Teletrabajo: la oficina sin papel.

Hace ya un año que, obligados a adaptarnos a la realidad y a la nueva normalidad, tuvimos que hacer cambios drásticos en nuestras vidas. Comenzar a tomar distancia de nuestros seres queridos, cambiar nuestros espacios de trabajo por nuestros hogares, usar barbijos al salir, y tantas otras. Una de las cosas que más cambiaron, o de las que aquí nos atañen, es el entorno laboral. Quienes fuimos suficientemente afortunados, conservamos nuestros empleos, adaptándonos a la modalidad del teletrabajo. Pero no es sólo eso. En las series y películas clásicas de televisión, siempre se vio la oficina como un lugar donde montañas de papeles se apilaban en bandejas de entrada y salida, y cuando la situación llegaba al punto crítico, volaban por los aires, e incluso por las ventanas de un alto edificio. Hoy hablaremos, entonces, de una realidad que hace unos años era impensada: el de las oficinas sin papel.

Concepto de oficina: una aproximación.

Volviendo a lo que comentábamos en la introducción, el concepto de oficina que podemos bocetar en apenas unas palabras: es el lugar al que nos dirigimos para llevar a cabo nuestro trabajo. Lo imaginamos, entonces, como un sitio en el que hay, probablemente, una cafetera o lugar donde preparar bebidas, en el que nos encontramos con nuestros compañeros de trabajo y nuestros jefes. Y en el que, por supuesto, hay cantidad de papeles.

Sin embargo, toda esa idea ha cambiado. Con el establecimiento del teletrabajo, un lugar privilegiado en nuestro living o en un rincón apartado de la casa se convirtió en nuestra oficina. Desde allí, gracias a nuestros dispositivos, conexión a internet y nuestra capacidad de adaptación (así como de toda la infraestructura empresarial) la oficina se mudó a nuestros hogares, con todo lo que eso involucra: ya no se comparte el espacio con jefes y compañeros, sino que nos comunicamos con ellos de manera digital. ¿Y qué hay de las montañas de papeles que vislumbra en una oficina la imaginería popular? Ahora hablaremos de ello.

La oficina sin papel

Por supuesto, de la oficina sepultada bajo una tonelada de papeles ya no quedaba tanto antes de que estallara la pandemia. Hace muchos años que la información que otrora se guardaba en enormes ficheros había comenzado a digitalizarse, y se ingresaba en bases de datos en los ordenadores. Por supuesto, había oficinas más y menos avanzadas, pero ya cada vez menos se utilizaba ya el papel como personaje principal. La realidad nos mostraba una oficina híbrida, en el que el papel y los documentos digitales convivían más o menos armoniosamente.

El teletrabajo obligatorio no hizo más que inclinar la balanza lejos del papel. Imagina tener que mudar, al pequeño espacio en el que tienes instalada la oficina en tu hogar, enormes archiveros, carpetas y montañas de hojas. Eso hubiera sido, al menos, terriblemente complicado.

Por suerte para todos (la naturaleza también lo agradece), los ordenadores, el almacenamiento en la nube y muchos otros avances tecnológicos ayudaron a que este paso a la oficina hogareña fuera mucho más sencillo.

La aceptación del teletrabajo

Como toda novedad que da un giro intenso a nuestras vidas, el teletrabajo fue inicialmente rechazado por muchas personas. Se lo tildó de fomentar la holgazanería, y se dijo que los trabajadores serían mucho menos efectivos si estaban perdiendo el tiempo en sus hogares.

Sin embargo, el teletrabajo confirmó ser, justamente, todo lo contrario. Los trabajadores encontraron, en su mayoría, que podían ser mucho más productivos: no perdían tiempo teniendo que transportarse a una nueva ubicación todas las mañanas, contaban con menos distracciones, podrían concentrarse más fácilmente y dedicarse de lleno a sus tareas. Y esto, a largo plazo, mostró que el teletrabajo no sólo era una novedad pasajera, sino que había llegado para quedarse. Y que sus ventajas sobrepasaban por mucho los aspectos negativos que se habían vaticinado originalmente.

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¿Es realmente tan fácil deshacernos del papel?

El papel como tal ha estado en la historia de la humanidad desde tiempos remotos. Y aún hoy, oirás de labios de más de una persona que prefiere leer con el libro de papel en la mano, antes que leerlo de manera digital.

Hagamos una lista de sus características:

• No necesita fuentes de energía para funcionar
• Puede destruirse con facilidad a manos del fuego, la humedad o si es manipulado de forma descuidada
• No puede (obviamente) compartirse en una red
• Los documentos en papel no pueden hackearse

Como puedes ver hay cosas positivas y negativas dentro de esas características. ¿Pero qué pasa cuando hablamos del papel como medio para organizar una oficina, para anotar ideas, planear nuevos proyectos?

Del papel a las soluciones informáticas

Actualmente, es mucho más sencillo mantener nuestras ideas y documentos organizados utilizando una solución como Asana, que permite a los usuarios realizar cosas que en papel serían imposibles. ¿Te imaginas un documento colaborativo en papel? Estaría lleno de flechas, notas al margen, tachones y todo tipo de desprolijidades. Pues con Asana, nada de eso sucede. Un documento puede tener una participación conjunta en su creación, y seguirá teniendo un formato prolijo y legible, siendo útil para todos.

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