Llega septiembre y, con ello, la vuelta al trabajo. Pero este año es distinto. Muchos de nosotros volvemos a trabajar pero no a la oficina. Esto hace que el panorama de las reuniones también cambie y que las empresas deban plantearse como hacer reuniones virtuales efectivas.

Debido a la crisis provocada por el Covid-19, son muchas las empresas que han decidido mantener el teletrabajo como forma de trabajo.

Uno de los principales desafíos para los gerentes será conseguir que las reuniones virtuales sean efectivas y ayuden a garantizar que la moral y la productividad de sus trabajadores se vean lo menos afectadas posibles.

El problema con estas reuniones es que pueden ser un arma de doble filo: por un lado pueden ser muy efectivas para el equipo, pero, por el otro, también pueden ser una pérdida de tiempo y productividad absolutos.

Consejos para tus reuniones virtuales efectivas

Las reuniones virtuales son una parte habitual dentro del “flujo” de trabajo y pueden ser útiles para mantener el compromiso y la conexión de los equipos a distancia.

Sin embargo, desarrollar reuniones virtuales efectivas supone un reto para los gerentes pues para la mayoría de asistentes las reuniones acaban siendo un aburrimiento y poco productivas.

Para ayudaros a conseguir reuniones virtuales efectivas y de éxito, os presentamos los siguientes 10 consejos.

1.      Tener todo lo relativo a la conectividad bajo control

A todos nos ha pasado que en el momento de empezar la reunión surgen los tan tediosos problemas técnicos. Esta situación impacta en el ánimo del equipo y suponen una pérdida de tiempo enorme.

Contar con un soporte telefónico o de mensajería instantánea para comunicar y solucionar estas incidencias puede ser muy útil para minimizarlos y que todo siga su curso.

2.      Tener en cuenta aspectos de seguridad y privacidad

Ahora más que nunca es muy importante tener presente la seguridad y privacidad de todas las comunicaciones y equipos de la empresa. El aumento del teletrabajo ha provocado que los ciberataques aumenten, por lo que es de vital importancia hacer especial hincapié en este aspecto.

Contar con un buen software de seguridad adaptado a las necesidades de la empresa, ayudará a tener ese aspecto bajo control y evitar posibles fallas de seguridad y/o filtración de datos.

Desde Interbel s) os recomendamos utilizar GData, la solución de ciberiseguridad integral para las empresas.

3.      Elegir la herramienta de reuniones remotas adecuada a las necesidades de la empresa

Actualmente disponemos de una gran cantidad de tecnología y aplicaciones que hacen que el proceso de organizar una reunión sea más fácil, rápido y colaborativo. La clave para que nuestra reunión sea un éxito es escoger la herramienta que más se adapte a nuestro equipo.

Para saber cuál es la mejor herramienta es necesario que nos preguntemos cuáles son las funcionalidades que necesitamos para la reunión.

Algunas de las herramientas más habituales son Zoom, Microsoft Teams, Skype, o Google Hangouts, entre otras.

4.      Evitar horarios conflictivos

El teletrabajo permite a todos trabajar desde el lugar que más les convenga en cada momento, pero esto puede suponer una dificultad añadida para las reuniones virtuales si se cuenta con un equipo que se extiende a través de varias zonas horarias.

Para asegurarse que la reunión sea eficaz y tenga éxito es vital tener en cuenta las horas de origen de cada una de las ubicaciones para que todos los asistentes puedan estar presentes sin suponerles un agravio en su jornada habitual.

5.      Invitar únicamente a las personas imprescindibles

¿Quién no ha asistido a una reunión en que no ha participado o donde algunos participantes no han mostrado atención porque, sencillamente, no deberían estar ahí?

Convocar únicamente a los asistentes que necesiten estar y participar en la reunión puede parecer obvio, pero hay quien convoca a todos sus compañeros sin que estos deban estar en la reunión o a quienes se les puede informar mediante otra vía comunicativamente como puede ser un email o una llamada.

Hacer partícipe de la reunión a la gente que realmente ha de estar nos garantizará que la reunión sea eficaz y productiva para todos los participantes.

6.      Comunicar el propósito de la reunión

Seguro que en alguna ocasión te han convocado a una reunión sin informarte sobre el objetivo de esta o sin incluir la agenda. Esto ocurre más a menudo de lo que creemos.

Cuando un participante se conecta a una reunión sin saber sobre que tratará, es muy probable que deje de prestar atención al poco tiempo de empezar.

Sin embargo, si el participante ha recibido la agenda previamente habrá podido pensar en ello y tendrá más posibilidades de hacer aportaciones valiosas sobre la reunión.

7.      Determinar el tiempo de la reunión

Estar atendiendo una reunión frente a una pantalla hace que nuestra concentración sea menor que si estamos atendiendo en persona. Por lo que cuanto más corta sea la reunión mejor.

¿Quién no ha asistido a una reunión que se alarga en el tiempo y de la que no se saca nada en claro? Esto es lo peor que puede ocurrir. Alargar una reunión y que no sea fructífera es el peor enemigo de la productividad.

Marcar un tiempo para atacar todos los puntos de la agencia establecida nos ayudará a mantener el ritmo y que la reunión sea realmente efectiva para todos los asistentes.

8.      Ser un buen anfitrión

Como anfitrión de la reunión es imprescindible conectarse 5 minutos antes (como mínimo) para asegurarnos que todo es correcto e ir dando la bienvenida a los asistentes uno a uno.

Otro aspecto que marcará la diferencia es la presentación de los asistentes. En reuniones donde se conectan muchos participantes es probable que algunos de ellos no se conozcan entre sí. Por lo que es ideal, dedicar un breve tiempo a presentar a los asistentes conectados e indicar qué funciones realizan. Así el ambiente será más cercano.

Así mismo, cuando se envíe la convocatoria para la reunión o en el correo de conclusiones de la misma, haz que los destinatarios puedan ver las direcciones del resto de participante. Esto facilitará la interacción entre los compañeros de reunión y dará una mayor sensación de grupo a los participantes.

9.      Fomentar la participación

Para que nuestra reunión sea un éxito hemos de conseguir que los asistentes participen en la misma y evitar que sea un monologo por nuestra parte. Para ello es útil el uso de preguntas abiertas, consultar la opinión de los participantes o hacer que intervengan más participativamente, como por ejemplo para presentar resultados o hablar sobre un tema específico.

A su vez, es muy importante que cuando un compañero este hablando practiquemos la escucha activa. Realizar pequeños gestos de asentimiento ayuda a proporcionar mayor seguridad a quien tenga la palabra. Repreguntar y reafirmar frases ya dichas, nos permitirá enlazar los discursos y seguir el hilo de las conversaciones.

Estas pequeñas acciones nos permitirán aumentar la interacción con nuestros participantes y que, con unas buenas conclusiones, sientan que la reunión ha valido la pena.

10.  Compartir el contenido más importante y solicitar feedback

La mejor manera de saber si una reunión ha sido efectiva es recoger los comentarios de los participantes y conocer su opinión. Esto nos ayudará a saber si la reunión ha sido realmente efectiva e ir mejorando en los encuentros siguientes.

Por otro lado, ofrecer a los participantes un resumen escrito de la reunión donde se destaquen los principales temas tratados puede resultar muy útil para asegurarnos que la información tratada es recibida por todos los participantes y asegurarnos que los participantes tengan claro sus tareas en caso de haberlas determinado durante la reunión.

Para finalizar, nos gustaría compartir con vosotros nuestra experiencia con el teletrabajo y las reuniones virtuales.