El Archivado de Correo Electrónico: ¿Qué es?

El medio de comunicación más utilizado en la empresa a nivel global es el correo electrónico y, como todos sabemos, la información que se envía por email no se almacena en ningún otro lugar, sino que permanece en los buzones de los usuarios. Además, cada vez son más los países que requieren el cumplimento de normativas más estrictas (HIPAA, FERPA, GoBD, LOPD…)

Muchos responsables de pequeñas y medianas empresas se plantean como enfrentarse a estos desafíos y encuentran la opción del archivado de correo. Pero, ¿qué significa el término “archivado de correo electrónico” y que ventajas nos ofrece?

La gestión del correo electrónico, un gran reto

En 2017 se enviaron 269 mil millones de emails cada día en todo el mundo. Esta cifra no ha hecho más que aumentar en los últimos años y no es de extrañar que ahora se prefiera la comunicación por correo electrónico frente a otros medios como el fax o el correo convencional.

Para muchas empresas el buen funcionamiento del email se ha vuelto indispensable. Una gran cantidad de información se envía todos los días mediante esta vía incluyendo facturas, contratos y otra información relacionada con los negocios. Cada usuario es responsable del contenido y el procesamiento de los datos obtenidos. Por lo que es importante tener en cuenta que el archivado de correo electrónico puede ayudar a procesar y archivar esta información de manera sistemática.

El archivado de correo electrónico nos sirve principalmente para documentar y prevenir la pérdida de datos. Al hacerlo, los emails se almacenan de forma segura y sus contenidos se mantienen sin cambios. También se pueden restaurar si fuera necesario para que el contenido importante no se pierda. Un principio importante que se debe tener en cuenta es que el principal propósito del archivo es recuperar los datos y ponerlos a disposición de la empresa durante un período de tiempo largo.

La evolución del archivado de correo electrónico

El archivado de correo electrónico no ha sido siempre como lo conocemos hoy día. En los primeros días del email, el archivo consistía en confiar en los usuarios. Las empresas confiaban en sus empleados para administrar sus propios archivos de correo electrónico en sus clientes de email.

Posteriormente, cuando los departamentos de TI empezaron a introducir el concepto de copia de seguridad, se comenzaron a hacer copias de seguridad de los correos electrónicos individuales o incluso de los servidores de email completos, pero no la búsqueda de correos no era común, sobre todo para los usuarios finales. Cuando se necesitaba restaurar un email se podía tardar semanas en encontrarlos. El personal de TI necesitaba restaurar copias de seguridad completas y luego buscar el email en particular.

Hoy en día, los usuarios finales pueden buscar un solo correo electrónico en segundos y restaurarlo por sí mismos.

¿Qué tipos de archivado de correo electrónico existen?

Decides archivar tu email pero no sabes cuál es la estrategia correcta. En ese sentido, los administrados de TI de la empresa han de centrarse en la infraestructura de correo electrónico interna. Esto quiere decir que tiene que elegir entre el archivado del lado del servidor o del lado del cliente.

ARCHIVADO DE CORREO ELECTRÓNICO DEL LADO DEL SERVIDOR

El archivado del email del lado del servidor es un archivado centralizado y automatizado que funciona independientemente de un usuario final. Este tipo de archivado es el más popular y utilizado en buzones como Office 365, Exchange o Gmail.

Este tipo de archivado es la mejor estrategia para aquellas empresas que quieren mantener el control sobre todas la comunicaciones de email relevantes, minimizar el trabajo para el departamento de TI y cumplir con las regulaciones y leyes de la industria.

ARCHIVADO DE EMAIL DEL LADO DEL CLIENTE

En este tipo de archivado es el usuario mismo quien debe configurar el archivo del lado del cliente. En consecuencia, el usuario esta al cargo del proceso de archivo. El archivado del lado del cliente utiliza habitualmente una conexión con un buzón POP3, un cliente de correo electrónico local (Outlook, Thunderbird…) y se adopta una estructura de carpetas correspondiente.

CORREO ELECTRÓNICO ARCHIVADO LOCAL O ARCHIVADO EN LA NUBE

Una vez se haya escogido el tipo correcto de archivado de correo electrónico según la infraestructura interna del email y sus necesidades, se puede elegir entre una solución local o en la nube.

Para una solución local, el software se compra y se ejecuta de forma autónoma en el propio servidor de la empresa. Esta es una opción si la empresa cuenta con su propio departamento de TI con servidores locales o sí cuenta con un servidor en la nube y desea mantener el archivo local de los emails.

Si se utilizan servicios en la nube, la responsabilidad del mantenimiento y la operación recae en el proveedor. Todos los datos se encuentran en el sistema del proveedor. Si, por el contrario, se escoge el archivado en la nube, se ha de optar por el nivel máximo de disponibilidad y seguridad.

Las ventajas del archivado de correo electrónico

El archivado del email cuenta con una serie de beneficios para la empresa que han de tenerse en cuenta. Descubre cuales son en nuestro artículo 5 beneficios, para las empresas, del archivado de correo electrónico con Mailstore

ARCHIVAR EL CORREO ELECTRÓNICO NO ES LO MISMO QUE HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD

Habitualmente se confunden los términos archivas y realizar copias de seguridad como sinónimos. Por lo que en la mayoría de casos se supone que hacer una copia de seguridad es suficiente. Pero no es así, una copia de seguridad no reemplaza un archivo de correo electrónico.

La copia de seguridad solo hacer una copia de los datos durante un tiempo limitado y permite restaurarla durante ese tiempo. Sin embargo, los requisitos de cumplimento no se tienen en cuenta ni se garantiza la disponibilidad constante o la posibilidad de restaurar emails de gran importancia. En consecuencia, una copia de seguridad no ayuda a cumplir con los requisitos legales y no evita la posible pérdida de datos.

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