¿Tu empleado se fue de tu empresa? ¿Qué
deberías hacer con sus archivos de correo
electrónico MailStore?
La confidencialidad de datos, archivos o incluso contactos, es algo que preocupa mucho a los directivos de empresas cuando algún empleado se marcha, tanto si es una marcha voluntaria como si es involuntaria. Una pregunta que surge en ese momento con frecuencia es «¿Qué sucede con el buzón de ese usuario en caso de que abandone la empresa?».
Existen varios pasos a seguir en el hipotético caso de tener un ex empleado cuyo correo queremos gestionar a partir de ahora.
La primera tarea suele ser calificar lo que sucederá con su dirección de correo electrónico una vez que se hayan ido. ¿La dirección se irá con el y todos los mensajes adicionales enviados a esa dirección serán rebotados? ¿O habrá otro miembro del personal asumiendo su rol que necesitará visibilidad de esos mensajes existentes?
Esta es una decisión importante que deben valorar y decidir los directivos de la empresa porque es importante para su negocio. Algunas empresas diferirán entre sí en que pasos seguirán y en cómo querrán acercarse a la administración de buzones de correo y de rotación de personal.
Lo que normalmente hacen casi la mayoría de empresas es eliminar la cuenta de Active Directory tan pronto como la persona se haya ido, y probablemente también elijan eliminar la cuenta de correo electrónico del servidor de correo. La mayoría de las organizaciones tenderán a mantener intacto el archivo de correo electrónico de este usuario durante un tiempo.
Proponemos un ejemplo de un hipotético caso para ver con mayor claridad las opciones y pasos a seguir.
Supongamos lo siguiente …
Fred Bloggs ha sido despedido y ha abandonado la empresa, su dirección de correo electrónico y su cuenta se han eliminado tanto del Directorio Activo como de su servidor de Exchange, al igual que su buzón. El antiguo jefe de Fred, Joe Smith, necesita tener acceso a su antiguo archivo de correo electrónico, pero Exchange ya no aceptará nuevos correos electrónicos a la dirección de correo electrónico de Fred, ya que la cuenta ya no existe porque ha sido eliminada en cuanto Fred se fue.
¿Qué cambios se deben hacer en MailStore?
Por lo general, en un entorno de correo empresarial, los usuarios de MailStore se sincronizarían con Active Directory (ya sea con Exchange, Office 365, Gsuite o MDaemon).
Vale la pena señalar que con la sincronización de los servicios de directorio, las cuentas de usuario no se quitan automáticamente a MailStore si la cuenta se elimina de Active Directory, pero el archivo (los datos) no se elimina, definitivamente permanecerán intactos.
Esto es por diseño y se espera que el administrador elimine manualmente la cuenta de usuario desde MailStore una vez que se haya eliminado de Active Directory.
Nuevamente, solo porque eliminó una cuenta de usuario en MailStore, no significa que el archivo en sí será eliminado, ya que sigue existiendo. Ese archivo no irá a ninguna parte a menos que lo elimine manualmente como administrador.
Una vez que se elimine la cuenta de esa persona que abandonó la empresa, se pueden asignar derechos de acceso a ese archivo histórico a cualquier otro usuario de Mailstore para que puedan leer el archivo existente.
Siguiendo con el caso hipotético que hemos planteado al principio, queremos que un nuevo trabajador de la empresa, el usuario Joe Smith, tenga acceso al antiguo archivo de Fred y a todo su correo y archivos adjuntos. Para lograr esto, edite el usuario ‘John Smith’ en Herramientas administrativas> Usuarios y privilegios> Usuarios> John Smith:
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Ahora, en la parte inferior de la sección «Carpeta», haga clic en el botón «Agregar nuevo» y seleccione el archivo antiguo de Fred y elija el acceso de lectura en su archivo:
Ahora debería ver que el nuevo usuario John ahora tiene acceso de lectura al antiguo archivo de Fred y, a partir de ahora, John podrá ver todo el correo electrónico anterior de Fred cuando inicie sesión en MailStore o realice cualquier búsqueda.
De esta manera todos aquellos mails, archivos adjuntos y documentación en general no desaparecen cuando desaparece un empleado de nuestra empresa. Ese es material interno y debe quedarse en la empresa independientemente de quien lo gestione. Este proceso dará mayor tranquilidad y confianza a cualquier directivo o empresario ante la duda de que pasa o a donde van los mails de un trabajador que ya no pertenece a la empresa.
Esperamos que este artículo sobre ¿Qué hacer con el correo de un empleado cuando este ya no pertenece a la empresa? haya sido de vuestro interés y encontréis útil y practico este sistema de “retención” de información vital para una empresa. La confidencialidad de datos y su archivo es algo crucial para cualquier empresa y productos como MailStore ayudan a garantizar esa tranquilidad de que no se pierdan datos ni archivos cuando desaparece un usuario de una cuenta.
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