Un resumen de proyecto (project brief en inglés) es un documento que proporciona una descripción general del proyecto que se está por comenzar. Sin embargo, este documento a menudo se pasa por alto o se apresura. Por lo tanto, creamos esta guía para ayudarte a crear la versión más efectiva para tu próximo proyecto. ¡Manos a la obra!
Tabla de Contenidos.
¿Cómo hacer un resumen de proyecto?
La forma en que abordes la redacción de un resumen para tu proyecto, así como lo que incluyas en el documento en sí, depende del tipo de proyecto en el que estés trabajando, así como de las personas que participan en él.
Independientemente del estilo o los detalles de tu informe, deseas que los documentos sean efectivos al hacer que tanto tu equipo como las partes interesadas puedan consultarlos fácilmente y que fluya de forma natural y, por lo tanto, tenga todo el sentido.
Aquí hay una guía básica sobre cómo puedes abordar el resumen de tu proyecto:
Paso 1: identifica a tu cliente.
Inicialmente, debes describir para quién se está creando el proyecto, ya sea que simplemente describa el perfil de tu empresa o un cliente externo.
Permitir que tu equipo y los gerentes de proyecto conozcan al cliente y la marca les ayuda a trabajar de manera más eficiente hacia los objetivos finales, así como a comprender el propósito detrás del proyecto.
Paso 2: Explica el proyecto.
Las partes interesadas, los miembros del equipo y los gerentes de proyecto deben conocer una descripción general del proyecto para que sepan lo que implica y en qué estarán trabajando o esperando.
Puedes hacer que esta parte de tu resumen sea tan detallada como desees, aunque recuerda que entrar en los detalles inadecuados hará que el resumen sea demasiado extenso y frustrará el propósito detrás de él.
Puedes explicar qué partes interesadas serán responsables de implementar el proyecto, así como qué se necesitará para la implementación del mismo.
Paso 3: Describe los objetivos y las métricas de éxito.
Saber cuáles son los objetivos y cómo se relacionan con las metas de la empresa puede ser una excelente manera de mantener motivados a los miembros del equipo.
También mantiene a todos en el camino correcto, asegurando que todo el equipo esté trabajando hacia los mismos objetivos.
Lo ideal es que dichos objetivos del proyecto formen parte de toda la planificación y los documentos del proyecto inicial.
Puedes utilizar el principio SMART para ayudarte a establecer los objetivos del proyecto. SMART significa específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.
Paso 4: Establece una línea de tiempo del proyecto.
Si cumples los objetivos de tu proyecto dentro del plazo establecido habrás dado el primer paso para entregar un proyecto exitoso y, por lo tanto, debes incluirlo en el resumen.
Resumir tu cronograma en tu informe permite a los miembros del equipo y a los gerentes de proyecto conocer las fechas clave y los hitos dentro del proyecto. Remitirse constantemente a la línea de tiempo del proyecto que describes también ayuda a evitar retrasos innecesarios en el proyecto.
Paso 5: Identifica tu público objetivo.
Quieres asegurarte de entregar un proyecto que cumpla con las demandas de tu público objetivo, ¿verdad?
Conocer al público objetivo ayudará a comprender y proporcionar información importante sobre cómo satisfacer mejor sus necesidades.
Paso 6: Define el alcance del proyecto.
La variación del alcance es un factor importante por el que muchos proyectos se retrasan, exceden el presupuesto o incluso terminan fracasando.
Esbozar desde el inicio de tu proyecto, es decir, en el sumario, exactamente lo que entra y lo que no entra en el alcance del proyecto ayuda a evitar el deslizamiento del alcance a medida que avanza el proyecto.
Describe cuáles son los entregables del proyecto, qué características se esperan, qué tareas deben realizarse y qué plazos se espera que se cumplan.
¿Quién se encarga de crear un resumen del proyecto?
La persona principal a cargo de la creación de este resumen es el director del proyecto, debido a que la naturaleza del documento es una parte fundamental de la fase de inicio del ciclo de vida de un proyecto.
Al crear el resumen del proyecto, los gerentes de proyecto también reciben ayuda en la creación de otros documentos que son responsables de crear, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto y la administración de recursos.
Dado que el resumen del proyecto gira en torno al alcance del proyecto y los objetivos que se espera lograr al finalizar el mismo, los gerentes de proyecto recurrirán a las partes interesadas y los clientes para obtener la información necesaria para crear el documento.
Por lo tanto, mientras el jefe de proyecto es el encargado de formular este documento, no trabaja solo e involucra y se refiere a otras personas importantes que están involucradas en el proyecto, como el equipo que trabajará en él.
Cuanta más investigación se ponga en la creación de dicho documento y la preparación necesaria para hacer el resumen, más eficaz será y más probable será que se vuelva a consultar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cómo hacer un resumen de proyecto: palabras de cierre.
Esperamos que el «Resumen de Proyecto» haya pasado de ser un documento misterioso, y que ahora puedas confeccionarlo sin ningún problema. Basta con seguir los puntos y seguramente lo tendrás listo en un santiamén.
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