Una pregunta que frecuentemente recibimos de los

usuarios es «¿Qué sucede con el buzón de un

usuario cuando el empleado deja la empresa?”

Nuestra primera respuesta es, por lo general, calificar lo que va a pasar con su dirección de correo electrónico una vez que se ha marchado de la compañía. ¿La dirección se eliminará junto con todos los demás mensajes enviados a esa dirección? ¿O habrá otro miembro del personal que asuma su papel y que necesite visibilidad de los mensajes existentes?     

Esta es una decisión que se diferencia en cada negocio y cada empresa en la gestión de los buzones y la rotación del personal. Normalmente, las empresas eliminarán la cuenta del Active Directory tan pronto como la persona se haya ido, y probablemente también elijan eliminar la cuenta de correo electrónico del servidor de correo, pero la mayoría de las organizaciones tienden a mantener el archivado de correo electrónico para este usuario durante algún tiempo como medida preventiva.

Vamos a asumir lo siguiente …

Fred Bloggs es un trabajador que ha dejado la empresa. Su dirección de correo electrónico y su cuenta se han eliminado tanto de Active Directory, así como de su servidor de Exchange y su buzón. El antiguo jefe de Fred, Joe Smith, necesita tener acceso a su antiguo archivo de correo electrónico, pero los nuevos correos electrónicos a la antigua dirección de correo electrónico de Fred ya no serán aceptados por Exchange, ya que la cuenta ya no existe.

¿Qué cambios se deben hacer en MailStore?

Normalmente, en un entorno de Exchange Server, los usuarios de MailStore se sincronizarían con Active Directory.

Es importante mencionar que en la sincronización de los servicios de directorio, las cuentas de usuario se agregan automáticamente a MailStore, pero si la cuenta se elimina del Active Directory, el archivo no se elimina, quedará completamente intacto.

Se espera que el administrador elimine la cuenta de usuario manualmente de MailStore una vez que se ha quitado de Active Directory, cuando ya no sea necesaria.

En resumen, eliminar una cuenta de usuario en MailStore no significa que el archivo en sí se elimine, sino que este archivo seguirá ahí hasta que el administrador lo elimine manualmente.

Una vez eliminada la cuenta, ahora sí se puede asignar derechos de acceso a ese archivo histórico a cualquier otro usuario de MailStore (John Smith) para que pueda leer el archivo existente del usuario que se ha marchado (Fred bloggs) y asegurar la continuidad del negocio.

En nuestro ejemplo queremos que el usuario Joe Smith tenga acceso al archivo antiguo de Fred.

Para lograrlo debemos editar el usuario ‘John Smith’ en Herramientas administrativas> Usuarios y privilegios> Usuarios> John Smith:

Ahora, en la parte inferior de la sección ‘Carpeta‘, debemos hacer clic en el botón ‘Añadir nuevo‘ y seleccionar el archivo antiguo de Fred y elegir el acceso de lectura en su archivo:

Ahora John tiene acceso de lectura al viejo archivo de Fred, y de ahora en adelante John podrá ver todo el correo electrónico previo de Fred cuando se registre en MailStore o realice búsquedas.

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