Conociendo el GTD paso a paso: organizar

Retomando el método GTD, hoy hablaremos de su tercera fase: organizar. ¿En qué consiste esta fase? Se trata es de situar las acciones que hemos procesado anteriormente en el sitio adecuado.

La complicación de esta fase es que la primera vez que la llevemos a cabo deberemos ir creando los sitios adecuados y puede que tengamos muchas dudas al respecto, pues no tenemos muy claro cómo los queremos. Pero una vez superada esta primera vez, el proceso de situar las acciones en los sitios adecuados es mucho más sencillo y relajado.

Esta tercera fase del método GTD se encuentra estrechamente ligada a su fase predecesora, pues conforme se van procesando las acciones a realizar se pueden ir situando en el sitio adecuado.

Organizar los “sitios adecuados”

Cuando ya hemos procesado las acciones que hemos de llevar a cabo mediante el GTD, hemos de decidir como las clasificamos y organizaremos para después poder acceder a ellas fácilmente. La manera más sencilla según este método es crear distintas carpetas. Algunas de las más utilizadas por la mayoría de personas que se han unido a este método, y de las que ya hemos hablado en Conociendo el GTD paso a paso: procesar, son:

1. Archivo/consulta

En esta carpeta colocaremos aquella información que nos puede ser útil y a la que recurriremos a menudo. Podemos incluir aquella información de contacto más utilizada, las listas de acciones para cumplir determinado objetivo, etc.

Hemos de tener claro que en esta carpeta ÚNICAMENTE incluiremos aquella información que  consultemos reiteradamente. Si se trata de información que vamos a leer una sola vez o que creemos que no usaremos habitualmente, podemos guardarla en otra carpeta.

2. Algún día

Aquí incluiremos aquellas acciones que hemos determinado que realizaremos, pero que no concretamos el momento exactamente. Lo importante de esta carpeta es revisarla a menudo para hacer una selección de elementos que aún queramos realizar. Si nos queda claro que algo no lo vamos a hacer hemos de eliminarlo y borrarlo de nuestra mente y del proceso.

3. Recordatorios

En este espacio colocaremos aquellas tareas o acciones que debamos hacer en un momento determinado y que necesitamos despejar de nuestra mente, pues no es algo en lo que tengamos que pensar inmediatamente.

Para gestionar los elementos que situemos en esta carpeta nos valdremos de nuestro calendario y sistemas de recordatorios para que en el momento en que debamos realizarla no se nos olvide. Generalmente la acción de registrar una acción en el sistema de recordatorios no nos llevará más de 2 minutos.

4. En espera

Aquí enviaremos todas aquellas tareas que tengamos que realizar pero que dependan de otra persona. Es decir, aquello que debamos realizar después de que otra persona haya cumplido con un paso previo.

Si hemos de incluir un gran volumen de acciones en esta carpeta lo más recomendable es utilizar un sistema de identificación que nos permita localizar fácilmente la información que queramos. Un modo sencillo para ello puede ser incluir una etiqueta o hastag en el asunto del email (siendo este el principal medio de comunicación que utilicemos)

5. Próximo

Esta carpeta es el destino para aquellas acciones que debamos abordar inmediatamente. Para identificarlas mejor nos podemos valer de lo que algunos expertos llaman contextos.

Dichos contextos pueden ser lugares físicos (oficina, casa…) o momentos ideales (antes de comer, en el descanso…) para llevar a cabo determinadas acciones. También podemos incluir acciones determinadas como contextos (llamar, leer…).  Estos serán espacios específicos dentro de la carpeta “próximo”.

6. Proyectos

En esta fase es donde crearemos un espacio para aquel conjunto de acciones que hayamos determinado como un proyecto en la fase anterior. En este espacio incluiremos todo aquello relacionado con el proyecto (objetivos, acciones, material de apoyo…). Para ello podemos crear distintas subcarpetas que clasificaremos según más nos interese.

Organizar todas las acciones siguiendo este sistema nos facilitará la creación de un mapa organizativo donde veamos de manera gráfica todas las acciones que hemos de realizar y el momento en qué debamos hacerlo. A su vez también nos facilita el almacenaje de toda aquella información que nos llega diariamente y que hemos de almacenar. Así que no olvidéis prestar especial atención a esta fase del método.

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