran en otra reunión.

Y lo más importante en toda reunión es no perder de vista el objetivo principal de la reunión; tomar decisiones y establecer un plan de acción. Si no conseguimos extraer este tipo de conclusiones la reunión no habrá servido para nada y se podrá considerar un fracaso.