Crear un archivo local Exchange vs. Mailstore Server. ¿Cuál es la mejor opción?

Trabajas con Microsoft Exchange Server pero no sabes cuál es la mejor opción para que el archivo del email asegure que la información que contiene sea fácilmente localizable y se cumplan los requisitos que desde el gobierno se exigen a las empresas. No te preocupes, nosotros te contamos las opciones que hay.

Hay dos escenarios que desde el departamento de TI han de considerar. La posibilidad de trabajar con el propio archivo local Exchange o contar con una herramienta complementaria como Mailstore Server.

Veamos cuales son las características de estos dos escenarios.

Escenario 1: crear un archivo local Exchange

Microsoft Exchange Server brinda la oportunidad de crear un archivo local adicional para cada buzón de correo al que mover los emails de forma manual o automática.

La configuración de este sistema garantiza que los correos electrónicos no se eliminen de Exchange durante les períodos de retención correspondientes. Para que esto ocurra, pero, los parámetros de configuración han de ser correctos.

Para este escenario es importante que la infraestructura cumpla con una serie de requisitos que te contamos a continuación.

Capacidad de almacenamiento

Los correos electrónicos pueden llegar a almacenarse hasta 10 años, dependiendo de las políticas de retención configuradas. Esto hace que la capacidad de almacenamiento necesaria aumente de forma drástica.

Además, hay que tener en cuenta que Exchange ya no ofrece el almacenamiento en instancia única (SIS), lo que provoca que emails idénticos y archivos adjuntos se almacenen varias veces.

Comparando con anteriores versión, la última versión de Exchange requiere una capacidad de almacenamiento de entre un 20 y un 50% mayor para dar respuesta a todos los requisitos.

Backup

Al utilizar archivos locales, el tamaño de almacenamiento de Exchange puede aumentar de forma rápida en poco tiempo. Por lo que las empresas han de estar preparadas para garantizar un sistema de copias de seguridad que puedan manejar este aumento de volumen.

Los factores clave para garantizar las copias de seguridad del sistema son la capacidad de almacenamiento – anteriormente comentada – y el tiempo de disponibilidad de la copia de seguridad.

Recuperación de archivos

Al aumentar los datos que se almacenan, también aumenta la cantidad de los mismos que se ha de restaurar. Por lo que la recuperación de archivos sufre un aumento de tiempo y es más costosa de realizar.

Para minimizar esta sobrecarga, las empresas han de reducir los tiempos de inactividad en función del volumen de datos y el tamaño de la empresa mediante la aplicación de políticas de almacenamiento adecuadas para el archivado de datos redundantes.

Redundancia

Dado que los tiempos de inactividad entre el back up y la recuperación de archivos pueden excederse debido al elevado volumen de archivos,  Exchange recomienda utilizar los Grupos de Disponibilidad de Bases de Datos (DAG). Esto hace que se deba utilizar la tecnología de Windows Failover Cluster.

Licencias

Microsoft Exchange requiere que, además de una licencia de acceso de cliente (CAL) estándar, las empresas compren una licencia Enterprice para asegurar el archivado de cada uno de los buzones de correo de que dispone.

Administración

Debido a que las configuraciones de los archivos locales tienen un amplio alcance y, en ocasiones consecuencias irreversibles, es de vital importancia que los administradores de TI busquen soporte antes de implementar este tipo de escenario.

Escenario 2: Utilizar Mailstore Server, una herramienta de archivado complementario

Microsoft Exchange también ofrece la posibilidad de utilizar herramientas de archivado de correo complementarias que se integran en el sistema de forma fácil.

En la actualidad existen varias soluciones que incluyen hardware, software y productos SaaS pero no todas ellas funcionan del mismo modo. Desde Interbel s) os recomendamos utilizar Mailstore Server, la herramienta que mejor se adapta a Exchange.

Mailtsore Server utiliza la típica configuración de registro diario; que garantiza que los correos electrónicos se copian en el archivo externo de forma inmediata después del envío y/o recepción. Esto ayuda a proteger todos los datos de posible manipulación, además, de ayudar a reducir la carga de trabajo para Exchange.

Esta solución de archivado ofrecer grandes ventajas a las empresas  entre las que se encuentran las siguientes.

Capacidad de almacenamiento

Al almacenar los datos en una herramienta externa, la capacidad de almacenamiento asignada al servidor de Exchange puede mantenerse en un nivel bajo porque los emails antiguos no se almacenan en el.

La desduplicación también reduce de forma significativa los requisitos de almacenamiento ya que los emails y archivos adjuntos idénticos se guardan una única vez por lo que no es necesaria tanta capacidad.

Back up

No es necesario aplicar requisitos adicionales a las copias de seguridad de Exchange dado que el tamaño de almacenamiento de este siempre se mantiene en un nivel bajo.

Mailstore Server aplica una arquitectura de archivo optimizada para que las copias de seguridad sean incrementales utilizando, únicamente, el software de copia de seguridad estándar.

Recuperación de archivos

Al mantener el volumen de almacenamiento en un nivel bajo, no se requiere un más tiempo para restaurar los archivos.

El impacto negativo producido por el tiempo de inactividad del sistema puede reducirse debido al almacenamiento de los datos redundantes en forma de archivo externo.

Redundancia

Durante una interrupción del servidor de Exchange, los correos electrónicos permanecen disponibles para los usuarios a través del archivo. Por lo que los efectos negativos causados por los tiempos de inactividad anteriormente comentados se ven reducidos.

Licencias

Al utilizar una solución de archivado externa no es necesario adquirir licencias de Microsoft Exchange adicionales. Pero sí que es necesario adquirir las licencias de usuario de Mailstore.

Administración

La configuración e instalación de Mailstore Server puede realizarse de forma autónoma ya que no realiza ningún tipo de cambios en Exchange Server. Por lo que no se han de tener en cuenta posibles riesgos.

Comparación entre los dos escenarios

En esta infografía podréis encontrar una breve comparativa entre los dos escenarios que pueden darse para el archivado de correo en Microsoft Exchange.

Crear un archivo local en Microsoft Exchange requiere de una gran infraestructura de TI que, únicamente, las grandes empresas pueden asumir debido al elevado número de requisitos y costes que esto supone. Sin embargo, utilizar una herramienta de archivado de correo complementario como Mailstore Server reduce de forma significativa la infraestructura de TI requerida, por lo que convierte este escenario en la mejor solución para pequeñas y medianas empresas.

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