¿Pueden nuestros jefes controlar nuestro Email?

Quien más quien menos ha utilizado alguna vez el ordenador de trabajo, el correo corporativo o la conexión a internet de la oficina para uso personal. ¿Quién no ha enviado algún email para recordar a su pareja que recoja el coche del taller o avisarle que llegará tarde? ¿O ha utilizado algunos minutos de la jornada laboral para buscar hotel para esa escapada o vacaciones que está planeando?

Ante estos y otros casos de mayor gravedad, ¿puede mi jefe o empresa leer mi correo electrónico corporativo o comprobar por dónde he navegado? ¡Cuidado!, la respuesta es sí. Y además puede ser legal.

¿Es legal que monitoricen nuestro Email?

En determinadas ocasiones las empresas tienen que justificar un despido o intentar acciones legales y para ello necesitan acceder al correo laboral del trabajador. Según el Estatuto de Trabajadores (ET) las empresas pueden “adoptar las medidas de vigilancia y control que estime más oportunas” para evitar un uso indebido de los medios electrónicos por parte de los trabajadores. Por lo que la compañía tiene derecho a monitorizar los medios que ponga a disposición del trabajador.

Pero para ello, la empresa ha de cumplir una serie de requisitos:

Informar al trabajador

La empresa tiene la obligación de informar debidamente a sus trabajadores que puede llevar a cabo controles de los medios electrónicos y que el ordenador está limitado a usos estrictamente laborales.

De no hacerlo, la empresa no puede sancionar al trabajador en base a lo que haya encontrado a través de dichos controles. Así lo decidió el Tribunal Supremo en una sentencia de 2018 en la que advirtió que la compañía estaría vulnerando el derecho a la intimidad de sus trabajadores, lo que puede suponer sanciones de entre 6.000 y 187.000 euros e, incluso, la rescisión del contrato de forma unilateral por parte del trabajador.

Idoneidad, necesidad y proporción

La vida privada del trabajador no puede reducirse a cero, por lo que para poder acceder al email corporativo del trabajador, la empresa ha de cumplir con tres condiciones fundamentales: idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

La medida ha de ser idónea, es decir, adecuada a la realidad que se quiere atajar. Ha de ser necesaria; no existe otra vía menos invasiva para obtener el resultado que se busca. Y también ha de ser proporcional, requisito presente desde hace tiempo en la jurisprudencia española. Es decir, ha de haber indicios o sospechas sólidas que el trabajador hace un uso ilegítimo o inadecuado del email.

En muchas ocasiones, las compañías llevan a cabo controles preventivos, seleccionando al azar algunos correos o medios electrónicos para ser revisados. Según la sentencia Barbulescu, esto es ilegítimo siempre que no haya una proporción entre el propósito y la invasión de la privacidad.

Recordar el protocolo de control

Si bien es muy importante tener un protocolo que permita el control de los dispositivos electrónicos en la empresa, esta no puede limitarse solo a ello sino que ha de asegurarse que los trabajadores son conscientes del contenido.

Para ello, lo mejor es que envíe recordatorios de forma periódica a los trabajadores informando que sus medios electrónicos pueden ser revisados. Con esto la empresa evita posibles sanciones o la invalidación de pruebas en caso de juicio.

La legislación nos protege

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), de 2018, y Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, que entró en vigencia el pasado 6 de diciembre, arrojan algo más de objetividad a este asunto tan peliagudo. Esta ley contiene un artículo en el que habla sobre la intimidad en el uso de los dispositivos digitales en el ámbito laboral.

El reglamento europeo establece unos principios y propugna el sentido de auto-responsabilidad del empresario, mientras que la Ley Orgánica hace especial referencia a los derechos digitales de los trabajadores. Esto refuerza muchos conceptos jurisprudenciales que antes eran interpretables.

Muchas empresas desconocen estas normativas, por lo que no pueden utilizar el correo como prueba en un juicio. Estas se dan cuenta de la relevancia de estas cuestiones cuando se produce esta necesidad y deciden poner remedio para que no les vuelva a ocurrir.

La normativa contempla, también, la posibilidad del “hallazgo casual” de una evidencia de infracción. Esto ha favorecido que, en los últimos tiempos, varias empresas intenten obviar los límites en los controles preventivos. Un ejemplo de ello es el uso de sistemas de denuncia interna.

Estos, pero, no son suficiente para dar validez a la prueba y se han de reunir pruebas más completas que un simple chivatazo o la impresión simple de emails. Además de contar con garantías técnicas que les den credibilidad.

No solo la normativa ha de protegernos

Además de cumplir con la normativa, las empresas han de asegurarse contra la perdida de datos y preservar el correo electrónico de todos sus trabajadores.