Cómo podemos ganar tiempo en el trabajo

Todos nos esforzamos cada día por conseguir nuestros objetivos pero son muchas las veces que sentimos que no lo conseguimos, que perdemos el control de nuestros proyectos y  que el tiempo que le dedicamos al trabajo devora todo nuestro día dejándonos sin tiempo para dedicar a nuestros proyectos.

¿En qué gastamos nuestro tiempo?

Para ponerle remedio y evitar que esto nos siga ocurriendo existen una serie de trucos que nos ayudaran a ganar tiempo en el trabajo y, por consiguiente, dedicarlo a aquellos menesteres que más nos apasionen. Pero lo primero que hemos de hacer para poder aplicar estos trucos con éxito es conocer como se distribuye nuestro tiempo en el trabajo.

De la mano de Edwar Apaza, consultor de productividad empresarial y gestión personal, podemos comprobar que el tiempo laboral de un trabajador promedio se distribuye de la siguiente manera.

• Aproximadamente un 20% del tiempo es improductivo; tiempo durante el que se trabaja pero no se aporta valor real.
• Un 40% del tiempo laboral se dedica a la gestión del email y las reuniones.
• Otro 20% del tiempo es realmente eficiente y productivo a nivel individual.
• El tiempo restante se reparte entre comidas, descansos, comunicaciones, etc.
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¿Cómo podemos mejorar estos tiempos?

Dedicamos gran parte de nuestro tiempo laboral a tareas que nos absorben y reducen nuestro tiempo productivo a un par de horas diarias. Para mejorar este tiempo deberemos implementar distintos trucos que nos ayudaran a reducir el tiempo que dedicamos a reuniones, gestión del email…

Ganarle tiempo a las reuniones

Muchas veces hemos de acudir a reuniones de todo tipo, ¿pero son realmente productivas? Con el tiempo las reuniones se han convertido, junto con el email, en uno de los principales enemigos de la productividad, pues nos hacen perder tiempo si no se llevan a cabo de la forma correcta.

Siempre que no sea estrictamente necesario lo más aconsejable es evitar asistir, pero si no podemos evitarlo hemos de abogar por hacer de ellas lo más productivo posible. Para ello se ha de marcar cuales son los objetivos a tratar, reducir al máximo su duración y utilizar aquellas prácticas que nos ayuden a mejorar nuestras reuniones.

Optimizar nuestra gestión del email

Abrimos nuestro correo electrónico y tenemos centenares de emails por leer, gestionar y dar respuesta. Algunos son imprescindible, otros no. Para conseguir que esta tarea nos ocupe el menor tiempo posible lo más recomendable es llevar a cabo las siguientes acciones.

1. Responder vía teléfono o visita. Solo en aquellos casos en que sea más rápido y no sea estrictamente necesario almacenar la información contenida en el cuerpo del email.
2. Seguir la técnica del Inbox 0 para conseguir que nuestra bandeja de entrada este lo más limpia posible.
3. Suprimir las notificaciones del correo electrónico y abrirlo únicamente durante el tiempo que le asignamos. Nada de dejar el correo electrónico abierto todo el día; perjudica nuestra productividad.
4. Seguir estas reglas para conseguir un email más productivo.

Adquirir nuevos hábitos productivos

Como la mayoría ya sabemos seguir ciertos hábitos productivos nos ayudará a mejorar nuestro día a día y así ganar tiempo para dedicarlo a aquello que realmente nos apasiona.

Despertarnos media hora antes, mirar la televisión menos rato, eliminar las notificaciones de mensajería instantánea o conectarnos menos a las redes sociales son sólo alguno de los hábitos que nos ayudarán a mejorar.

Ayudarse de herramientas para ganar tiempo

Adquirir nuevos hábitos y mejorar los que ya tenemos nos ayudará a ganar tiempo, pero si además lo acompañamos del uso de herramientas el tiempo que ganemos será mayor.

Definir nuestra caja de herramientas ideal nos ayudará a sacarle el máximo partido a estas y convertirnos en un autentico profesional. Algunos ejemplos que nos pueden ser muy útiles son:

• Mejorar nuestra velocidad de tecleo y usar atajos del teclado.
• Utilizar gestores de carpetas
• Definir nuestro gestor de tareas.
• Hacer un mejor uso del calendario.
• Estandarizar nuestra herramientas

Estos son sólo algunos trucos y/o consejos que nos ayudaran a mejorar nuestra gestión de tiempo para, así, poder dedicar más tiempo a aquellos menesteres o proyectos que realmente nos interesan. Desde Interbel s) te invitamos a que sigas nuestro blog en el que hablamos de este y muchos más temas que pueden resultarte interesante. ¡ No lo dudes y síguenos!