Las vacaciones de verano comienzan oficialmente en algunos países. Decenas de turistas saldrán de sus escritorios, y mientras están fuera, sus buzones serán poco a poco se llenarán de mensajes de correo electrónico. Desafortunadamente, aquellos que están enviando estos mensajes no siempre saben que los destinatarios se encuentran fuera de oficina. Mareike Heutmann, responsable de la gestión de oficinas en la MailStore, ha trabajado esta cuestión y ha proporcionado consejos para la redacción de un correo fuera de oficina con el fin de mantener el negocio funcionando sin problemas:

Aunque ahora nos encontramos en la era Email, la búsqueda de una solución para anunciar correctamente estos avisos sigue siendo tan importante como lo fue en los días del correo físico. Después de todo, por lo general, era importante asegurarse que alguien pudiera vaciar y guardar tu buzón mientras estabas de vacaciones, o de informar a los interesados cuando cambiabas de dirección. Es necesario hacer lo mismo para su correo electrónico.

La mayoría de los programas de correo electrónico vienen con un sistema automático para mensajes fuera de la oficina que puede ser activado o desactivado según sea necesario. Este tipo de características son muy prácticas, ya que sólo se necesita crear un «mensaje central» una vez como plantilla y luego puede usarlo en cualquier momento con sólo pulsar un botón. Pero, ¿qué debe incluir en este mensaje?

El mensaje ideal

Escribir «No estoy aquí ‘no va a ser muy útil para la mayoría de las personas que quieran escribirle. En este caso, sería más útil incluir información que permita a esas personas asegurarse que entiendan completamente. Después de todo, ellos siguen de trabajo y tienen algo importante que comunicar. Recomendamos que los mensajes fuera de la oficina contengan la siguiente información:

• ¿Por cuánto tiempo se va de vacaciones?
• Si una persona lo estará supliendo o de respaldo es recomendable indicar su nombre mientras usted está fuera.
• Si es necesario y dependiendo de la importancia de su trabajo, puede proporcionar su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, y la posición
• Si posee socios comerciales internacionales, escriba el mensaje en varios idiomas.

Es particularmente importante anunciar si su tiempo fuera de vacaciones es programado. Los contactos agradecerían saber con tiempo y continuar la comunicación empresarial.

Cuando se trata de ausencias no programadas, tales como enfermedad, es más difícil activar la mensajería automatizada por cuestiones de tiempo. Sin embargo, todavía se puede encontrar una solución razonable para estos casos; por ejemplo, puede proporcionar a un compañero de trabajo acceso a su correo electrónico tiempo antes y estar listo ante cualquier emergencia. Si lo hace, no sólo garantiza la disponibilidad de los datos potencialmente importantes de la empresa, sino que también permite que su colega pueda activar el mensaje fuera de la oficina en su nombre (que ya se encontraba guardado como plantilla).

Además, es recomendable avisar a sus compañeros de trabajo directos acerca de su ausencia o vacaciones con antelación, así como a todos los socios de negocios que se comunican regularmente por correo electrónico.
A continuación, te mostraremos un buen ejemplo de un mensaje fuera de la oficina:

MENSAJE

Gracias por contactarme. No voy a tener acceso a mis correos electrónicos hasta XX.YY.ZZ.

En caso de urgencias, envíe un correo electrónico a Jane Doe [título o área de responsabilidad ] al email jane.doe@company.com. También puede contactarme en 01234/56789, y estaremos encantados de ayudarle.

Podré responder a su mensaje en esta fecha xx.yy.xx a la mayor brevedad.  Gracias por su comprensión.

Sinceramente,

NOMBRE APELLIDO
No olvides configurar este mensaje para estas vacaciones y cualquier salida fuera de la oficina.