Es curioso cómo a la hora de hablar de un tema, siempre quedan aspectos que pueden ser enfocados de otra manera, o profundizados. ¿Recuerdas nuestra publicación sobre el email? Pues hay un aspecto que olvidamos. ¡Ups! Por eso, hoy queremos hablarte de los sí y los no a la hora de responder un correo electrónico.
Tabla de Contenidos.
Correo formal e informal: diferencias.
Ya sea que tu puesto en la empresa sea de CTO, encargado de marketing, o desarollador junior, seguramente respondes varios correos electrónicos al día. Y es que el email se ha vuelto parte de nuestra vida cotidiana. Sin embargo, no redactamos de la misma manera un mensaje a nuestro jefe o a nuestros amigos.
A continuación te describiremos algunas de las principales diferencias entre un correo electrónico formal y uno informal:
1. Saludos: En un correo electrónico formal, se utiliza un saludo más formal como «Estimado/a» o «Apreciado/a» seguido del nombre y apellido de la persona a la que se dirige. En un correo electrónico informal, se puede utilizar un saludo más amigable como «Hola» o «¡Buenas!».
2. Uso de lenguaje: En un correo electrónico formal, se debe utilizar un lenguaje más formal y profesional. En un correo electrónico informal, se puede utilizar un lenguaje más relajado y amigable.
3. Tono: El tono en un correo electrónico formal debe ser más serio y respetuoso. En un correo electrónico informal, el tono puede ser más cercano y amigable.
4. Longitud: Los correos electrónicos formales tienden a ser más largos y detallados, mientras que los correos electrónicos informales suelen ser más cortos y directos.
5. Firma: En un correo electrónico formal, se suele incluir una firma profesional con el nombre completo, título y empresa o organización a la que se pertenece. En un correo electrónico informal, la firma puede ser más simple, solo con el nombre o incluso omitirse.
Recuerda que es importante adaptar el tono, el lenguaje y el formato de tu correo electrónico al contexto y a la relación que tengas con la persona a la que te diriges.
Responder un correo electrónico de forma eficiente.
Habiendo planteado las diferencias entre un correo electrónico formal y uno informal te hemos dado ya una buena guía. Sin embargo, aquí tienes aún más señales a tener en cuenta a la hora de responder un email correctamente. ¡Vamos allá!
1. Lee cuidadosamente el correo electrónico recibido: Antes de responder a un correo electrónico, asegúrate de haberlo leído cuidadosamente y comprendido el mensaje en su totalidad.
2. Responde en un plazo razonable: Es importante responder a un correo electrónico en un plazo razonable. Si no puedes responder de inmediato, envía un correo electrónico para informar que has recibido el mensaje y que responderás pronto.
3. Comienza con un saludo adecuado: Inicia tu correo electrónico con un saludo adecuado, por ejemplo, «Hola» o «Estimado/a [nombre del remitente]».
4. Usa un tono apropiado: Utiliza un tono amable y profesional al responder un correo electrónico. Evita ser demasiado informal o demasiado formal.
5. Agradece al remitente: Si el remitente te ha proporcionado información útil o ha realizado una solicitud, agradécele en tu respuesta.
6. Responde a todas las preguntas y preocupaciones: Asegúrate de responder a todas las preguntas y preocupaciones planteadas en el correo electrónico.
7. Proporciona información adicional si es necesario: Si es necesario, proporciona información adicional para ayudar al remitente a comprender mejor el tema.
8. Concluye tu correo electrónico adecuadamente: Concluye tu correo electrónico con una nota de despedida apropiada, como «Saludos cordiales» o «Atentamente», seguido de tu nombre completo y tu información de contacto.
9. Revisa tu correo electrónico: Revisa tu correo electrónico antes de enviarlo para asegurarte de que no haya errores de ortografía o gramática.
¿Y qué hay de la seguridad?
Aunque los correos electrónicos son una herramienta de comunicación extremadamente útil, también pueden ser una fuente de peligros potenciales. Aquí te describimos algunos de los peligros más comunes que se esconden tras un correo electrónico:
1. Phishing: Los correos electrónicos de phishing son mensajes fraudulentos que intentan engañar al destinatario para que revele información personal o financiera. Los delincuentes pueden enviar correos electrónicos que parecen legítimos, pero en realidad contienen enlaces maliciosos o solicitudes de información personal.
2. Virus y malware: Los correos electrónicos pueden contener archivos adjuntos que contienen virus o malware que pueden dañar el sistema del destinatario. Siempre debes tener precaución al abrir archivos adjuntos de remitentes desconocidos.
3. Spam: El correo no deseado o spam puede ser un problema, ya que puede contener enlaces maliciosos o publicidad no deseada. Es importante tener filtros de spam activados y no hacer clic en enlaces de correos electrónicos no deseados.
4. Fraude de correo electrónico comercial (BEC): Los BEC son una forma de fraude en la que un delincuente se hace pasar por un empleado de una empresa legítima en un correo electrónico para solicitar transferencias de dinero o información confidencial.
5. Información confidencial o sensible: Los correos electrónicos pueden contener información confidencial o sensible que podría ser comprometida si el correo electrónico cae en manos equivocadas.
Es importante tomar medidas de seguridad para evitar estos peligros, como utilizar software antivirus, no abrir correos electrónicos sospechosos y no compartir información confidencial en correos electrónicos.
Además, existe otro peligro latente, que es el posible fraude ocasionado por algún empleado. Veamos el siguiente video para comprender un poco más acerca de ésto.
Responder correo electrónico: palabras de cierre.
Comenzamos hablando de la mejor manera para responder un correo electrónico, y terminamos hablando de ciberseguridad. Y es que todo finalmente nos lleva a ello. A fin de cuentas, la seguridad de nuestra información y nuestra empresa es lo que siempre estamos buscando, ¿Verdad?
Es bastante probable que pienses que tú o tus empleados jamás caerán en las trampas de los ciberdelincuentes, y que toda la gente en tu empresa es digna de confianza. Sin embargo, los correos con malware están mezclados entre los emails legítimos, por lo que son más difíciles de identificar. Y, por si fuera poco, España es el tercer país con más ciberataques a empresas.
Por eso, ¿Quieres saber cómo puedes hacer para que el correo electrónico en tu empresa sea más seguro? Pincha en el siguiente enlace y descubre todo lo que podemos hacer por ti.
