Nuestro tiempo – seamos trabajadores o CEOs- es escaso y muy valioso, por eso buscamos maneras y herramientas que nos permitan ahorrar tiempo y poder dedicarlo a otras tareas de mayor importancia.
Una de las cosas a las que dedicamos mayor tiempo es el correo electrónico. Da igual el tiempo que dediquemos a conseguir el Inbox Zero, siempre aparecen nuevos emails que hemos de leer y gestionar. Existen muchas herramientas como Letter Me Later o Unroll.me que nos ayudan a gestionar nuestro correo, pero una de las cosas más útiles para agilizar y reducir el tiempo que dedicamos a nuestra bandeja de entrada es el uso de las respuestas prediseñadas o plantillas de email.
¿Qué son las respuestas prediseñadas?
No se trata de otra cosa que borradores que hemos escrito en función de la información que más compartimos con otras personas y que han sido guardados como plantillas o respuestas prediseñadas con el objetivo de evitar tener que teclear o copiar y pegar dicha información una y otra vez y, de esta manera, ahorrar tiempo.
Los usos que se le pueden dar varían. Cada persona y profesión son distintas. Tendrás que estudiar tus rutinas y tu tipo de correo para detectar en qué casos merece la pena crear respuestas prediseñadas. A continuación tenéis algunos de los más comunes.
- Información personal
Son muchas las ocasiones en que hemos de enviar nuestros datos fiscales, número de cuenta, dirección… si es algo que hacemos habitualmente es mejor crear una respuesta prediseñada.
- Acuse de recibo
Si gestionas un gran volumen de emails es aconsejable crear una plantilla con un saludo y algo que indique que has recibido la información y en breve te pondrás en contacto. Así evitamos perder tiempo escribiendo estos correos.
- Respuestas frecuentes
Para dar respuesta a preguntas que nos hacen habitualmente y que se repiten una y otra vez podemos crear una respuesta prediseñada con la información pertinente para evitar perder tiempo en volver a escribirla.
- Instrucciones y paso a paso
En ámbitos como IT, Atención al cliente o Soporte lo ideal es crear respuestas automáticas con las instrucciones para aquellos correos que más suelen recibir: cómo configurar una cuenta, cómo y dónde realizar descargas, cómo activar alguna opción…
- Tarifas de productos y servicios
Si eres freelance o recibes peticiones de tarifas y precios de tus productos o servicios puede interesarte tener lista una respuesta prediseñada con toda la información correspondiente. Ahorrarás mucho tiempo y darás una respuesta rápida.
Aquí os dejamos un tutorial sobre cómo crear respuestas prediseñadas para nuestro webmail.
Tomarnos la molestia de detectar aquellos casos en que nos es de gran ayuda una respuesta prediseñada y redactar el contenido de estas nos permitirá perder menos tiempo con el correo electrónico y ahorrar mucho tiempo que podremos dedicar a otras tareas que sean más importantes.
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