En Interbel junto con Derecho.com hemos elaborado un NUEVO informe gratuito completo:
“OBLIGACIONES LEGALES CON EL ARCHIVO DEL CORREO ELECTRÓNICO”
- ¿Ha tenido que asistir algún juicio y no ha llevado toda la documentación que deseaba por no haber sabido encontrarla?
- ¿Ha reenviado un correo electrónico con datos personales, nóminas o documentos contractuales y no ha guardado una copia?
- ¿Sabe que, por Ley, está obligado a guardar toda esa información por un período de tiempo?
Estas son algunas de las obligaciones legales que las empresas deben cumplir respecto al uso y al archivo del correo electrónico:
1. Seguridad Legal para la empresa: Archivar los correos electrónicos le permite cumplir con las condiciones de las normas de retención y conservación de documentación de la empresa.
El correo electrónico se ha convertido en la forma más común de comunicarse a nivel personal y empresarial. Es por ello que, la mayoría de los países han dictado leyes y normativas sobre el cumplimiento de las políticas de correo que exige que las empresas mantenga su correo disponible para poder utilizarlo en litigios u otros procedimientos jurídicos.
2. Cumplimiento con la LOPD y otros documentos legales: El correo electrónico puede constituir en sí mismo un fichero de datos personales completo o parcial, estando sujeto a la normativa de protección de datos.
El que una empresa impida u obstaculice el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que cualquier persona puede ejercitar ante ella, constituye una infracción tipificada como grave en el artículo 44.3.e) de la LOPD, sancionable con multa de 40.001 a 300.000 euros.
3. Conservación de documentos: Existen múltiples disposiciones legales que obligan a las empresas a conservar durante un determinado plazo de tiempo ciertos documentos y comunicaciones (documentación contractual, libros contables, nóminas, documentos de cotización) por ejemplo:
- Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
- Código de comercio
- Ley General Tributaria
- Código Civil
