Guía completa para implementar el Smart working en la empresa (II)

Tras años sin una normativa específica, el pasado martes el Gobierno de España aprobó la nueva Ley de Trabajo a distancia que será la responsable de regular el teletrabajo y Smart working a partir de ahora.

Hasta el momento, la única normativa vigente en España para aplicar el teletrabajo era el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores. Este artículo regulaba el teletrabajo de forma genérica, sin una ley que lo desarrollase, y con los años ha quedado obsoleto.

Normativa vigente respecto al Smart working en España

La extensión del teletrabajo, forzada por la pandemia, ha obligado a construir un marco legal suficiente para evitar una distorsión de las relaciones laborales. Con la nueva normativa, se intenta aclarar cuáles son los derechos y deberes de la empresa y los empleados. Veamos los principales puntos de la Ley del trabajo a distancia.

Puntos clave de la nueva Ley de trabajo a distancia

El nuevo Decreto Ley recoge aspectos relacionados con el teletrabajo y el Smart working como son los límites del trabajo a distancia, la flexibilidad de horarios o quien ha de pagar los costes, entre otros.

¿Qué se considera teletrabajo?

El primer punto clave de esta ley es la propia definición de teletrabajo. Es decir, qué situaciones se consideraran teletrabajo y por tanto se definen bajo esta ley.

Aquellos empleados que trabajen esporádicamente desde casa no estarán sujetos a esta normativa.

Se considera teletrabajo de carácter regular aquel que se preste durante un mínimo del 30% de la jornada laboral semanal en un período de de 3 meses. Es decir, para una jornada de 40 horas, equivale a un día y medio de trabajo en remoto.

La Ley también contempla que habrá un “porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo”.

Este baremo permitirá a las empresas ofrecer un día de trabajo a distancia sin la necesidad de cumplir con el resto de obligaciones establecidas en este marco legal.

Voluntariedad

El trabajo a distancia será voluntario, tanto para la empresa como para el empleado y deberá formalizarse mediante un acuerdo escrito entre ambas partes. Este acuerdo puede formar parte del contrato de trabajo inicial, o bien producirse a posteriori.

En cualquiera de los dos casos, se trata de un acuerdo reversible que puede rescindirse por ambas partes, sin que ello sea causa justificativa de despido o modificación de las condiciones de trabajo.

Con los mismos derechos

Los empleados que trabajen a distancia han de tener los mismos derechos que los que prestan sus servicios de forma presencial.

La Ley establece que todas las personas que hagan trabajo a distancia tendrán “los mismos derechos como si estuvieran en el lugar de trabajo presencial y no podrán sufrir ningún prejuicio, incluida la retribución salarial, estabilidad, horarios, promoción o formación profesional”.

¿Qué incluye el acuerdo?

Todos los detalles del acuerdo establecido entre la empresa y el empleado han de quedar reflejados por escrito.

Según la Ley de trabajo a distancia hay un mínimo de puntos que deben aparecer, pudiendo ser ampliados en función del convenio colectivo:

  • Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el trabajo a distancia concertado. Se incluyen consumibles y elementos muebles, así como la vida útil o período máximo para renovarlos.
  • Gastos que pudiera tener el trabajador en remoto y la modalidad para compensarlos por parte de la empresa.
  • Los horarios de trabajo y las reglas de disponibilidad.
  • El porcentaje y la distribución entre trabajo presencial y a distancia.
  • El lugar escogido para llevar a cabo el trabajo a distancia.
  • Los medios de control empresarial de dicha actividad.
  • La duración del acuerdo y los plazos de preaviso para revertirlo.
  • Instrucciones en materia de protección de datos y de seguridad de la información.
Excepcionalidad

Si bien esta nueva Ley establece los criterios regulatorios para el teletrabajo reiterado, también incluye algún caso exento de aplicación.

Es el caso del teletrabajo implantado de manera excepcional a consecuencia de las medidas de contención derivadas de la pandemia de Covid-19. Se aplicará la normativa laboral ordinaria con salvedad de los medios, equipos y herramientas necesarias para su desarrollo, que sí deberán ser cubiertos por la empresa.

Criterios para optar al teletrabajo

No todos los puestos de trabajo son susceptibles de optar al teletrabajo y Smart working, pues no todas las tareas pueden realizarse a distancia. Debe ser la empresa quien determine unas características y requisitos mínimos para poder optar al teletrabajo.

De manera general, pueden optar al teletrabajo aquellos puestos de trabajo en los que el uso de las TIC sea importante, y en los que haya cierto grado de autonomía. También pueden optar al teletrabajo aquellos puestos en los que la atención presencial a terceros (compañeros, cliente o proveedores) no sea una función principal.

