Tips básicos para crear correos electrónicos de forma eficaz

Escribir y mandar un mensaje es algo que el hombre hace desde hace millones de años. Forma parte de nuestra naturaleza comunicarnos con los demás y en los últimos años una de las maneras más utilizadas para ello es crear correos electrónicos. Muchos de nosotros pasamos horas leyendo y redactando mensajes sin saber si son realmente eficaces. Es más, muchos de nosotros cometemos algunos errores que con el tiempo hemos ido aceptando.

Tips a tener en cuenta

Cada vez que redactamos un correo electrónico, la mayoría lo hacemos sin pensar en qué o cómo queremos expresarlo y es algo de suma importancia. Nos ponemos a escribir el email y vamos soltando nuestras ideas sin tener en cuenta la estructura del mensaje. Hoy, en Interbel s), os daremos algunos tips básicos que debemos tener en cuenta a la hora de crear  correos electrónicos  para que este sea efectivo.

¿Qué quiero comunicar con mi mensaje? No sólo hemos de pensar en qué queremos decir. También hemos de tener en cuenta como lo decimos. El uso de mayúsculas o el abuso de negrita son aspectos negativos que perjudican la comunicación y pueden hacer sentir incomodo al receptor.  Por eso es muy importante prestar tanta atención a la forma como al contenido.

Saludar y despedirse. En ocasiones nos centramos tanto en responder el mensaje que nos olvidamos de saludar y/o despedirnos de nuestro interlocutor. Esto es algo que hemos de hacer siempre, aunque hayamos mandado un mensaje cinco minutos antes. Saludar y despedirnos denota una muestra de respeto hacia nuestro receptor.

Enumerar preguntas. Lo más sencillo y eficaz si tenemos preguntar para nuestro receptor es enumerarlas en una lista, así facilitamos que nos respondan de manera fácil y rápida. Además el cuerpo del mensaje se verá más claramente.

Un párrafo, una idea. Esto es muy sencillo: cada vez que queramos exponer una idea lo idea es hacerlo en un párrafo nuevo. Así el esquema del mensaje será más claro y fácil de responder. Le ahorraremos tiempo a nuestro interlocutor, pues no tendrá que dedicarle más tiempo del necesario para descifrar el mensaje.

Evitar la redundancia. Para que un mensaje sea efectivo ha de ser sintético y claro, con lo que repetir una idea varias veces o añadir elementos que no tienen relación con ella hará que nuestro mensaje pierda eficacia.

Tipografía común. En ocasiones pensamos que poner un tipo de letra muy elaborado o con filigranas embellece el email. Es cierto, pero también dificulta su lectura y con ello hace perder el tiempo a nuestro interlocutor.

Cuidado con el registro. Muchas veces tenemos que escribir un email a alguien con quien no tenemos una relación cercana y sin darnos cuenta le tuteamos. Es de gran importancia saber el tipo de relación que nos une con el interlocutor y comunicarnos en consecuencia. Hemos de evitar utilizar el “registro cruzado” en un mismo email.

Estos tips, junto con otros consejos que encontrareis en nuestro post Las 10 reglas del email productivo, nos ayudarán a conseguir que nuestros emails sean más efectivos y con ello mejoremos nuestra productividad y la de nuestros interlocutores.