La regla de los dos minutos. ¿Es realmente efectiva?

Todos los que nos movemos por el mundo de la productividad conocemos la regla de los dos minutos de David Allen. Pero para aquellos que no la conozcáis os contamos en qué consiste.

Según David Allen, creador del método productivo conocido como GTD, si leer un email o realizar una acción te va a llevar menos de dos minutos de tu tiempo hazlo en ese momento, pero si por el contrario te ocupará más espacio, has de posponerla o delegarla.

¿Debemos suprimirla?

Es primera hora de la mañana y nos sentamos a revisar nuestro correo electrónico y empezar el día. Vemos que hay 10 correos que tienen como consecuencia acciones inmediatas y, cómo hacemos desde que conocimos esta maravillosa regla, las realizamos al momento. Pero lo que no nos damos cuentas es que, al seguir dicha regla, nos desviamos de nuestro objetivo: planificar nuestra jornada laboral.

Por cada correo que nos indica realizar una tarea inmediata perdemos, como mínimo, dos minutos. Eso, si cumple con los estándares y no hemos de dedicarle más tiempo del necesario. ¿Cómo sabemos que una tarea nos ocupará menos de dos minutos? Es algo que a simple vista nos puede parecer fácil de clasificar pero que en realidad cuesta bastante, pues no siempre lo que nos parece fácil y rápido de realizar es así. ¿Cuántas veces no os ha pasado que te pones a realizar una tarea que en un principio parecía rápida de hacer y que por complicaciones técnicas o humanas se ha dilatado en el tiempo y le habéis dedicado más tiempo del que creíais en un principio?

Por eso, algunos profesionales de la productividad como José Miguel Bolívar u Oscar Hinojosa nos recomiendan no seguir esta regla. Según estos profesionales la regla de dos minutos nos invita a la distracción y la procrastinación, por lo que es muy recomendable eliminarla de nuestro repertorio. Suprimiéndola lograremos centrarnos en lo que realmente importa: no perder el foco.

Si unimos las múltiples distracciones con seguir esta regla a pies juntillas perderemos, a lo largo de nuestra jornada, una gran cantidad de tiempo que podríamos empelar en asuntos más importantes y no lograremos estar centrados en aquellas tareas que realmente son  necesarias llevar a cabo.

En definitiva, la regla de los dos minutos puede resultar efectiva en algunos contextos determinados. Por lo que es mejor que comprobemos en qué momentos de día nos es más efectiva y la apliquemos únicamente en estos, pues si la aplicamos en contextos donde no resulta adecuada es más perjudicial que efectiva.