Algunos tips para mejorar la eficiencia de nuestro Outlook

Son muchos los trucos y maneras de conseguir que nuestro correo electrónico sea más productivo, pero hoy nos queremos centrar en Outlook. Son pequeñas las diferencias que hay entre los distintos servidores de correo pero existen y hay que tenerlas en cuenta. Por eso desde Interbel s) os daremos algunos tips para usar con Outlook y conseguir que sea más eficiente.

Trucos útiles para cualquier servicio de correo

Todos los servicios de correo guardan algunas similitudes que nos pueden facilitar su uso y es por eso que estos trucos nos pueden servir para cualquier servicio de correo electrónico, ya sea Gmail, MDaemon, Outlook o cualquier otra opción.

Modo conversación

Outlook, al igual que otros servicios de correo, nos permite activar el modo conversación para conservar el histórico de mensajes en un solo hilo. Es tan sencillo como activar la opción “ver como conversación” en la ventada de opciones de vista y se puede utilizar para una sola carpeta o para todo el conjunto.

Carpetas de favoritos

La mayoría de nosotros trabajamos con un número reducido de carpetas de correo. Por ello existe una forma mucho más sencilla de acceder a ellas, se trata de añadirlas a favoritos. Una vez englobada en esa categoría aparecerán en la parte superior de la columna izquierda y podremos acceder a ella sin necesidad de buscarla cada vez y perder más tiempo del necesario.

Clasificación de correos

Como en todos los servicios de correo podemos hacer una clasificación de los emails entrantes redirigiéndolos a las carpetas deseadas antes de llegar a la bandeja de entrada. Lo que debemos hacer es especificar los criterios selectivos que queramos establecer y a partir de ahí nuestros correos llegarán directamente a la carpeta definida dejando la bandeja de entrada libre (Inbox 0).

Tips específicos para Outlook

Estos tips seguramente también sean aplicables a otros clientes de correo, pero desde Interbel s) hemos querido remarcarlos especialmente para Outlook.

Reenviar con un solo clic

Outlook nos ofrece una opción muy atractiva y que nos puede facilitar enormemente nuestra tarea. Hemos recibido un email importante que tenemos que reenviar a una persona (ej.: al nuestro jefe). En lugar de realizar todo el proceso de reenviar, Outlook nos da la opción de hacerlo a través del clic derecho y seleccionar a la persona que queramos enviarlo (al jefe) mediante una acción rápida.

Enviar los documentos desde Word

Una de las grandes ventajas que nos da Outlook para aquellos que trabajamos con Windows es el enlace directo con Word. Ello nos facilita sobremanera el enviar documentos mediante correo electrónico. Es tan fácil como seleccionar “archivo” y luego “guardar y enviar” en Outlook 2010 o “compartir” y “correo electrónico” para Outlook 2013. Después de eso sólo nos queda seleccionar el formato y automáticamente el documento se añadirá como archivo adjunto al correo de Outlook. Este mismo truco nos funcionará, también,  en Excel y Powerpoint.

Traducir nuestros correos

Este es uno de los tips más útiles para aquellas personas con dificultades para las lenguas extranjeras. Siempre que no entendamos  un fragmento o queramos traducir un fragmento que hemos escritos nos bastará con darle al clic derecho y seleccionar “traducir” para salir del paso. Hemos de tener en cuenta que se trata de traducciones automáticas, con lo que siempre tendremos que repasarlas.

Estos son solo algunos tips o trucos que nos pueden ayudar a hacer de nuestro Outlook una herramienta más eficiente y así mejorar nuestra productividad para con el correo electrónico, pero son muchos los que existen y poco a poco iremos desvelando.