El correo electrónico sigue evolucionando; cada vez es mayor el número de empresas que deciden dar el salto a la nube y usar una solución online. Con ello, las organizaciones pretenden dar un salto de calidad en cuanto a optimización de recursos y espacio. Ante este cambio, Office 365 se presenta como una alternativa fuerte a los sistemas de correo electrónico locales.
Si bien Microsoft Office 365 es de las soluciones más demandadas actualmente, no es infalible. Sus herramientas de cifrado y prevención de pérdida de datos pueden no estar protegiendo adecuadamente los datos confidenciales. Además, también, de sufrir interrupciones del correo electrónico de forma ocasional.
Frente a estos problemas, muchas organizaciones encuentran que necesitas soluciones adicionales para dar respuesta a los problemas de seguridad, continuidad y archivo del correo electrónico.
Desde Interbel s) os recomendamos Mailstore Server, la solución líder para el archivo, gestión y cumplimiento normativo del email.
¿Cómo nos ayuda Mailstore Server con los problemas de Office 365?
Contar con una solución de correo como Mailstore Server nos permite tener una serie de protecciones frente a los problemas que sufre Office 365. Veamos de que se trata
Protección ante la pérdida de datos
En muchas ocasiones creemos que por contar con Office 365 y su infraestructura en la nube estamos protegidos y no perderemos nada, pero no es así. Siento decirte que Microsoft Office 365 tiene los mismos problemas que cualquier otra solución en la nube, por lo que es muy interesante contar con un refuerzo.
A pesar que Microsoft hace duplicados para la redundancia de datos, y para sus propios propósitos de recuperación de desastres, no es difícil ver que sufre de pérdidas ocasionales de buzones o carpeta e, incluso, algunas cuentas desaparecen debido a las peculiaridades cuando se aplican las licencias.
Frente a esto, Mailstore Server nos da la tranquilidad de contar con una copia de los datos que nos permite restaurar carpetas y mensajes de forma rápida y fácil.
Acceso durante los cortes de servicio
Como decíamos, Office 365 no es infalible ante los repentinos cortes de servicio que nos dejan si acceso al email.
Mailstore Server nos permite utilizar la cuenta en modo local para tener acceso siempre y comprobar la información que necesitamos en cualquier momento, aun sin tener acceso a Internet.
Además, gracias a su sistema de búsqueda, podrás acceder a cualquier correo electrónico en tan solo un clic de forma rápida.
mantener datos de ex-empleados sin coste extra
Cuando un empleado deja la empresa no siempre se puede eliminar su buzón de correo y olvidar la información que contiene. En muchas ocasiones se necesitara acceder a la misma, por lo que el buzón de este ha de ser accesible para que otros usuarios puedas consultar la información.
En Office 365 ha de mantenerse la cuenta en vivo para ello, lo que significa pagar el coste de la cuenta normal durante el tiempo que lo necesitemos.
Sin embargo, Mailstore Server basa sus licencias en el número real de las personas con el email activo. Es decir, la empresa solo paga por los usuarios activos. Si un empleado deja la empresa podemos seguir contando con esa información con, solo, tener que desviar el histórico de su archivo a la cuenta de otro usuario.
Sin límite de almacenamiento
Office 365 ofrece al usuario un almacenamiento de 50GB. Esta puede parecer una capacidad de almacenamiento generosa pero, si tenemos en cuenta que los planes básicos comparten ese espacio con los datos archivados, es fácil que llegue el momento que el rendimiento disminuya a la hora de realizar búsquedas.
Por el contrario, Mailstore Server permite almacenar una cantidad ilimitada de correos electrónicos en el almacenamiento local, conectado a la red, y utiliza la deduplicación y compresión de archivos adjuntos para reducir el espacio de almacenamiento hasta un 50%.
Protección contra la eliminación de archivos
Los planes básicos de Office 365 almacenan los archivos eliminados durante 30 días en la carpeta de elementos eliminados. Pero si vas a dicha carpeta y lo borras, desaparece completamente. Por lo que si un empleado ha enviado información comprometida a la competencia puede deshacerse de las evidencias muy fácilmente.
Contar con Mailstore permite aplicar reglas para el archivado de correo electrónico fáciles para que eso no pueda ocurrir y la empresa pueda proteger y recuperar instantáneamente cualquier mensaje, sea de la fecha que sea.
cumplir con la normativa
Cada vez son más los requisitos que han de cumplir las empresas respecto a la protección de datos y Office 365 no siempre ayuda con ello. Por eso, es importante contar con una solución de respaldo como Mailstore Server que nos ayuda a cumplir dichas normativas (RGPD, LOPD…) gracias a la definición de políticas de conservación complejas.
En resumen, contar con una solución como Microsoft Office 365 nos puede ayudar a gestionar y mejorar nuestro correo electrónico pero puede sufrir algunos problemas. Por lo que contar con una solución de respaldo como Mailstore Server nos garantiza la protección frente a esos problemas.
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