Los 7 pasos para conseguir objetivos alcanzables con Asana

Una parte importante de la gestión de equipos es marcar objetivos. Seguro que has tenido que definir los objetivos de tu equipo en más de una ocasión. Sin embargo, y a pesar del tiempo y la energía que le has dedicado, ¿Cuántos de esos objetivos parecen ser relevantes y/o alcanzables?

Establecer objetivos para los equipos puede parecer algo sencillo visto desde fuera, pero no lo es. Asegurarte de que sean objetivos alcanzables requiere práctica. Para conseguirlo es necesario que estén conectados con el trabajo diario. Si entendemos como el trabajo diario se conecta con los objetivos, no solo conseguiremos definirlos, sino que el resto de empleados se sentirá doblemente motivado. ¿Por qué sucede esto? Porque los equipos tendrán claro cuál es el impacto de su trabajo en la empresa.

¿Por qué no se cumplen los objetivos?

Todos sabemos que marcarnos objetivos es imprescindible para que podamos conseguir el éxito, pues no da el mapa de ruta y la línea de trabajo que hemos de seguir.

Sin embargo, en ocasiones se definen los objetivos porque hay que hacerlo pero no porque se vayan a conseguir. Esto puede deberse, principalmente, a estos motivos:

• No se desea con las suficientes ganas. Aunque se traten de objetivos empresariales, es necesario que todos estén motivados para conseguirlos. Si marcas unos objetivos que no sean atractivos y con una motivación importante para tu equipo, es muy probable que este no haga todo lo que esté en su mano para conseguirlo.

• Están muy por encima de la realidad. En muchas ocasiones, cuando nos marcamos objetivos no tenemos en cuenta el esfuerzo real que va a suponer para el equipo y pecamos de optimistas.

• No cuentan con un plan detallado. Suele ocurrir que al marcar el plan para conseguir los objetivos se crea un plan básico pensando que será suficiente, pero no suelen servir. Para conseguir los objetivos es imprescindible que marquemos qué acciones nos ayudaran a conseguirlo.

• Son objetivos a largo plazo. Otro error común es marcar objetivos a largo plazo olvidándonos de establecer hitos intermedios que nos ayudarán a conseguirlo. Cuando se trata de objetivos con un margen de tiempo elevado, solemos dejarlos en stand by porque creemos que hay tiempo de sobra. Sin embargo, cuando quieres ponerte a ello te das cuenta de que el tiempo ha corrido muy rápido y ya no se puede hacer nada para conseguirlo.

Ahora que ya sabemos los motivos por los que, en la mayoría de ocasiones, no se cumplen los objetivos, veamos qué podemos hacer para marcarnos objetivos alcanzables y conseguirlos.

Cómo conseguir marcar objetivos alcanzables

Para marcarnos objetivos que sí vamos a cumplir, es imprescindible que nos planteemos 3 preguntas básicas a las que debemos dar respuesta. Estas preguntas son:

• QUÉ queremos conseguir.

• POR QUÉ lo queremos.

• CÓMO vamos a conseguirlo.

Estas preguntas pueden parecer muy básicas, pero es necesario que las hagamos en el momento de definir los objetivos. ¿Por qué? Pues porque dándoles respuesta conseguiremos marcarnos objetivos que nos resulten factibles y tener claro cuáles son los pasos a seguir.

Paso 1: Analizar la situación

El primer paso a dar es el de analizar cuál es la situación en la que se encuentra el equipo en el momento en que se definen los objetivos. Si no lo tenemos claro, será difícil que sepamos cuan especifico ha de ser el objetivo y tampoco podremos medir los resultados.

Paso 2: Escribir el objetivo

Ahora es momento de escribir todo aquello que queremos conseguir. Pero no vale escribirlo de cualquier manera, no. Hay que redactarlo de una forma concreta. Debemos ser inteligentes y para ello utilizaremos el método SMART marcándonos objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo.

Paso 3: Escoger los motivos

El siguiente paso es saber por qué queremos conseguir eso. Para ello redactaremos una lista de motivos que nos llevan a querer cumplir con ese objetivo en concreto.

Paso 4: Qué pasará

También debemos adelantarnos al futuro y determinar qué pasara. Tanto para lo bueno (conseguimos el objetivo) como para lo malo (no lo logramos).

Con estas razones conseguiremos tener una motivación extra que nos ayudará a conseguir el objetivo.

Paso 5: La planificación

Llegó el momento de planificar. Para ello es importante que tengamos en cuenta si se tratan de objetivos a corto, medio o largo plazo.

Si tenemos un objetivo a medio o largo plazo, lo dividiremos en objetivos más pequeños y cortos en el tiempo para saber qué debemos cumplir cada mes o trimestre para alcanzar el objetivo final.

Si son objetivos a corto plazo, haremos una lista con aquellas acciones que hemos de llevar a cabo para conseguirlo.

Para conseguir cumplir todos los objetivos que nos hemos marcado, deberemos hacer un plan lo más detallado posible donde se reflejen todas las tareas específicas que el equipo ha de hacer durante el primer mes para conseguirlo.

Una vez tengamos todas las tareas, tendremos que ordenarlas según prioridad y/o plazo de tiempo. Para ello nos será muy útil contar con herramientas específicas de organización del trabajo como Asana. En ella tendrás toda la información en un único lugar y todos los miembros del equipo podrán ver el progreso en tiempo real.

Paso 6: Supervisar el progreso

El siguiente paso es la supervisión. Una vez tengamos los objetivos definidos, no debemos olvidarnos de ellos.  Es necesario que formen parte de nuestro trabajo diario. Para ello, programaremos reuniones de revisión de manera periódica y, así, asegurarnos que el trabajo está alineado con los objetivos generales.

Asana cuenta con una función específica para obtener información en tiempo real sobre cómo el trabajo del equipo contribuye directamente a los objetivos estratégicos de la empresa. Esto nos ayudará a ver qué porcentaje del objetivo se ha completado y compartir actualizaciones de progreso con los involucrados en el mismo.

Paso 7: Revisar el impacto

Si nos marcamos objetivos regularmente, es posible que algunos no los consigamos cumplir. No te preocupes, no es malo.  Conseguir el 100% de los objetivos significa que estos eran demasiados fáciles para el equipo.

Una vez se cumplan los plazos (da igual si se ha cumplido o no el objetivo), revisa junto a tu equipo los objetivos y haced una evaluación del proceso. Analizad que ha funcionado y qué obstáculos se han presentado. Hablad también de aquellas cosas que han afectado al progreso del objetivos y si se pueden mejorar la próxima vez.

Mantener este tipo de conversaciones ayudará a perfeccionar el proceso de definición de objetivos  y a que los objetivos que nos marquemos a futuros sean mejores y más alcanzables.

Nuestra conclusión y recomendación

Uno de los trabajos más importantes para cualquier empresa es el de planificar y medir los resultados. Para ello hay que dedicarle tiempo y saber adaptarse a las circunstancias. Las situaciones del mercado cambian y con ellas, los objetivos.  Esto es algo que se ha de tener siempre presente, pues no hay nada que sea inamovible.

Un claro ejemplo de ello lo hemos visto este último año. Miles de empresas han visto como de la noche a la mañana la situación del mercado a cambiado debido a la Covid-19 y se han visto obligadas a modificar sus objetivos y estrategias.

Por eso es importante contar con herramientas dinámicas que nos permitan adaptarnos a cada situación y momento sin perder la noción de cuáles son los objetivos a cumplir.

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