Como personas que quieren dar lo mejor de sí en su vida cotidiana, aumentar la productividad en nuestra vida cotidiana es una de nuestras prioridades. O, al menos, debería serlo. Sin embargo, las distracciones están a la orden del día, y tanto un carro frenando en la calle, como el desorden en nuestra área de trabajo (sólo por nombrar algunos), puede hacer que perdamos nuestro foco. Aunque no lo creas, a veces suele tomarnos un tiempo volver de estas distracciones. Por lo tanto, todo lo que podamos hacer para aumentar la productividad será una gran ayuda. Hoy, queremos contarte cómo algo tan sencillo como el archivado de correo puede facilitar tu vida como no te imaginas.
¡Vamos allá!
La importancia del archivado de correo.
Como comentábamos al principio, las distracciones, o el desorden en nuestro espacio de trabajo, pueden afectar nuestra productividad. Por eso, hoy queremos explicarte de qué hablamos cuando nos referimos al archivado de correo. Comencemos un poco hablando de la importancia del correo electrónico.
Después de más de cuarenta años de existencia y de convertirse en la principal herramienta comunicativa para las empresas, el correo electrónico es uno de los recursos más valiosos en el ámbito empresarial. La información que se envía a través de esta herramienta supone más de un 75% de la información crítica de la empresa, por lo que es muy importante almacenar toda la información y gestionarla bien para aumentar nuestra productividad.
Piensa en un escritorio lleno de informes, notas, y diversos documentos. Imagina que tienes que encontrar un pequeño recibo de una compra que hiciste hace tres semanas. ¿Piensas que será sencillo? Sin un sistema que te ayude a clasificar tus papeles, encontrar ese recibo puede tomarte horas, ya que es posible que se escondiera entre los demás, o incluso hubiera sido destruido por casualidad. Tu productividad se vería perjudicada, ya que algo que debería tomar apenas unos segundos tomaría muchísimo más.
Ahora, pasemos esto al correo electrónico, y te darás cuenta de que es prácticamente lo mismo.
¿Qué entendemos por archivado de correo?
Sin que nos demos cuenta, necesitamos aprender a gestionar toda la información que acumulamos en el email con el paso del tiempo. La mayoría de la veces, esta información llega a nuestra bandeja de entrada y se queda ahí sin que hagamos nada.
El archivado de correo consiste en hacer una copia de los datos para retenerlos a largo plazo (años o décadas), y en una ubicación segura que tenga un acceso muy restringido.
Aunque no es obligatorio, en la mayoría de ocasiones los datos originales se eliminan después de realizar el archivado. Esto permite a la empresa disponer del espacio que antes ocupaban estos datos y tenerlo disponible para un futuro.
Archivar el correo puede servir para múltiples propósitos. El más habitual es ayudar a localizar algunos datos críticos necesarios una vez transcurrido un largo período de tiempo (pensemos en nuestro ejemplo del recibo perdido).
Otro propósito puede ser disponer de dichos datos para utilizarlos como prueba legal, en caso de ser necesario.
La importancia de contar con una solución efectiva.
Ahora debes estar preguntándote cómo organizar tu correo electrónico. ¿Podrías hacerlo manualmente? Quizás. Sin embargo, esto puede hacerte perder mucho tiempo, y desperdiciarlo es algo que no quieres hacer cuando persigues la productividad. Por eso, hoy queremos presentarte una solución que puede hacerlo por ti, ahorrándote mucho tiempo y esfuerzo. MailStore te ayudará facilitando el acceso a antiguos correos, entre otras cosas. ¡Veamos qué más puede hacer por ti!
1. Mejor administración de almacenamiento.
Mailstore centraliza todos los registros en un único lugar, lo que nos permite acceder a ellos de manera fácil y rápida. Gracias a esto, se reducirá el tamaño de nuestro buzón de correo, borrando aquellas carpetas que no sean necesarias.
Recordemos que el email no desaparece por sí solo, pues queda guardado en el archivo.
2. Estamos protegidos en caso de perder datos.
Archivando los correos electrónicos en el momento de su llegada, evitamos su pérdida por problemas técnicos o destrucción indebida. Esto nos permite acceder a ellos y leerlos siempre que queramos.
3. Aumenta nuestra productividad.
Conservar los emails en un solo lugar hace que el acceso a los mismos sea más fácil y rápido, lo que nos permite ahorrar tiempo y mejorar nuestra eficiencia en el trabajo. Además, puedes gestionar de forma segura gran volumen de los correos antiguos, y encontrar la información cuando la necesites, incluso de correos de usuarios que ya no están activos.
4. Ahorro de costes.
Aglutinar todos los correos electrónicos en un archivo nos permite ahorrar espacio en nuestro equipo y agilizar todos los procesos relacionados con las actualizaciones, copias de seguridad, mantenimiento, etc.
Esto nos ayuda a reducir los costes en Infraestructura Informática y, lo hace aún más, si este archivo se encuentra en Internet.
5. Seguridad legal.
En la mayoría de los países existe una fuerte legislación respecto al almacenaje de los emails en las empresas, por lo que contar con Mailstore es una buena idea.
MailStore está certificado en cumplimiento GDPR. Podrá cumplir los requisitos legales de almacenimiento y auditoría de correo a largo plazo.
Archivado de correo: palabras de cierre.
Como has podido ver, contar con un arvhivador de correo puede eliminar varios dolores de cabeza, y ayudarnos a mejorar la productividad en nuestro trabajo cotidiano. Por eso, hoy queremos invitarte a descubrir MailStore y todos los beneficios que tiene para ti.
Pruébalo sin gastar ni un centavo… ¡Y luego nos cuentas!
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Por qué descargar MailStore:
- Nunca más perderás correos, incluso de cuentas que ya no existan.
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- El correo funcionará más rápido y liviano. Ahorrarás espacio.
