Organizar nuestros documentos y correo electrónico sin estrés

Si trabajas en oficina sabes lo que es abrir tu ordenador y encontrarte el escritorio lleno de documentos y carpetas a los que hay que añadir cientos de mensajes en el correo electrónico, lo que implica sensación de desorden por todos lados.  Es entonces cuando nos planteamos poner en orden todo y surgen las frases “el fin de semana lo arreglo sin duda” o “cuando tenga tiempo lo ordeno todo de una vez”.

Tanto el correo electrónico como los documentos que almacenamos en nuestro ordenador son el centro donde guardamos toda nuestra información digital, por lo que gestionarlos mal puede llevarnos a un estado de improductividad elevado ya que si nos perdemos en la búsqueda de información el proceso de trabajo se hace mucho más largo y tedioso y perdemos nuestra efectividad.

Crear un sistema de organización

Para evitar que nos ocurra esto y mejorar nuestra eficiencia y productividad lo mejor que podemos hacer es crear un sistema de organización que nos permita saber donde guardamos toda nuestra información y poder acceder a ella fácil y rápidamente.

Una vez creado este sistema tendremos que empezar a procesar la información y decidir donde colocamos los correos que nos llegan, los documentos nuevos, etc. Este ha de ser un proceso constante que con el tiempo se convertirá en hábito si hemos sabido adoptarlo.

Crear una estructura de este tipo nos ayudará a ahorrar mucho tiempo, tanto al colocar la información como luego al ir a buscarla. Y también nos permitirá sentirnos mejor cada vez que abramos nuestro ordenador o nuestro correo electrónico, pues ya no veremos el caos que reinaba en ellos.

Los pasos que hemos de seguir

1.     Definir nuestras categorías

Todos contamos con distintas áreas de responsabilidad en nuestra vida que nos van a permitir diferenciar cuales son nuestros ámbitos de acción diarios. Son estas áreas de responsabilidad las que utilizaremos para dividir en categorías toda nuestra información.

Por ejemplo, todos tenemos archivos que nuestros médicos nos dan cuando nos realizan alguna prueba. Entonces toda esta información la incluiríamos en la categoría de salud.  Otro ejemplo son todos los recibos y extractos que recibimos de la luz, el agua, el teléfono… estos los podemos incluir en la categoría de finanzas.

2.     Crear un sistema de carpetas según nuestras categorías

Una vez tengamos definidas nuestras categorías las convertiremos en la base para nuestro sistema de carpetas. Es decir, crearemos distintas carpetas con el nombre de las categorías para clasificar toda la información. Algunos ejemplos pueden ser una carpeta para todos los temas financieros, otra para los temas de ocio, otra para los de trabajo, etc.

En este paso es importante que tengamos las mismas categorías en todos los entornos donde trabajemos puesto que nos permitirá una mejor fluidez de la información de un lado a otro.

3.     Clasificar los grandes proyectos

Muchos o pocos, todos contamos con proyectos que abarcan distintas categorías de nuestra vida y que son de gran importancia para nosotros; estos proyectos han de contar con una carpeta propia porque serán carpetas con mucho movimiento y uso, por lo que es más productivo que estén separados del resto de categorías.

Dentro de estas carpetas de proyectos deberemos crear una estructura propia para cada uno de ellos que nos permita diferenciar los ámbitos en los que se trabaja con dicho proyecto. Así mejoraremos la clasificación de estos sin alterar nuestra estructura global de carpetas.

Con estos tres sencillos pasos conseguiremos que nuestro ordenador, nuestro correo electrónico, y nuestra vida, estén mucho más ordenados y evitaremos sentir esa sensación de caos y agobio cada vez que encendamos el ordenador o el email. Estos pasos son aplicables para cualquier sistema de productividad que sigamos, pues son genéricos.