Productividad del Email I: mi bandeja de entrada, mi to do list

La estructura de base de Outlook está compuesta por cinco carpetas: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados y Borrador. Todos los emails que recibimos, de una o más cuentas de correo electrónico, son recibidos y almacenados en nuestra bandeja de entrada. Es la forma predeterminada en que el programa organiza el contenido. El resultado de este sistema, es que la bandeja de entrada es un lugar donde accedemos diariamente a grande volúmenes de correos electrónicos de todo tipo y éstos permanecen almacenados ahí, aumentando el volumen de la carpeta y la cantidad de información con la que debemos lidiar durante nuestra jornada de trabajo. Si fuera baja la cantidad de correos recibida diariamente, esto no seria un problema y la configuración original del programa sería suficiente.  Sin embargo, el uso diario del correo para conectar con clientes, colegas, empresas, amigos, recibir listas de correo varias … resulta en una gran cantidad de información la cual es necesario procesar y priorizar si queremos optimizar nuestra productividad. Para visualizar lo que significa este problema podemos imaginarnos un escritorio sobre el cual ponemos todas las cartas que recibimos. Abrimos los sobres y guardamos las cartas leídas sobre el escritorio. Alguna de estas cartas tratarán de cosas que tenemos que hacer con urgencia. Otras serán de menor importancia. Habrá cuentas, cartas personales, promociones, avisos todos agrupados sobre el escritorio. El problema de tener todos estos mensajes en el mismo lugar es que las cartas de menor importancia (que generalmente serán la mayoría) distraerán nuestra atención de las cartas que requieren una acción urgente de nuestra parte y lo que dificultara nuestro óptimo desempeño para realizar estas acciones. Lo más razonable sería guardar las cartas de importancia secundaria en un cajón separado y desechar en la papelera aquellas sin valor. De esta forma veremos únicamente las carta importantes (normalmente un número bastante más reducido) y tendremos una imagen clara de la lista de cosas que debemos realizar para responder a ellas. Esta organización aumentará, considerablemente, nuestra capacidad de concentración sobre las tareas a realizar. Lo mismo sucede con la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico. Si no proponemos reducir su contenido únicamente a aquellos correos electrónicos que necesitan de nuestra atención inmediata, veremos como aumenta, considerablemente, nuestra eficiencia para realizar las tareas solicitadas. El objetivo sería que nuestra lista de correos de la Bandeja de Entrada se convierta en una lista de tareas a realizar, lo que en ingles se conoce como el ‘to do list’. ¿Qué puedo hacer para convertir mi bandeja de entrada en un ‘to do list’? La mayoría de clientes de correo (Outlook, Gmail, WorldClient…) permite la creación de todas las subcarpetas necesarias haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la carpeta de Bandeja de Entrada y seleccionando ‘Carpeta nueva’. Así, podemos crear el número de carpetas necesarias para clasificar el contenido que acostumbramos a recibir. Por ejemplo, si estamos suscritos a cierta lista de correos, podemos crear una carpeta con el nombre de esta lista. Así, es posible ordenar y organizar el volumen total de correos recibidos en carpetas secundarias y dejar a la vista una ’to do list’ prioritaria. La clasificación en carpetas de los correos se puede hacer manualmente o automáticamente, utilizando un filtro en la configuración del correo que los redireccione a otra carpeta o ubicación basado en ciertos parámetros. Por ejemplo, si estoy inscrito al Newsletter de una compañía que ofrece productos interesante para mi empresa, es muy probable que estos mensajes no sean prioritarios para mis tareas del día. Filtrando su dirección de correo, puedo redirigirlos a una carpeta destinada únicamente para este tipo de información. Esta redirección automática se realiza por medio de las llamadas reglas de mensaje. Existen numerosas formas de ordenar la Bandeja de Entrada, lo importante es guardar en mente que nunca se deben dejar todos los mensajes ahí. Esto dificulta tanto nuestra productividad diaria como el funcionamiento a largo plazo de nuestro ordenador.