8 Tips para superar el agotamiento mental que nos causa el email

¿Recibes cientos de emails durante tu jornada? ¿Dedicas mucho tiempo intentando mantener tu bandeja de entrada bajo control sin perder productividad? Hoy en día nadie duda que el email sea la principal herramienta de comunicación en las empresas, y más a raíz de la pandemia de Covid-19 que estamos viviendo. Gestionar nuestro email puede llevarnos demasiado tiempo y acabar ocasionándonos agotamiento mental.

Usar el email con cabeza

Cada día se envían más de 265.000 millones de email en todo el mundo. Esto significa que cada segundo que pasa 3 millones de correos electrónicos van de un punto a otro del planeta. Teniendo en cuenta esta información, no es de extrañar que muchos trabajadores tengan problemas para mantener al día su bandeja de entrada y se sientan sobrepasados.

Ser capaz de gestionar tu email sin perder un ápice de productividad es todo un arte. Desde Interbel s) queremos dejaros algunos tips que os ayudaran a evitar el agotamiento mental que puede ocasionarnos la gestión del email.

1.      Define un horario para revisar el email

Varios estudios demuestran que el 90% de los empleados dedican una media de 3 horas diarias gestionando emails relacionados con el trabajo. Muchos de nosotros revisamos el email una media de 36 veces durante la jornada.

Lo ideal es que dediques 3 bloques de tiempo al día a repasar el email y que establezcas un máximo de 20 minutos para cada uno. Estos bloques deberían ser en distintas franjas horarias. Por ejemplo, si dedicas 20 minutos por la mañana que el segundo bloque sea después de comer y el tercer a última hora.

Para la gran mayoría, las primeras horas de la mañana son las más productivas. Por eso es recomendable no consultar el email a primera hora y dedicar este tiempo  a aquellas tareas que requieren mayor esfuerzo y concentración.

2.      Sigue la regla de los 2 minutos

Algunos de  los emails que recibimos requieren que tomemos mucho tiempo para dar respuesta, ya sea porque llevan asociada una tarea o porque hemos de buscar información para responder.

Sin embargo, para los emails más cortos podemos seguir la regla de los dos minutos.

Según David Allen, creador del GTD, si leer un email o realizar una acción nos ocupa menos de dos minutos, lo mejor es hacerlo inmediatamente. Así eliminaremos tareas para más adelante y podremos dedicar más tiempo a aquellas que son realmente importantes.

3.      Libera tu bandeja de entrada

El deseo de todos es poder estar al día de los emails, sin tener una larga cola esperando a ser respondidos.

Para conseguirlo, basta con seguir estos 5 pasos:

  • Si un email no es útil para nosotros, lo mejor es borrarlo.
  • Un email que necesita una respuesta que nosotros no somos capaces de dar pero si puede hacerlo un compañero, hemos de dirigírselo a él/ella de manera inmediata para que el remitente obtenga una respuesta.
  • Si podemos dar una respuesta rápida a un email, hagámoslo siguiendo la regla de los 2 minutos (antes comentada).
  • Para un email que necesita más de 2 minutos para responderlo, muévelo a una carpeta dedicada a emails que necesitan respuesta y respóndelo cuando sea más conveniente.
  • Guarda un tiempo determinado cada día para responder los correos aplazados.

4.      Crea plantillas

La mayoría de los emails que recibimos esperan una respuesta, pero no siempre podemos darla de forma rápida y esto puede aumentar nuestra sensación de agotamiento mental.

Además, hay muchas situaciones en las que repetimos el mismo texto del email, ya sea porque hay que establecer contacto con potenciales clientes o porque tienes que responder de manera habitual correos para los que la respuesta es la misma.

Para cualquiera de estos casos  es muy útil crear plantillas o respuestas predefinidas. Escribes el texto en un correo electrónico y lo guardas como plantilla. Esto nos ayuda a reducir el tiempo que le dedicamos a nuevos emails, pues solo habrá que modificar el encabezado del email.

5.      Programa el envío de correos electrónicos

Una de las causas de que recibamos emails frecuentemente y sintamos mayor agotamiento mental, es que nuestros contactos tienden a responder a nuestros correos. Por lo que programar el envío de correos puede ayudarnos a gestionar mejor nuestra bandeja de entrada.

Por ejemplo, podemos revisar el correo electrónico en nuestra primera franja de revisión y programar su envío para una hora antes del segundo bloque de tiempo establecido. De esta manera reduciremos el número de emails que recibimos durante la jornada.

6.      Crea filtros

Los filtros son muy útiles para despejar la bandeja de entrada principal y evitar que se sature con emails que pueden clasificarse según los criterios que tú establezcas.

Algunos de los filtros más habituales pueden ser:

  • Boletines de noticias.
  • Comentarios de blog.
  • Notificaciones de redes sociales.
  • Listas de correos y mensajes de foros.

Establecer algunos filtros nos será de gran ayuda, pero hay que tener en cuenta que solo filtramos contenido no importante, ya que es posible que se filtre demasiado y “perdamos” algún email urgente.

7.      Desuscríbete de todo lo innecesario

A todos nos ha pasado que recibimos newsletter a las que no sabemos ni como nos hemos suscrito. Las notificaciones por email de Facebook, Twitter o LinkedIn son otros de los tantos correos inecesarios que recibimos.

Ha llegado el momento de deshacernos de ellos.

Si quieres hacerlo de forma rápida, te recomendamos utilizar alguna aplicación específica para ello como Cleanfox. Te resultaran de gran ayuda para hacer esta acción en lote y no perder tiempo en ello.

8.      Cierra la semana laboral habiendo limpiado el email

Durante nuestra semana, es posible que nuestra rutina varíe y esto incluye la gestión del email. Sabemos que no todos los días es posible gestionar el correo de la misma manera pero sí que sería deseable que la semana laboral acabe habiendo limpiado la bandeja de entrada.

Esta es una buena forma de no dejar pendientes para el fin de semana y empezar la siguiente semana de forma más proactiva.

Una solución profesional

Si pierdes mucho tiempo gestionando tu correo y sientes que tu agotamiento mental no para de aumentar, te recomendamos que pruebes Mailstore Server, la solución de archivado de correo que te ayudara a gestionar el email.

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