Conociendo el GTD paso a paso: recopilar

Si alguna vez has leído sobre productividad (como la mayoría de nosotros ya ha hecho) seguramente hayas oído hablar del GTD, el sistema productivo creado por David Allen y que a muchos les ha servido de gran ayuda. Anteriormente en la entrada GTD, el paradigma de la productividad personal  ya hemos hablado de este sistema y su funcionamiento, pero vamos a tratarlo en profundidad. Desde Interbel s) escribiremos una serie de post en los que profundizaremos sobre los distintos pasos que conforman este sistema.

Empecemos por el principio

Lo primero que hemos de realizar si decidimos guiarnos por ese sistema es recopilar. Según David Allen hemos de recopilar cualquier cosa que creamos que hemos de cambiar. Lo mejor es hacerlo por partes, escoger un área de nuestra vida e ir aplicándolo una a una.

Recopilar consiste en reunir todas las “cosas” que hemos de hacer en un lugar común al que llamaremos bandeja de entrada. En esta fase no se hará nada más que esto.

Este primer paso nos dará una visión global del volumen de cosas que tenemos pendientes de hacer y nos permitirá centrarnos en que nada se nos olvide.

En nuestra bandeja de entrada recopilaremos tanto las cosas físicas (cartas, paquetes…) como las mentales (llamadas, e-mails, recordatorios…). Lo más indicado es incluir la fecha en que se recopilan todas estas cosas para saber en qué momento empieza el proceso.

Cómo recopilar

Lo que hemos de hacer es anotar todo aquello que consideremos oportuno en el momento en que surja la idea. Para ello lleva siempre contigo una libreta o aparato que te permita registrar esas ideas lo más rápido posible.

En ocasiones descubriremos cosas que hay que hacer inmediatamente. Nuestro consejo: hazlas, no las aplaces para más tarde. Hemos de estar enfocados en lo que queremos hacer y si no nos lo quitamos de la cabeza, no nos podremos centrar en la recopilación.

Para recopilar toda la información nos ayudaremos de distintas herramientas. Podemos utilizar la libreta de toda la vida, el correo electrónico, una grabadora de voz, una PDA, nuestro Smartphone… Existen muchas herramientas y todas ellas validas. Hemos de escoger la que mejor se adapte a nuestras necesidades, incluso podemos trabajar con varias. Pero lo mejor es utilizar cuantas menos mejor.

Lo verdaderamente importante en esta fase del GTD es tener una única bandeja de entrada donde guardar todo aquello que hemos ido recopilando y acordarnos de anotar todo en cuanto se nos ocurra.

Si cumplimos con todos estos preceptos habremos cumplido con la primera fase del GTD, lo que nos facilitará seguir aplicando este sistema.

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