Dado que el trabajo remoto se ha convertido en la nueva normalidad para muchos, las personas tienen que encontrar diferentes formas de funcionar eficazmente como equipo. Hoy queremos hablarte de Microsoft Teams, que está diseñado para mantener a los empleados conectados de manera productiva y garantizar que todos puedan continuar trabajando de manera tan colaborativa, eficiente y segura como en la oficina. ¡Vamos allá!
Primero lo primero: ¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma de comunicación empresarial patentada desarrollada por Microsoft , como parte de la familia de productos Microsoft 365. Ofrece chat y videoconferencia en el espacio de trabajo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Teams está reemplazando otras plataformas de colaboración y mensajería empresarial operadas por Microsoft, incluyendo Skype for Business y Microsoft Classroom. Durante la pandemia de COVID-19 , Teams ha ganado mucho interés ya que muchas reuniones se han trasladado a un entorno virtual, como ya lo hemos comentado en post anteriores.
Microsoft Teams: consejos para aprovecharlo al 100%.
Entonces, ya sea que ya lo use o aún no lo haya probado, aquí hay seis consejos que lo ayudarán a obtener lo mejor de Microsoft Teams mientras trabaja de forma remota desde casa, o en cualquier lugar que necesite:
1.Haga que todas sus reuniones sean más productivas
La capacidad de un extremo a otro de las reuniones de Microsoft Teams ayuda a eliminar la frustración y la ineficiencia al reunir todo lo que necesita para cada reunión en un solo lugar. Mientras planifica reuniones, puede usar Teams para agregar una agenda, documentos para leer previamente y otros temas de discusión.
Luego, durante la reunión, puede mantener a todos enfocados en el tema activando el video para una experiencia personal más atractiva, difuminando el fondo para evitar distracciones y usando subtítulos en vivo para que cada palabra hablada sea clara para todos. Además, puede colaborar en documentos de Office 365 y desarrollar ideas en tiempo real utilizando la pizarra digital.
Después de la reunión, todos los activos de la reunión, incluida una grabación, puntos de acción, pizarra y notas de la reunión están disponibles, para que el equipo pueda continuar discutiendo y colaborando en los temas iniciados durante la reunión. Eso significa que todos están al tanto y nadie se frustra al tratar de encontrar materiales desarrollados o mostrados durante la reunión. Incluso aquellos que no pudieron asistir.
2. Organice eventos en vivo en línea más grandes con Microsoft Teams
Con los eventos en vivo de Microsoft Teams, puede organizar reuniones más grandes, como ayuntamientos, seminarios web de marketing, eventos de lanzamiento y eventos de capacitación, entregando presentaciones con hasta 100,000 asistentes dentro o fuera de su organización. Eso significa que puede estar seguro de que todos los que trabajan de forma remota pueden participar y ponerse al día.
3. Agregue sus aplicaciones y bots favoritos a Microsoft Teams
Las aplicaciones le permiten hacer más en Microsoft Teams. Piense en las herramientas, los archivos y los paneles familiares que ya utiliza su organización. Muchos de ellos se pueden agregar a Microsoft Teams y puede agregar otros nuevos yendo a Aplicaciones. Puede usarlos tanto en chats como en canales, por lo que tendrá toda la información y las herramientas relevantes que necesita para ser lo más productivo posible, con quien sea que esté trabajando. Veamos algunos ejemplos:
- Quién: Utilice este bot para obtener información sobre cualquier persona de su organización. Puede consultar la pestaña Reuniones para obtener información sobre los participantes, de modo que sepa exactamente con quién se reunirá. También es muy útil cuando recibe un mensaje de alguien que no conoce y desea saber rápidamente quiénes son y en qué están trabajando.
- Microsoft Planner: organice las próximas tareas agregando una o más pestañas de Planner a su canal de Teams. Puede realizar un seguimiento del estado de las tareas existentes y recibir una notificación si se le asigna una nueva.
- Rompehielos: este bot de Microsoft Teams ayuda a su equipo a conocerse al emparejar a dos miembros del equipo al azar cada semana para reunirse en línea o, cuando sea posible, sin conexión. El bot facilita la programación al sugerir automáticamente tiempos libres que funcionan para ambos. Es excelente para fortalecer las conexiones personales entre equipos remotos, lo que ayuda a construir y mantener una comunidad unida.
- Comunicación de crisis: ciertas circunstancias pueden requerir que coordine la información y la colaboración del equipo en respuesta a las condiciones cambiantes en tiempos de crisis. Esta solución de respuesta rápida puede ser implementada y personalizada rápidamente por cualquier organización.
4. Colaborar en archivos de Office en Microsoft Teams
Cuando trabaje de forma remota, deberá colaborar en documentos de Office con su equipo. Microsoft Teams lo ha simplificado al permitirle crear documentos de Word, Excel o PowerPoint dentro de Teams, por lo que no es necesario cambiar de aplicación. Puede ser coautor con sus compañeros de trabajo, compartir notas y agregar comentarios. Incluso puede iniciar un chat o una reunión desde un documento para discutir las ediciones.
No más confusión de versiones y ningún buzón de correo electrónico sobrecargado con ediciones o comentarios contradictorios, solo una plataforma colaborativa perfectamente integrada.
5. Aproveche al máximo la aplicación móvil de Microsoft Teams
¿Ha activado Microsoft Teams en su móvil? Es la manera perfecta de estar al tanto de las discusiones mientras se desplaza. Puede acceder a todos sus equipos, canales y archivos, así como participar en reuniones desde su teléfono.
Pero asegúrese de establecer límites personales y optimizar sus horas de trabajo de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Es fácil hacer esto configurando ‘horas tranquilas’ y ‘días tranquilos’, otra característica realmente útil disponible en la configuración móvil de Microsoft Teams.
6.Haga que todas sus reuniones sean inclusivas
Si analiza sus interacciones durante un día laboral normal, verá que su red incluye colegas de otros departamentos, filiales y países. Por lo tanto, asegúrese de incluir una reunión de Microsoft Teams en cada convocatoria de reunión. De esa manera, todos los miembros de su equipo pueden unirse, sin importar dónde se encuentren. Durante la reunión, pregunte a las personas si están felices de encender el video para crear un ambiente más íntimo cara a cara. Además, active los subtítulos en vivo para que aquellos que no dominan su idioma no se sientan excluidos. Esto ayudará a inspirar confianza al compartir ideas y hacer comentarios.
El mismo principio se aplica fuera de las reuniones. El uso de la función de traducción significa que las personas pueden compartir ideas cómodamente en su propio idioma a través del chat o los canales. Finalmente, grabe la reunión para que los miembros del equipo que no pueden asistir puedan ver la grabación de forma retrospectiva, manteniéndolos al tanto de las decisiones y acciones.
Microsoft Teams: nuestro consejo
Si se toma un poco de tiempo para conocer Microsoft Teams y sus muchas funciones que mejoran el trabajo, se lo compensará muchas veces al permitirle a usted y a su equipo ser un todo más productivo y cohesivo, a pesar de la distancia, la ubicación y las demandas de estos tiempos transformadores. Y eso es bueno tanto para la moral como para los negocios. Prueba ya el paquete completo de Microsoft365 de forma gratuita, y da un paso más para aplicar Smart Working en tu empresa, para sacarle el mayor provecho a los recursos que tienes a tu disposición.
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