En la era del correo electrónico en la que nos encontramos, uno de los problemas más grandes de la productividad es la gestión del email. Cada vez recibimos más correo y tenemos más cosas de procesar, pero no responder los correos electrónicos que recibimos no habla bien de nosotros.

Diversos estudios informan que una persona recibe entre 20 y 200 emails al día. Es normal que en ocasiones nos veamos sobrepasados por tantos emails, pero no podemos caer en la excusa de que recibimos tantos correos electrónicos que no podemos responder a todos. Ignorar correos electrónicos es una descortesía.

¿Qué podemos hacer para responder a todos los correos?

Como comenta Adam Grant en su artículo “No responder correos electrónicos no habla bien de ti ni de tu productividad” es importante establecer unas reglas generales para saber si hemos de responder a un correo o no.

La primera de ellas es descartar aquellos emails que no sean de tu interés. La mayoría de nosotros recibimos muchos correos electrónicos provenientes de newsletter o de desconocidos  que quieren vendernos algo que no nos genera ningún interés. Estos emails podemos ignorarlos sin ningún remordimiento.

La segunda regla es establecer límites. Nadie está obligado a responder emails fuera de su horario laboral. De hecho, si tu trabajo no se basa en el email también puedes limitar el horario de atención al correo electrónico. Por ejemplo, puedes responder emails de 9 a 11h y el resto del día dedicarlo a otras actividades. Con esto evitaremos que el correo electrónico absorba todo nuestro tiempo y mejoraremos nuestra productividad en el trabajo

Aquí es donde entra en juego el correo electrónico conocido como “out of the office”. Se trata de un correo electrónico plantilla que avisa a aquellos remitentes que nos han escrito que no estamos disponibles. En nuestro post ¿Saliendo de vacaciones? Configura el mensaje de correo fuera de la oficina os ofrecemos algunos consejos sobre cómo configurarlo.

Otra regla muy importante es establecer prioridades. En las decenas de emails que recibes a lo largo del día seguro que hay distintos tipos de tareas y urgencias. Es importante saber clasificarlos según su importancia y priorida. No es lo mismo una tarea que tienes que cumplir para mañana que otro correo en el que te proponen hacer una conferencia dentro de tres meses.

Una cuarta regla es utilizar una respuesta breve para avisar al remitente. Si vemos que tenemos demasiadas cosas que hacer, podemos configurar una respuesta automática para ofrecer otro medio de contacto. Esta respuesta se puede configurar en nuestro correo electrónico de forma sencilla. Si estas usando MDaemon puedes encontrar más información de cómo activarlo en nuestro post Respuesta automática fuera de la oficina

Y por último os recomendamos seguir la regla de los dos minutos. Si un correo electrónico se puede contestar en menos de dos minutos, hazlo. Así das una respuesta y evitas que ese correo engrose tu lista de pendientes.

Siguiendo estas sencillas reglas podremos responder a todos los correos electrónicos y tener nuestra bandeja de entrada bajo control, lo que nos ayuda a mejorar nuestra productividad. Recuerda, es mejor dar una respuesta breve que mantenernos en silencio.

Y tú, ¿Qué reglas sigues para responder a tus correos electrónicos?