En nuestro artículo Los 5 principales tipos de teletrabajo que puedes hacer te contamos las principales profesiones que utilizan el teletrabajo como metodología.

Derechos de los trabajadores a distancia

Los trabajadores a distancia deben tener los mismos derechos que los trabajadores en el centro de trabajo, pues están adscritos a ese centro de trabajo. Entre dichos derechos se encuentran el derecho a la desconexión digital, a la intimidad y protección de datos, a la seguridad y salud en el trabajo y a recibir de la empresa los medios adecuados para realizar su actividad.

Desconexión digital

Si la desconexión digital ya supone un problema para los empleados dentro del centro de trabajo y es necesario que se regule, para los teletrabajadores es algo fundamental. Según se recoge en el artículo 88 de la LOPDGDD, todos los trabajadores – y en especial los teletrabajadores –  tienen derecho a la desconexión digital.

Poder trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora hace que conseguir la desconexión digital sea mucho más complicado. Por ello las empresas han de formar a sus empleados en el ejercicio de este derecho, ofreciéndoles un protocolo a seguir para garantizar su descanso.

Es necesario que dentro del acuerdo de teletrabajo se estipulen los horarios de conexión y las normas sobre el uso de las TIC que garanticen el derecho al descanso y las vacaciones.

Derecho a la intimidad

Otro de los derechos fundamentales del trabajador es el derecho a la intimidad. En la LOPDGDD de 6 de diciembre de 2018 se introdujeron novedades respecto al uso de dispositivos digitales puestos a disposición de los empleados.

Empresa y trabajador han de establecer los criterios de utilización de los dispositivos digitales con respecto a los estándares mínimos de protección de la intimidad, especialmente si se tienen en cuenta el entorno del trabajador.  

Las responsabilidades sobre la protección de datos

Un derecho y obligación de la empresa y los empleados es la protección de datos. Trabajar a distancia no exime de su complimiento. Por lo que, empresa y trabajador deberán seguir la regulación vigente sobre la materia – la LOPDGDD y la RGPD – , poniendo especial atención a la seguridad de las comunicaciones y tareas telemáticas.

Para conseguir el cumplimento de esta legislación es recomendable tomar ciertas medidas para asegurarnos de mantener la seguridad y protección de los equipos informáticos y los datos que pueden albergarse.  

También es altamente recomendable elaborar un documento para los empleados donde consten las políticas de ciberseguridad en la empresa y fuera de ella, y los protocolos a seguir en cada caso.

Pasos para aplicar el Smart working en una empresa

Conociendo la normativa, llega el momento de aplicarla junto a otros aspectos importantes, puesto que hay una serie de pasos a tener en cuenta para aplicar el  Smart working en la empresa. Veamos cuáles son esos pasos:

  1. Acordar las condiciones de smart working. Para evitar problemas, y siguiendo la normativa vigente, es necesario pactar entre ambas partes todas las condiciones y plasmarlas por escrito.
  2. Definir objetivos cuantificables. Es importante establecer los objetivos para cada equipo y teletrabajador. Han de ser objetivos SMART (en inglés). Es decir, objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo estipulado.
  3. Proporcionar el equipo y formación necesarios. Según reza la Ley de trabajo a distancia, la empresa ha de proporcionar al empleado todo el equipo necesario para el desempeño de sus funciones. Así mismo, se deberá formar al empleado para que estén preparados para el Smart working y las herramientas necesarias para llevarlo a cabo.
  4. Definir los canales de comunicación. Cuando se trabaja en remoto, es de vital importancia que haya una buena comunicación entre empleado y empresa. Para ello se deben definir los canales de comunicación, el número de reuniones, llamadas y los horarios aproximados para ellas, entre otras.
  5. Establecer herramientas de gestión y control de la productividad del equipo. Para poder realizar un seguimiento del empleado y su productividad es necesario establecer qué herramientas de gestión y control han de utilizarse. Obviamente estas han de estar especificadas previamente.
  6. Mejora de la seguridad. Trabajar en remoto supone un mayor riesgo para la seguridad de la empresa. Por ello es necesario reforzar la seguridad con el uso de una conexión VPN y dedicando especial atención a las medidas de ciberseguridad para asegurarse que no se filtran datos o se sufre algún ataque inesperado.

Si te ha parecido interesante, no te pierdas nuestro próximo artículo la semana que viene donde hablaremos sobre distintas herramientas que nos ayudarán a implantar un Smart working efectivo.

Accede a la primera parte de nuestra Guía completa para implementar el Smart working en la empresa aquí:

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