Legalmente seguro, hecho en Alemania y ahora también certificado oficialmente por RGPD. Como parte de un proceso de revisión de varias etapas, MailStore Server se puso a prueba. El resultado fue la obtención de la certificación oficial de RGPD. Por ejemplo, la solución de archivado de correo electrónico líder en el mundo no solo ayuda a sus clientes a hacer su trabajo diario mucho más eficiente: también proporciona una base legal para implementar la gestión del correo electrónico, como lo exige el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD). Pero, ¿qué significa eso exactamente?
«[…] Sobre la base de los hallazgos realizados durante la auditoría, el software MailStore Server, cuando se usa correctamente, cumple con los requisitos de las leyes alemanas aplicables, incluidos los requisitos establecidos en el Reglamento general de protección de datos (RGPD)».
Esto es lo que se indica en el informe de auditoría compilado por expertos alemanes independientes en protección de datos. En un proceso multinivel, los expertos analizaron nuestro software en términos de su capacidad para cumplir con los principios de privacidad de datos, tal como se establece explícitamente en el RGPD de la UE. Tanto el Bundesdatenschutzgesetz (BDSG – Ley Federal Alemana de Protección de Datos) como la versión 2018 de esta Ley (BDSG 2018) se incorporaron en el análisis. El procedimiento de auditoría siguió el enfoque establecido en la Directiva IDW PS 330 sobre la auditoría de sistemas basados en TI. Además de una prueba de aplicación exhaustiva, se inspeccionaron los documentos y la documentación de procedimientos y una base de datos de prueba preespecificada para los correos electrónicos utilizados.
MailStore apoya la implementación de los derechos de los sujetos de datos
La auditoría, realizada en nuestra sede central en Viersen, examinó nuestro software. Para esto se tomaron en cuenta los términos de su capacidad para garantizar los derechos de los interesados. Los derechos de los sujetos de datos según lo estipulado por el GDPR incluyen los siguientes:
Derecho de acceso (Artículo 15 RGPD)
Los correos electrónicos archivados contienen datos personales. Con MailStore Server, el contenido de un correo electrónico se puede buscar por completo, extraerlo en un formato de uso común y luego ponerlo a disposición. Esto permite a las empresas y organizaciones cumplir con su obligación de proporcionar información.
Derecho a Objetar (Artículo 21 RGPD)
Cuando una empresa procesa datos personales, debe demostrar que ha obtenido el consentimiento del interesado para hacerlo. El usuario también debe poder retirar este consentimiento. Como MailStore Server es un software de archivo de correo electrónico, el consentimiento y el retiro de este consentimiento, tal como se emiten en los correos electrónicos, se capturan en un sistema ascendente (va a la nube). Los correos electrónicos de transacciones resultantes, por ejemplo, los complementos de marketing por correo electrónico o los sistemas de gestión de clientes potenciales, se reproducen en el archivo de correo electrónico.
Derecho a Borrado (Artículo 17 RGPD)
Por diversos motivos, las personas tienen derecho a exigir que se eliminen sus datos personales («el derecho a ser olvidado»). Cuando se eliminan los datos, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Los correos electrónicos deben ser borrados irremediablemente
- Los períodos de retención legales deben ser salvaguardados.
- Se debe garantizar la conformidad de la base de datos.
El software se maneja con políticas de retención configurables individualmente. Esto significa que le permite automatizar la eliminación de correos electrónicos del archivo. Además, las solicitudes de eliminación se pueden registrar especificando el motivo de la eliminación como parte de un procedimiento de eliminación manual que se registra.
Derecho a la portabilidad de datos ( Artículo 20 RGPD)
Los usuarios tienen derecho a recibir los datos personales almacenados sobre ellos:
- en un formato estructurado
- de uso común y legible por máquina
- y a transferir estos datos a otro controlador
La función de exportación de MailStore Server trabaja en los formatos de correo electrónico más utilizados (EML, MSG y PST). Por eso podemos decir, sin lugar a dudas, que tiene en cuenta este derecho a la portabilidad de datos.
Privacidad de datos: un problema clave incluso antes del RGPD
En el contexto de la administración del correo electrónico, la privacidad de los datos fue siempre un tema relevante. Al mismo tiempo que aumenta claramente la conciencia entre los clientes de MailStore, el Reglamento general de protección de datos de la UE también ha dado lugar a un cierto grado de incertidumbre. En el pasado, cuando hablamos de archivo de correo electrónico a prueba de auditoría, solíamos referirnos a asuntos de varias leyes fiscales y comerciales locales. Pero hoy en día, la noción de «archivo de correo electrónico legalmente compatible« también debe verse en el contexto de la legislación sobre el procesamiento de datos personales.
Es por eso que Roland Latzel, Director de Marketing en MailStore, está encantado de haber obtenido la certificación. Dice: “Consideramos que era importante que la calidad de nuestro software fuera avalada por una parte independiente. Y significa que ahora podemos demostrar a todos nuestros clientes y socios de MailStore Server que nuestro producto es una ayuda esencial, dados los requisitos de cumplimiento cada vez más complejos que rigen el procesamiento del correo electrónico».
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