Muchas veces, cuando queremos ponernos a trabajar, nos encontramos con que Outlook se pone lento, nos da la sensación de «quedarse pegado» y de no funcionar como nosotros esperaríamos. Ante esta situación, que puede parecer desesperante, queremos decirte que no hace falta perder la calma, ya que puede solucionarse en algunos pasos sencillos. Por eso, hoy vamos a enseñarte cómo optimizar Outlook. ¡Quédate con nosotros!
Tabla de Contenidos.
¿Qué es Outlook?
Outlook es un programa de correo electrónico desarrollado por Microsoft. Es parte de la suite de aplicaciones de Microsoft Office y se utiliza para enviar, recibir y administrar correos electrónicos, así como para realizar otras tareas como la gestión de calendarios y contactos.
La mayoría de las personas utilizan Outlook para conectarse a su cuenta de correo electrónico, ya sea de trabajo o personal, y administrar sus mensajes de correo en un solo lugar. Outlook también ofrece una amplia gama de funciones avanzadas que pueden ayudarte a optimizar tu trabajo diario.
Una de las características más destacadas de Outlook es su capacidad para integrarse con otros servicios de Microsoft, como Microsoft Exchange Server o Microsoft SharePoint. Esto permite a los usuarios compartir calendarios, contactos y otros datos con otros usuarios de la organización. Además, Outlook también ofrece una serie de herramientas que facilitan la colaboración en proyectos y la comunicación entre los miembros del equipo. La posibilidad de sincronizar estas tareas entre un numero de empleados determinado ofrece una alta eficiencia para coordinar tareas y manejo de información. También puede configurarse para mostrar alertas y notificaciones para tareas y eventos importantes.
Outlook está lento: ¿Por qué ocurre esto?
Un problema recurrente es que el rendimiento de Outlook se vuelve lento una vez pasado un tiempo de su utilización por un mismo usuario. La razón de esto es que la información de los correos satura la capacidad del programa y no le permita funcionar adecuadamente, por lo que debemos optimizarlo.
Outlook almacena toda la información del usuario, desde correos electrónicos hasta agendas, citas, notas etc. en un archivo cuyo nombre es la cuenta de correo electrónico correspondiente con la extensión .pst (nombre_correo@dominio.pst). Este archivo es el equivalente a un cajón donde se guardan los datos de todo lo que sucede en la oficina. Una vez pasado el tiempo, si el cajón está demasiado lleno, el almacenamiento se vuelve torpe y es necesario reorganizarlo. Lo mismo sucede con el archivo .pst, ya que después de un tiempo de acumular información día tras día, la cantidad excede la permitida por el programa y esto dificulta su funcionamiento. El tamaño máximo que debe tener este archivo es de 2 GB. Una vez superado este número, comenzará a haber problemas de velocidad, e incluso puede ocurrir un proceso de borrado de archivos de forma automática.
Profundicemos un poco más en los problemas que podemos tener con Outlook.
Problemas comunes que causan la lentitud de Outlook.
1. Tamaño del archivo de datos de Outlook: Un tamaño de archivo de datos grande puede causar que Outlook se vuelva lento y tardado en cargar, como explicamos más arriba.
2. Archivos adjuntos grandes: Si tienes muchos archivos adjuntos grandes en tu correo electrónico, Outlook puede tardar más en descargarlos y cargarlos.
3. Demasiados complementos: Outlook tiene muchos complementos disponibles, como complementos de correo electrónico, calendario y contactos. Sin embargo, tener demasiados complementos puede hacer que la aplicación se vuelva lenta y tardada en cargar.
4. Carpetas de correo electrónico sobrecargadas: Si tienes muchas carpetas en tu correo electrónico y están sobrecargadas, esto puede hacer que Outlook se vuelva lento.
¿Cómo puedo optimizar Outlook?
Una forma de prevenir este tipo de problemas es tomar la costumbre de borrar correos y datos no necesarios día a día. Una vez que el archivo ya ha llegado a su limite, hay varias soluciones posibles:
1. Compactar el archivo.
Para reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook, debes eliminar los correos electrónicos, contactos, tareas, notas y eventos del calendario que ya no necesitas. También puedes comprimir el archivo de datos para reducir su tamaño. Para hacer esto, haz clic en «Archivo» en la barra de menú de Outlook, selecciona «Opciones», «Avanzado» y «Archivo de datos de Outlook». A continuación, selecciona el archivo de datos de Outlook y haz clic en «Configuración de compactación».
Los pasos para acceder a esta función son:
- Opción – Propiedades de ‘Carpetas personales
- Opción – Avanzadas
- Opción – Compactar ahora
2. Utilizar “Limpieza de Buzón”.
Se puede utilizar la herramienta de limpieza de buzón disponible en el menú Herramientas / Limpieza de buzón (para Outlook 2007), o bien desde Archivo / Información / Herramientas de limpieza (para 2010 o 2013).
3. Utilizar “Autoarchivar”
Esta opción permite redistribuir la información de un archivo .pst en diferentes archivos más pequeños según ciertos parámetros. Por ejemplo, podemos pedir que todos los correos anteriores a cierta fecha se guarden en otro archivo, que puede guardar múltiples subcarpetas, e incluso puede ser configurado para reorganizar ciertos datos periódicamente.
Para realizarlo debemos ir a Archivo / Opciones / Avanzado: hacer clic en «Configuración de autoarchivar…»
Este menú ofrece las opciones de configuración para a esta función.
4. Desactivar la RSS.
Outlook está conectado automáticamente a los canales RSS (lector de feeds) de internet. Su desactivación puede ayudar a reducir la cantidad de datos procesados.
Se puede desactivar en el menú: Archivo / Opciones / Avanzado.
5. Archivado Corporativo
Un archivado corporativo me permite guardar y archivar todo mi correo electrónico y archivos adjuntos, ayudando a disminuir la carga de nuestro servidor.
6. Eliminar los archivos adjuntos grandes.
Puedes guardar los archivos adjuntos grandes en una ubicación externa, y adjuntarlos solo cuando sea necesario. Otra opción es utilizar un servicio de almacenamiento en la nube para compartir archivos grandes en lugar de enviarlos por correo electrónico.
7. Desactivar los complementos innecesarios.
Si tienes muchos complementos instalados en Outlook, es posible que desees desactivar los que no usas con frecuencia. Para hacer esto, haz clic en «Archivo» en la barra de menú de Outlook, selecciona «Opciones», «Complementos» y «Complementos de Outlook». A continuación, desactiva los complementos que no usas.
8. Organizar sus carpetas de correo electrónico.
Una forma de hacer que tus carpetas de correo electrónico sean más manejables es crear subcarpetas y mover los correos electrónicos a las carpetas apropiadas. También puedes eliminar los correos electrónicos antiguos que ya no necesitas.
Siguiendo estas pautas, podemos hacer que nuestro Outlook funcione de forma óptima y mejoremos nuestro rendimiento, aumentando así nuestra productividad.
Optimizar Outlook: palabras de cierre.
Como has visto, que Outlook funcione con lentitud es realmente fácil de solucionar. Basta con poner nuestros consejos en práctica… ¡Y listo! Luego de hacer esto, quizás tengas dudas de qué más puedes hacer por mejorar tu correo electrónico. Por eso, si hoy estás preguntándote: ¿Qué puedo hacer para evitar los problemas de seguridad en mi correo electrónico? Queremos hablarte de Email Protection 360, nuestro sistema integral de seguridad para el correo electrónico. Haz clic en la imagen siguiente… y descúbrelo.
