Cómo la mejora de procesos nos ayuda con nuestra productividad

Personas, procesos, tecnología, etc. Todo ello son aspectos que interaccionan en cualquier empresa y el verdadero reto está en conseguir asegurarse que todos y cada uno de ellos encajen  para conseguir un flujo de trabajo ágil y eficiente. Esto se consigue con una continua mejora de procesos que llevaran a la empresa a cumplir con sus objetivos y, con ello, a ser exitosa.

La mejora de procesos consiste en optimizar de manera constante los procesos y recursos que desarrollamos en nuestra empresa. Algunos son fáciles de optimizar y otros, en cambio, cuestan un poco más. Pero eso no quiere decir que no se pueda hacer. Cualquier proceso que se aplique en una empresa es mejorable.

¿Por qué invertir en la mejora de procesos?

Invertir tiempo y recursos en la mejora de procesos nos reportará grandes beneficios y nos ayudará a evitar pérdidas. Optimizando procesos conseguiremos liberar a nuestros recursos (humanos y materiales) para que puedan centrarse en llevar a cabo el trabajo cualificado.

Todas las empresas tienen la obligación de estar mejorando constante. Invertir la suficiente atención en la mejora de procesos es crucial para el desarrollo de nuestra empresa. Con ello evitaremos quedarnos estancados, pues entramos en una rueda y estaremos mejorando de una forma u otra.

Para conseguir esta mejora constante es importante medir el rendimiento de cada proceso y, además, ver si aporta valor añadido. Si no lo hace eso significa que es momento de mejorarlo. Este tipo de gestión es el más adecuado para que la calidad y eficiencia de las empresas vaya en aumento y estas puedan conseguir sus objetivos.

¿Cómo mejoramos los procesos?

Cada proceso tiene su forma de mejora, pero hay un método común para todos ellos. Veamos cuál es:

1. Identificar el proceso y los recursos que necesitamos. Este paso es importante porque es en esta fase en la que determinaremos que recursos invertimos para cada uno de los procesos y cuáles serán los indicadores que intervendrán en cada fase del proceso.
2. Desglosar el proceso en acciones. En esta fase dividiremos el proceso en acciones concretas que marcaran los pasos a seguir, así como las interacciones entre ellas y los timmings en que deben realizarse.
3. Marcar los objetivos adecuados para el proceso. Cada proceso se aplicará para conseguir un objetivo. Es en este paso en el que se marcan los KPIs que deberán cumplir cada una de las acciones del proceso y que nos ayudaran a conseguir el objetivo global del proceso.
4. Analizar los resultados obtenidos. Es importante contar con herramientas que nos permitan analizar los resultados obtenidos con la mejora del proceso. En esta fase analizaremos los indicadores iniciales y veremos si se han conseguido los objetivos. Es importante que se analicen tanto los resultados cuantitativos como los cualitativos. Esto nos dará una visión global y nos permitirá detectar los puntos en que podemos aplicar mejoras.
5. Realizar un seguimiento del proceso utilizando las métricas. Para ello deberemos establecer fechas en el calendario para realizar una evaluación continuada, proporcionando un feedback de la situación y recogiendo y analizando las posibles incidencias que vayan surgiendo. El objetivo de esta fase es realizar los reajustes necesarios para conseguir nuestro principal objetivo, la mejora del proceso.

¿Qué trucos pueden ayudarnos?

Como hemos dicho, la mejora de procesos no es una tarea sencilla y en ocasiones puede llegar a costarnos más de lo que pensábamos. Por ello queremos dejaros algunos trucos que pueden ayudarnos a cumplir los objetivos y conseguir una empresa eficiente.

1. Pon un líder de proyecto.
2. Construye tu equipo de trabajo. Lo ideal es que un representante de cada área forme parte de él.
3. Determina dónde quedarán registrados los procesos obtenidos.
4. Recopila todos los documentos.
5. Evalúa qué procesos tienen que ser documentados.
6. Crea una lista de procesos que tendrán que ser mejorados y/o creados.
7. Estima, junto con los responsables de área, si los procesos están completos o hay que agregar procesos nuevos.
8. Crea un equipo que evalúe, edite y escriba los procesos de trabajo.
9. Revisa los procesos que se creen junto con los líderes de área y si es necesario reformuladlos.
10. Cuando estén completos, asegúrate que todas las personas de la empresa conocen los procesos.

Con estos trucos te será más fácil medir la eficiencia de los procesos que se apliquen en tu empresa y te permitirán conocer qué necesita ser mejorado de forma real y puntual.

Es importante que los procesos sean revisados por más de una persona. Con esto conseguiremos reducir los tiempos y detectar posibles fallos desde distintas perspectivas.

Preparar la mejora de procesos

Contar con un conjunto de procesos optimizados hará que entremos en un entorno de trabajo ágil y esto hará que nuestra forma de trabajar cambie. Por eso es importante que, antes de aplicar cualquier mejora de procesos, allanemos el camino con los siguientes preparativos:

• Comenta con los empleados y compañeros  los cambios que van a tener lugar y qué implican.
• Fórmalos sobre la importancia de un flujo de trabajo ágil y cómo puede reducir el caos en las tareas del día a día.
• Informales del tipo de software de gestión que se utilizará para gestionar la rutina diaria de la empresa.
• Aunque la implementación y mejora de procesos solo afecte a un equipo en particular, informad a toda la empresa para que estén al tanto del cambio. Y quién sabe! A lo mejor les será útil en un futuro.
• Cuando ya comprendan los beneficios de implantar y mejorar los procesos, deberás ofrecerles un período de adaptación y seguimiento a cada uno de ellos a través del  nuevo proceso.

Bien, ya solo queda poner en práctica estos consejos y empezar a aplicar una mejora de procesos en tu empresa. Para ello es vital contar con un software que te permita llevar un control. Por eso, desde Interbel s) os recomendamos el uso de Asana. Nosotros hace un tiempo que lo utilizamos y ¡nos va genial!

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