Guía completa para implementar el Smart Working en la empresa (I)

“Teletrabajo” y “Coronavirus”, dos conceptos que van unidos desde que a principios de año comenzó el confinamiento masivo causado por el virus Covid-19. Antes de la cuarentena solo un 14,8% de las empresas españolas utilizaba el teletrabajo como método, según datos del Instituto Nacional de Estadística. Con la llegada del confinamiento en muchas compañías se implantaó el teletrabajo de forma rápida y sin planificación. Pero ahora que ya conocen su funcionamiento, la mayoría busca dar un paso más e implementar el Smart Working de forma eficiente. Desde Interbel s) os queremos ofrecer una guía sobre cómo hacerlo, ¡sigue leyendo!

¿Qué es el Smart working?

El Smart working es un modelo de trabajo que combina el teletrabajo y las nuevas tecnologías para ofrecer al empleado todas las herramientas posibles para desarrollar su actividad laboral.

Según la RAE el teletrabajo es el “Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. Si a esto le sumamos las herramientas TIC más adecuadas para realizar cada una de las tareas se convierte en Smart working.

A diferencia del teletrabajo, en el Smart working se trabaja por objetivos y no por horas. La clave de esta metodología radica en la confianza en el trabajador, teniendo en cuenta que la plantilla conoce a la perfección cuáles son sus objetivos.

Si bien pueden parecer dos metodologías de trabajo similares, son muy distintas. Mientras que en el teletrabajo la filosofía sigue considerando la obligación del empleado en  cumplir un horario y contar con una revisión constante del empresario, el Smart working cambia completamente la filosofía de empresa dando mayor confianza, flexibilidad y autonomía al empleado.

Los objetivos básicos que persigue el Smart working

Para comprender mejor qué es lo que busca conseguir el Smart working hemos de tener presentes cuáles son sus principales claves y objetivos.

  1. Definición de las metas a conseguir. Para que realmente funcione la planificación es un elemento indispensable. Debemos tener claras nuestras prioridades y a qué dedicaremos nuestro tiempo.
  2. Un extra para la conciliación familiar. Como consecuencia y beneficio de no tener que ir a la oficina y cumplir con un horario estático, el Smart working nos acerca a la conciliación entre la vida laboral y familiar.
  3. El desarrollo y la innovación. Esta nueva forma de trabajo va acompañada de la tecnología, el desarrollo y la innovación de la misma en el entorno laboral.

Tipos de Smart working

Actualmente, la mayoría de empleados considera que únicamente hay un tipo de Smart working que se pueda aplicar en nuestro día a día, pero en realidad hay varios tipos de Smart working que podemos implementar:

  • Smart working desde casa: cuando el empleado trabaja desde su propio hogar sacando el máximo partido a las tecnologías de la información y comunicación (TIC).
  • En un telecentro: el trabajador realiza sus tareas en una oficina habilitada pero distinta a su oficina habitual.
  • Smart working en la oficina: esta es una variante del Smart working que concentra sus efuerzos en la eficiencia del empleado y no en el lugar, pues el empleado acude a la oficina para realizar sus tareas.
  • Smart working móvil: es aquel que combina el lugar de trabajo, algunos días en la oficina y otros en el hogar, sin perder eficiencia.
Smart working desde casa
El Smart working desde casa, el más conocido

Ventajas del Smart working

El Smart working presenta una serie de ventajas tanto para la empresa como para el empleado que pueden ayudar a decantar la balanza.

Ventajas para la empresa

  • En general, mejora la productividad de los empleados al poder disfrutar de una mayor flexibilidad.
  • Reducción de costes de la empresa derivado del ahorro energético porque deriva parte de sus gastos al trabajador (agua, electricidad, mobiliario, Internet, etc.)
  • Reducción (y eliminación) del absentismo laboral, ya que pueden conciliar mejor la vida laboral y familiar.
  • Mayor motivación de los trabajadores, pues la mayoría están más satisfechos con esta metodología de trabajo.
  • Ayuda a retener el talento.
  • Ahorro y reducción de espacio en las instalaciones de la empresa. Las oficinas pueden ser de menor tamaño al no tener que albergar a todos los trabajadores.
  • Posibilidad de poder trabajar con profesionales de todo el mundo gracias a la deslocalización de la empresa.
  • Menor contaminación ambiental al no generar tantos desplazamientos.

Para el empleado

  • En teoría, hace más fácil la conciliación laboral y familiar.
  • Permite mayor flexibilidad horaria. Aspecto que se verá reforzado por la nueva ley del teletrabajo que está preparando el Gobierno español.
  • Reducción de gastos por comer fuera o desplazarse al puesto de trabajo.
  • Aumento de la autonomía y responsabilidad para realizar las tareas asignadas.
  • Mejora de la productividad.
  • Mayor empoderamiento y mejora de la autoestima del empleado al sentirse dueño de su tiempo.
  • Contribución a una disminución de contaminación al no desplazarse al lugar de trabajo.Inconvenientes del Smart workingEn teoría, hace más fácil la conciliación laboral y familiar.
  • Permite mayor flexibilidad horaria. Aspecto que se verá reforzado por la nueva ley del teletrabajo que está preparando el Gobierno español.
  • Reducción de gastos por comer fuera o desplazarse al puesto de trabajo.
  • Aumento de la autonomía y responsabilidad para realizar las tareas asignadas.
  • Mejora de la productividad.
  • Mayor empoderamiento y mejora de la autoestima del empleado al sentirse dueño de su tiempo.
  • Contribución a una disminución de contaminación al no desplazarse al lugar de trabajo.

Inconvenientes del Smart working

Del mismo modo que presenta grandes ventajas, el smart working también cuenta con algunos inconvenientes que hemos de tener presentes.

Para la empresa

  • Dificultad para medir la productividad del empleado al no tener a la persona físicamente en la oficina.
  • Problemas de ciberseguridad. Se ha doblar el esfuerzo en esta área para evitar posibles virus o ciberataques debido a las múltiples redes que se utilizan.
  • Mayor coste en equipos para trabajar desde casa si el empleado no dispone de uno propio con el que pueda trabajar.
  • Dificultad para adaptarse al cambio en la cultura y organización de la empresa.

Para el empleado

  • Posible aislamiento del empleado y desvinculación con la empresa y sus compañeros.
  • Reducción de la motivación del trabajador al eliminarse un buen ambiente laboral.
  • Dificultad para trabajar en equipo si no se utilizan apps y herramientas especificas para ello.
  • Posible pérdida de algunos complementos salariales.
  • Descenso en el rendimiento del trabajador si no se tiene disciplina.

Esta es la primera parte de nuestra Guía para implementar el Smart working en la empresa. Si quieres conocer más sobre ella, consulta aquí nuestra segunda entrega

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