Los hábitos menos efectivos en la gestión del email

El correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación más utilizada en el ámbito laboral i la que más quebraderos de cabeza nos da, pues es una de las principales causas que hacen disminuir nuestra productividad.

Es un tema que da para hablar infinidad de cosas y del que ha escrito mucho, pero hoy nos centraremos en aquellos hábitos de gestión que son menos efectivos a la hora de gestionar nuestro correo electrónico.

Explorar por la bandeja de entrada. Subir, bajar, abrir un email, cambiar de página, marcar como no leído, etc. Todo esto nos hace perder el tiempo. Céntrate y sigue algún sistema de procesamiento (one-click rule, Inbox 0…). Hay que evitar entrar en la bandeja de entrada por vicio, solo cuando tengas tiempo para procesarla adecuadamente y así se evitará estar enganchado a ella.

Complicar el archivo del correo. Hemos de evitar añadir carpetas y más carpetas para clasificar todos los emails que tenemos en el email. Lo mejor es decantarnos entre archivar o borrar la información. Una vez decidido, reducimos al máximo el número de carpetas y clasificamos todos los emails en estas (ninguno ha de quedar en la bandeja de entrada). Así cuando utilicemos el buscador para encontrar una información, lo hará de manera rápida y eficaz.

La bandeja de entrada, nuestra lista de tareas. Utilizar nuestra bandeja de entrada como lista de tareas no es nada aconsejable. La entrada constante de emails nuevos nos impide tener un control absoluto de ella. Esto impide que sea un buen gestor de tareas. Hemos de separar nuestro gestor de correo del gestor de tareas.

Justificarnos en todo momento. El resultado de intentar que todo se entienda bien y que no se ofendan son emails muy largos, dispersos y poco concretos. Hemos de evitar justificar todas y cada unas de nuestras respuestas y que nuestro email sea claro y conciso. Si en tres linias no podemos responder al email, mejor llamar. Si planteamos alguna pregunta mejor que sea concreta y que su respuesta sea cerrada.

No darle la importancia necesaria al asunto. El asunto del email es uno de los aspectos clave de este. Si no es claro ni descriptivo de lo que contiene el email, seguramente no lo abran. Además de ser claro y conciso también puede contener etiquetas del tipo no necesita respuesta [NNR], para tu información [PTI], etc.

Abusar del envío en copia. Antes de enviar un email a muchas personas, hemos de pensar si es realmente necesario enviárselo a esas personas. Si no es así, no se lo envíes. Evitarás incluir a gente que no tiene participación en este.

Estos son solo algunos de los hábitos que nos hacen menos efectivos en la gestión del correo electrónico. Y tú, ¿tienes alguno que no hayamos comentado?