Productividad del Email II: Inbox zero

Nuestro tiempo y atención son finitos e irremplazables. Contamos con una cantidad determinada de estos para cada día. Sin embargo, no existe un límite a las exigencias que otras personas puedan tener de nosotros. Por esto, es importante que tengamos un sistema que nos permita seleccionar los temas en los que decidimos invertir nuestro tiempo y que no sean estas exigencias las que definan el transcurso de nuestros días. Inbox zero es un sistema que nos permite manejar volúmenes elevados de correo electrónico de forma estructurada para la máxima eficiencia de nuestro día. Fue creado por el experto en productividad Merlin Mann. Se basa en la idea de que es importante crear límites sobre la información que recibimos y elegir los temas que son realmente importantes para que sean éstos los que tomen nuestra atención. Hablando en concreto del manejo del correo electrónico, esto se aplica con la idea de que se debe procesar constantemente el correo electrónico recibido. Es decir que el correo no debe revisarse únicamente sino que debe generar una acción. Mann define una lista de cinco posibles acciones para cada correo recibido. Procesando el correo: las cinco acciones posibles Borrar Significa borrar inmediatamente todos los correos recibidos que no se necesiten o, en el caso que algo pudiera ser necesario en el futuro, archivarlo. Esto es, crear una carpeta llamada archivo para este tipo de contenido. Es importante mantener este sistema simple, no crear varias carpetas que clasifiquen el contenido archivado, ya que este tipo se sistema significa más tiempo y no es necesario debido a que los motores de búsqueda permitirán encontrar los elementos buscados sin problema. Delegar En el caso de que el correo trate sobre algo que deba delegarse a otro colega, enviarlo en seguida a la persona en cuestión. Es bueno hacer un seguimiento del tema y marcar un recordatorio dentro un par de semanas para estar al tanto de la evolución del asunto. Responder La respuesta inmediata se aplica para la aquellos correos que requieren una respuesta rápida y corta. Se aconseja intentar mantener el tamaño de los correos lo más corto posible. Claro que esto va a depender del contexto y necesidades de cada caso, a juzgar por cada usuario. Postergar Dejar para después los correos que requieren más tiempo y atención o aquellos que requieren de más información para ser respondidos. Para esto, se aconseja tener una carpeta de correos ‘A responder’ e intentar vaciarla al final de cada día. Actuar Si el correo requiere de algún tipo de acción, hacerla de inmediato. Puede ser por ejemplo, poner una cita en el calendario, enviar un archivo, llamar a alguien. Es fundamental siempre mantener una actitud proactiva frente al correo recibido. Revisar implica responsabilidad y tomar en manos esta responsabilidad es la diferencia entre un inbox que maneje nuestro tiempo o que nosotros decidamos en que lo invertimos. Merlin Mann habla de una metáfora de nuestro tiempo como una caja de cartón que vamos llenando cada día con bloques de madera con cada uso que hacemos de él.  El volumen de la caja es limitado y es fundamental elegir bien los bloques que se ponen en ella. El correo electrónico se puede ver también como ruido, distracciones que recibimos en permanencia y que fácilmente definen nuestro día. Para evitar esto, además de aplicar las cinco acciones mencionadas anteriormente, Mann aconseja no mantener el inbox abierto todo el día. Permitir que este ruido ingrese en nuestro espacio solo periódicamente, una vez a cada hora por ejemplo, para lograr enfocarnos en nuestras tareas personales. Es un buen ejercicio pensar cuales son las cosas que consideramos de mayor importancia en nuestra vida laboral, cuáles son nuestras prioridades. Una vez que sepamos esto, revisar el uso que hemos hecho de nuestro tiempo en el ordenador, por ejemplo, la última semana. La diferencia que probablemente habrá entre estas dos es la razón por la que un sistema como el Inbox Cero puede ser de gran ayuda para nuestra productividad y satisfacción laboral.