Gestionar equipos en remoto: cómo conseguir su cohesión

Hoy en día, y con el teletrabajo más extendido que nunca,  es muy habitual que las empresas formen sus equipos con profesionales que se encuentran en distintas regiones y estén conectados gracias a las nuevas tecnologías. Sin embargo, esto supone un gran desafío para los gerentes y líderes pues la gestión del equipo y su vinculación interna es más dificultosa. ¿Cómo se pueden crear conexiones estrechas entre miembros de distintos países y cómo se pueden mantener a lo largo del tiempo?

El reto de la gestión de equipos en remoto

Gestionar equipos de trabajo en remoto supone un mayor reto para los gerentes. Conseguir que todo el equipo, que en muchas ocasiones ni se han visto personalmente, vaya en la misma dirección sin caer en la procrastinación es algo en lo que se debe invertir tiempo y esfuerzos.

Trabajar desde casa o países distintos puede ser atractivo para los empleados ya que les permite conciliar su vida laboral y familiar. Pero en este último año hemos visto que no todo son caminos de rosas y que incluso trabajando desde casa ha habido quienes han tenido dificultades.

Si además de las funciones propias de gestionar equipos, le añadimos la coordinación de los empleados que necesitan mayor disponibilidad familiar, esto se traduce en un verdadero reto para los responsables de equipo. Aun así, no se trata de una tarea imposible. En nuestro artículo Gestionar equipos de trabajo remoto: las 6 claves para consegiurlo hablamos sobre ello.

Cómo crear equipos cohesionados

Tradicionalmente, incorporar nuevos miembros de trabajo ha sido una tarea compleja para los líderes. Sobre todo conseguir que la persona se integre y se una al equipo como uno más. Con el teletrabajo y la posibilidad de formar equipos con personas de todo el mundo, esta tarea se hace aún mayor. La distancia física y la falta de contacto directo entre los miembros del equipo dificultan su cohesión. Por eso hoy queremos hablaros de algunos trucos que os pueden ayudar a gestionar vuestro equipo en remoto.

Crea conexiones desde el primer día

Con menos oportunidades de compartir información in situ, los líderes han de ser más reflexivos e intencionales a la hora de incorporar a un miembro del equipo que este trabajando desde otra ubicación. ¿Nuestro mejor consejo? Documenta y comparte toda aquella información que el nuevo miembro necesita saber para cumplir con éxito su función.

Trabaja a una con el departamento de recursos humanos y crea un proyecto de incorporación para nuevos miembros en el que se describan los procesos, proyectos clave, archivos e, incluso, incorporar tareas para que el nuevo compañero conozca al resto. Así se conseguirá darle una buena bienvenida y que conozca a sus compañeros, a pesar de encontrarse en distintas regiones.

Otro aspecto muy interesante, es brindar al nuevo miembro del equipo la posibilidad de tener encuentros virtuales con sus compañeros fuera de su oficina en casa. Pueden ser desde sesiones informativas hasta charlas informales. Así podrá empezar a forjar relaciones con sus colaboradores principales.

Maximiza las reuniones de equipo

Todos sabemos que, aunque no nos gusten, las reuniones son necesarias para coordinar a todo el equipo. Pero también es importante saber sacar partido de estas reuniones.  En todas las reuniones siempre hay aquellos primeros 5-10 minutos de espera mientras se conecta todo el mundo o surge algún que otro problemilla informático. Aprovéchalos. Utiliza esos minutos para charlar distendidamente con los miembros del equipo presente y que se conozcan mejor.

También es interesante que en las reuniones de seguimiento dediquemos unos minutos para compartir en qué está trabajando cada miembro del equipo. Sabemos que es difícil que todo el mundo acuda a la reunión en vivo, pero para las personas que no pueden asistir una buena fórmula es grabar un pequeño vídeo sobre sus prioridades diarias, semanales o quincenales (dependiendo de cuando hagáis la reunión) y ponerlo en la reunión.

Una excelente forma para que los compañeros de equipo se conozcan entre ellos, es hacer una publicación cada 15 días o una vez al mes en que uno de los miembros del equipo se presenta y habla sobre si mismo durante 5 minutos. La temática sobre la que hablar puede ser desde su trayectoria profesional hasta su familia, pasando  por sus hobbies, amigos, etc.

También es muy importante mantener reuniones individuales con los miembros del equipo para crear conexiones en un equipo deslocalizado. Independientemente de donde se encuentren, mantén reuniones con ellos para conocer su evolución, cómo se sienten respecto a su trabajo y al equipo e, incluso, como es su día a día fuera de su oficina. Este es uno de los usos más valiosos del tiempo que se puede hacer ya que se aprende mucho sobre lo que sucede en otros países o regiones y los miembros del equipo tendrán un tiempo personal para hacerte preguntas sobre cosas que de otra manera no harían.

Asegurate de que todos se sientan vistos

Si estas gestionando un equipo en remoto, es muy probable que haya quien se sienta “fuera de la vista” del resto del equipo. Gestionar este sentimiento es muy complejo. Una de las formas de conseguir es buscar oportunidades para que los miembros del equipo en otras regiones obtengan visibilidad y reconocimiento por sus contribuciones.

Una opción muy interesante es llevar a cabo un encuentro periódico una vez por trimestre o  semestre donde cada miembro del equipo de a conocer sus logros más recientes o su progreso en sus proyectos. Esta es una buena forma de que todos los miembros consigan visibilidad a nivel global de la empresa.

Otro consejo, siempre que puedas da reconocimiento público al trabajo bien hecho de tu equipo. Ya sea un mensaje rápido en el chat grupal o darle un premio de equipo, asegúrate de premiar a aquellos miembros que no necesariamente estén en tu misma zona.

Si gestionar equipos en remoto te parece una tarea interesante sobre la que quieres descubrir más no te pierdas nuestra próxima entrada donde hablaremos sobre el Work Management, un concepto vinculado a la gestión de equipos que te resultará muy interesante.